Leders oppfølging av sykefravær

Kontaktpersoner

Hans Petter Thorvaldsen

Fagansvarlig personal

E-post

hans.p.thorvaldsen@uia.no

Telefon

+47 38 14 12 66

Isabella Collett Sikel

Personalrådgiver

E-post

isabella.c.sikel@uia.no

Telefon

+47 38 14 25 69

Ta kontakt med det faglige støtteapparatet (personalrådgivere eller personal- og organisasjonsavdelingen) for råd og veiledning dersom du er usikker på rutiner og retningslinjer.

Ha en klar forståelse for rollefordelingen i sykefraværsoppfølging.

Sett deg selv inn i og sørg for at også dine medarbeidere er kjent med informasjon om sykefravær rettet mot ansatte. Husk at det er spesielle regler for ansatte som er mellom 67-70 år og over 70 år.

NAV arrangerer gratis kurs med aktuelle IA-tema. Disse kan være nyttige dersom du er usikker på oppfølgingsarbeidet.

Fra dag 1

Oppfølging av sykmeldt

1. Hold løpende kontakt med den sykmeldte. Vis omsorg.
2. Avklar:
   • Forventet sykeperiode
   • Er fraværet arbeidsrelatert?
   • Oppgaver eller avtaler som må endres
   • Barns eller egen sykdom
   • Er det forhold på arbeidsplassen som er til hinder for å komme tilbake?
   • Behov/mulighet for tilrettelegging
   • Mulighet for reduksjon / behov for økning av sykmeldingsprosenten
3. Gjør avtale om ny kontakt. Hvis fraværet er arbeidsrelatert, skal leder alltid ha en samtale med medarbeider og snakke om mulig tilrettelegging.

Hva kan jeg spørre om?

Idébanken for et arbeidsliv som inkluderer har gode tips til hvordan stille de riktige spørsmålene til den sykmeldte.

Hyppig korttidsfravær

Ved hyppig korttidsfravær skal nærmeste leder / HMS-ansvarlig ta initiativ til en samtale når den sykmeldte er tilbake på jobb. En slik samtale skal holdes dersom arbeidstakeren har mer enn fire fravær i løpet av seks måneder.

Samtalen må i begge tilfeller være avtalt på forhånd, og den tar sikte på å avklare følgende:

• Har hyppige fravær sin årsak i forholdene på arbeidsplassen?
• Er det noe leder eller HMS-ansvarlig kan tilrettelegge for å redusere slike hyppige sykefravær?

Dersom leder er bekymret for rus/spill eller annen avhengighet bør dette tas opp i møte.

Administrativ oppfølging

1. Kontroller og godkjenn sykefraværet.
   • Rutiner for egenmelding
   • Rutiner for sykmelding
2. Blomster sendes dersom sykefraværet varer mer enn to uker.
3. Dersom ansatt er over 67 år gjelder egne regler for refusjon av sykepenger fra NAV, men lik rett til sykepenger som for andre ansatte. Se også oppfølging av ansatte over 67 år.

Innen 4 uker

Oppfølging av sykmeldt

Inviter den sykmeldte til en samtale og utarbeid i fellesskap en oppfølgingsplan. Planen skal inneholde:

Vurdering av sykmeldtes oppgaver og arbeidsevne.

Avklaring hvorvidt sykefraværet skyldes forhold på arbeidsplassen.

Vurdering av tilrettelegging, gradert sykmelding (nav.no) og andre tiltak som arbeidsgiver kan gjennomføre, ev. med bistand fra NAV.

Dato for neste møte og mål som skal oppnås i mellomtiden.

For vitenskapelige ansatte må arbeidsplanen justeres ved fravær over to uker.

Administrativ oppfølging

1. Send kopi av oppfølgingsplan til sykmelder.
2. Arkiver oppfølgingsplan i 360. NAV sitt system er ikke et arkiv.
3. Merk at UiA kun får refusjon av sykepenger fra NAV i maks 60 dager for ansatte over 67 år – selv om den ansatte etter Hovedtariffavtalen har krav på sykepenger i inntil 1 år/249 dager over 3 år. Sykepenger over 60 dager pr år belastes enhet på samme måte som lønn.

