Personvernerklæring for ansatte

Universitetet i Agder, heretter omtalt UiA, er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi har registrert og behandler i forbindelse med ditt ansettelsesforhold ved UiA.

Hvilke personopplysninger UiA har om deg

Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Vi registrerer ditt navn, alder, kjønn, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg oppbevarer vi kontonummer for utbetaling av lønn. For å eventuelt registrere antall sykedager i forbindelse med sykt barn, trenger vi opplysninger om antall barn og deres alder. I tillegg til dette registrer vi bilde av deg på ditt adgangskort som også fungerer som lånekort ved biblioteket.

I forbindelse med ansettelsesprosessen vil vi også lagre din CV og uttalelser fra referanser og interne vurderinger for resten av ansettelsesforholdet.

Det er også nødvendig å behandle dine helseopplysninger i forbindelse med sykefravær og sykemeldinger, samt tilhørende sykefraværsoppfølging. HMS-regelverket kan gjøre det nødvendig å lagre opplysninger om personskader og ulykker. Ved behov kan det også være nødvendig å lagre opplysninger om allergi og eventuelle spesialdiett.

Eventuelt fagforeningsmedlemskap lagres dersom dette er nødvendig for trekk av kontingent eller avlønning, samt for gjennomføring av årlige lønnsforhandlinger.

Personopplysninger som registreres i forbindelse med ditt arbeidsforhold

Det vil være opplysninger som ansettelsesdato, stilling, stillingsbeskrivelse, referater fra medarbeidersamtaler og andre evalueringer, sånn som for eksempel Arbeids- og klimaundersøkelsen, ARK, lønnsutvikling og informasjon knyttet til din karriereutvikling. Kildene for slik informasjon vil dels være våre virksomhetssystemer og dels andre arbeidstakere.

Følgende virksomhetssystemer benyttes hos UiA:

Vi lagrer informasjon om utlegg, forsikring, andre utgifter, pensjon, kredittkort som UiA svarer for etc.

Vi registrerer også personopplysninger i forbindelse med permisjoner, pensjon og avslutning av ansettelsesforholdet.

For å kvalitetssikre persondata ved ansettelse benytter vi digitalt oppslag i folkeregisteret.

Håndtering av advarsler, varsling og klager kan også nødvendiggjøre behandling av dine personopplysninger, hva enten du varsler selv, eller om noen skulle varsle på deg.

I forbindelse med bruka av mobil og pc lagres logger som viser når og hvor utstyret er i bruk. Oppslag på internett ved hjelp av utstyret logges automatisk.

Bruk av våre virksomhetssystemer vil generere ulike typer logger. Disse kan for eksempel gi informasjon om når du bruker et datasystem og når du benytter våre adgangssystemer.

Hva UiA bruker personopplysningene til

Under angis de mest sentrale formålene som personopplysningene brukes til. Det rettslige grunnlaget er enten at behandlingen er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen med deg, at vi er pålagt behandlingen i lov, eller at vi har en berettiget interesse i behandlingen som overstiger eventuell personvernmessig ulempe for deg.

Vi trenger å bekrefte din identitet og din bakgrunn og bruker din kontaktinformasjon og avgitte opplysninger samt opplysninger fra bla annet referanser.

Vi trenger å administrere arbeidsforholdet og din karriereutvikling og bruker de mange ulike opplysninger som genereres mens du er ansatt hos oss til dette.

Vi trenger å utbetale lønn og andre økonomiske kompensasjoner, samt pensjonsforpliktelser og forsikringsordninger og bruker dine lønnsrelaterte opplysninger til dette.

Vi kan ønske å bruke ditt bilde i forbindelse med markedsføring av UiA, men dette gjøres kun på basis av ditt samtykke og du står fritt til å trekke slikt samtykke tilbake.

Vi trenger å sikre våre systemer og virksomhetens kontorer og lokaler, samt å trygge sikkerhet på arbeidsplassen og benytter logginformasjon fra mange ulike systemer og logger fra video- og adgangskontrollsystem til dette.