Innen 7 uker

Oppfølging av sykmeldt

Innkall den 100 % sykmeldte til et dialogmøte for å evaluere oppfølgingsplanen og eventuelt finne nye løsninger som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. Ved gradert sykmelding gjennomføres et dialogmøte hvis det vurderes som hensiktsmessig.

Unntak fra å avholde dialogmøte foreligger:

Når sykdoms- eller skadetilfellet er av en slik art at sykmeldt arbeidstaker uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er nødvendig med særlige tilretteleggingstiltak.

Ved alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at arbeidstaker mest sannsynlig ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid.

Deltakere, i tillegg til leder og sykmeldt hvis én av partene ønsker det:

• Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT)
• Sykmelder, dersom arbeidstaker godkjenner det
• Ev. tredjepart, for eksempel tillitsvalgt, verneombud

Administrativ oppfølging

Send kopi av oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder.

For ansatte over 67 år, se oppfølging av ansatte over 67 år og over 70 år.

Innen 8 uker

Det er svært viktig at leder følger lovens krav til dokumentasjon, oppfølging og tilrettelegging for sykmeldte ettersom NAV kan stanse utbetaling av sykepenger ved manglende aktivitet. I slike tilfeller vil ikke UiA få sykepenger refundert fra NAV.

Det kan gis unntak for aktivitetsplikten dersom det er:

• tungtveiende medisinske årsaker til den manglende aktiviteten, og at passivitet er en nødvendig del av behandlingen.
• dersom arbeidsgiver ikke kan tilrettelegge og har dokumentert dette i oppfølgingsplanen.

Etter 8 uker

Etter åtte uker vil oppfølgingen av fraværet foregå ved jevnlig kontakt og møter mellom deg og den sykmeldte, fortsatt med mål om at den sykmeldte kommer raskest mulig tilbake i arbeid. Oppfølgingsplanen bør oppdateres månedlig. Dette gjelder gjennom hele sykefraværsperioden.

Ved seks måneders varighet vil NAV kalle inn til dialogmøte, men det er fremdeles arbeidsgiver og arbeidstaker som er hovedaktører. Oppdatert oppfølgingsplan må sendes inn i forkant av møtet. Merk at for ansatte over 67 år må du som leder kalle inn til dette møte uten at NAV deltar – men det er viktig at det gjennomføres. For detaljer se oppfølging av ansatte over 67 år.

Husk å invitere den sykmeldte til sosiale arrangementer da dette kan være en fin måte å holde kontakt med arbeidsplassen og kolleger på.

Innen 6 måneder

Oppfølging av sykmeldt

NAV innkaller sykmeldt, arbeidsgiver (nærmeste leder) og sykmelder til dialogmøte 2. Sykmeldt arbeidstaker (hvis det er medisinsk forsvarlig) og du som representant for arbeidsgiver har møteplikt. Ved behov kan også Enhet for bedriftshelsetjeneste innkalles.

Tema er evaluering av oppfølgingsplanen og ikke prøvde muligheter for løsninger på arbeidsplassen.

Ved behov kan også rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak i regi av NAV diskuteres.

Administrativ oppfølging

Revidert oppfølgingsplan skal sendes NAV senest én uke før møtet. Planen skal vise hvilke virkemidler som er tatt i bruk og hvilke som er vurdert.

Arkiver oppdatert oppfølgingsplan i 360.

For ansatte over 67 år se oppfølging av ansatte over 67 år.

Innen 1 år oppfølging av dialogmøte 3

Det er leders oppgave å følge opp den ansatte, samt oppdatere oppfølgingsplanen kontinuerlig under hele sykdomsforløpet.

Ved rundt 8–10 måneders fravær avklar med arbeidstaker:

• Forhold som kan påvirke sluttdato for rett til lønn under sykdom, som ferieavvikling under sykmelding og eventuelt friskmeldingsperioder. Snakk om maksdato og hva veien videre kan innebære.
• Vurder behov for dialogmøte 3 med NAV og eventuelt sykmelder.
• Informer om ulike ytelser fra NAV og SPK, slik som mulighet for uførepensjon fra SPK/NAV, samt søknad om ulønnet permisjon fra UiA ved sykefravær ut over 52 uker (eventuelt oppnådd maksdato).

Merk: En ansatt mister retten til sykepenger fra NAV etter å ha vært syk i 248 dager (i tillegg til arbeidsgiverperiode) over en periode på 3 år (siste dato kalles maksdato for sykepenger). Perioden regnes uti fra at man er 100% syk, selv om man er i delvis arbeid under sykeperioden. En ansatt må deretter ha vært helt arbeidsfør i minst 26 uker før ny rett til sykepenger.

Dersom usikkerhet om når maksdato inntreffer ved flere sykmeldingsperioder, sjekk med NAV og eventuelt ta kontakt med PO for avklaring.

Ansatte over 67 år

Ansatte i UiA over 67 år har samme rett til sykepenger som ansatte under 67 år, men UiA vil kun få refusjon av sykepenger i inntil 60 dager pr år for ansatte mellom 67 år og 70 år, og ingen refusjon for ansatte over 70 år. Sykepenger blir da en kostnad enhet må bære. Da NAV ikke beregner maksdato for sykepenger etter 248 dager for arbeidstakere over 67 år (arbeidsgiverperiode ikke medregnet) må enhet selv holde kontroll på dette, og varsle den ansatte om når sykepenger vil opphøre.

I stedet for AAP må den ansatte søke SPK om pensjon. Dette bør leder informere om i god tid før rett til sykepenger går ut. Husk at SPK har inntil 3 mnd. behandlingstid. Tips: Lønn kan bistå med å beregne riktig maksdato for rett til sykepenger.

Se også oppfølging av ansatte over 67 år.

Etter 1 år

Etter 1 års sykefravær (evt. oppnådd maksdato ved flere sykefraværsperioder med til sammen 248 dagers fravær over 3 år) er normalt retten til sykepenger brukt opp. Ved fortsatt sykefravær innvilger NAV normalt AAP (arbeidsavklaringspenger), normalt 66 % av lønn inntil 6G, i inntil 3 år. Forutsetter minst 50 % syk. Søknad må sendes av den ansatte, normalt med bistand fra fastlege.

AAP gis normalt med 100 %, og kan (bør) kombineres med arbeid i inntil 50 % stilling. AAP utbetales den ansatte basert på den ansattes registrering på meldekort.

Den ansatte må søke UiA om permisjon uten lønn i forhold til omfang av arbeid frem til vedkommende er helt arbeidsfør igjen. Etter individuell vurdering innvilges normalt inntil 1 års permisjon uten lønn.

Ansatte kan søke SPK (Statens Pensjonskasse) om uførepensjon under AAP, som vil dekke inn deler av inntektstapet. 

Dersom en ansatt på AAP er syk på dager hvor arbeid er avtalt

Leder må sende melding til lønn (med kopi til ansatt) om at det skal registreres permisjon uten lønn den dagen pga. sykdom. Den ansatte vil da ikke få lønn for aktuell dag.

Den ansatte fører på timelister "Permisjon uten lønn" på sykedager hvor arbeid var avtalt (ikke sykdom).

Den ansatte er selv ansvarlig for å føre sykdom på meldekort til NAV, og vil da få arbeidsavklaringspenger av NAV i stedet for lønn.

Leder kan avtale med ansatt at vedkommende innarbeider dag med sykdom i stedet for å føre fravær. Man får da normal lønn (Nb vær oppmerksom på at det kan rokke med hensikten til opprinnelig sykefravær).

Merk

Leder må fortsatt følge opp ansatte som er borte på grunn av sykdom, selv om vedkommende formelt har permisjon uten lønn; jevnlig kontakt, eventuelt be NAV om å kalle inn til dialogmøter, avklare status før utløp av permisjonsperioder mv.

Dersom ansatt etter 2 års fravær pga. sykdom (1 års permisjon uten lønn) skal ha fortsatt permisjon, skal permisjon vurderes utfra Retningslinjer for behandling av søknader om ulønnet permisjon etter 2. sykeår.

Dersom den ansatte er over 67 år innvilges normalt ikke AAP siden den ansatte har rett på pensjon. Leder må derfor informere sykemeldt ansatt om at hen bør søke SPK om pensjon i god tid før ett års fraværsgrense (normalt inntil 3 mnd. behandlingstid). Den sykemeldte må fortsatt sende UiA sykemelding via nav.no.