Vi trenger å behandle klager, varsler og advarsel og bruker de mange ulike opplysningene som genereres mens du er ansatt hos oss.

Vi trenger å registrere en del opplysninger for bokføringsformål og bruker typisk dine lønnsrelaterte opplysninger til dette, men også førte timer kan være nødvendig å lagre for å ivareta forpliktelser.

Hvem UiA deler dine opplysninger med

Vi benytter databehandlere som bistår oss med ulike prosesser. Ulike typer kategorier av databehandlere er angitt under:

• Leverandører som drifter it-systemer
• Leverandører som bistår med kjøring av lønn
• Leverandører som bistår med drift av ulike kjernesystemer
• Leverandører som drifter rekrutteringssystemer
• Leverandør som drifter arkivsystem
• Leverandør som drifter reisevirksomhet

I forbindelse med reiser vil dine kontaktdata bli delt med Berg-Hansen reisebyrå. Berg-Hansen er databehandler i denne sammenheng og det er inngått databehandleravtale mellom UiA og Berg-Hansen.

Offentlige myndigheter pålegger oss å for eksempel dele dine personopplysninger med skatteetaten og NAV.

Geografisk lagring av personopplysningene

UiA forsikrer at dine personopplysninger lagres i henhold til personvernreglementes regler for geografisk lagring. Eventuell lagring i tredjestater gjøres på lovlig måte gjennom EUs godtatte overføringsmekanismer. Dersom det er ønskelig med konkret informasjon om hvor de enkelte personopplysninger lagres, kan du ta kontakt med kontaktinformasjon som er angitt under.

Hvor lenge UiA lagrer personopplysningene om deg

Vi lagrer dine personopplysninger så kort som mulig og kun så lenge det er nødvendig eller vi er pålagt lagring ved lov. Vi har behov for flere opplysninger om deg mens du er ansatt og svært få etter at ansettelsesforholdet er avsluttet. Under er en oversikt over hvor lenge vi oppbevarer de aktuelle opplysningene:

• Advarsler: Lagres i 5 år, med mindre særlige forhold taler for lengre lagring
• Akan-informasjon: lagres minimum 2 år, aldri lengre enn 5 år
• Arbeidsavtalen: Lagres hele ansettelsestiden
• Arbeidsplan: Lagres i henhold til gjeldende bokføringsregler
• Arbeidstid: Lagres i henhold til gjeldende bokføringsregler
• Attester: Lagres hele ansettelsestiden
• CV: Lagres hele ansettelsestiden
• Disiplinærvedtak: Lagres i 5 år, med mindre særlige forhold taler for lengre lagring
• Godkjente bierverv/tillitsverv: Lagres så lenge de er aktive, innenfor ansettelsestiden
• HMS-avviksmelding: Lagres hele ansettelsestiden
• Info om fagforeningsmedlemskap: Lagres hele ansettelsestiden
• Innstilling: Lagres hele ansettelsestiden
• Interne vurderinger ved ansettelse: Lagres hele ansettelsestiden
• Lønnsprotokoll: Lagres i UiA sin levetid
• Lønnsslipper: Lagres i henhold til gjeldende bokføringsregler
• Medarbeiderevaluering: Lagres hele ansettelsestiden
• Medarbeiderundersøkelse: Lagres i UiA sin levetid
• Ordensstraff: Lagres i 5 år, med mindre særlige forhold taler for lengre lagring
• Overtidsregistrering: Lagres i henhold til gjeldende bokføringsregler
• Permisjoner: Lagres hele ansettelsestiden
• Referanseuttalelser: Lagres hele ansettelsestiden
• Reiseregninger: Lagres i henhold til gjeldende bokføringsregler
• Skattetrekk: Lagres hele ansettelsestiden
• Sykefraværsoppfølging: Lagres hele ansettelsestiden
• Sykemeldinger, sykeperioden: Lagres hele ansettelsestiden
• Søknad: Lagres hele ansettelsestiden
• Timelister: Lagres i henhold til gjeldende bokføringsregler
• Varslinger: Lagres hele ansettelsestiden
• Varslingsrapport: Lagres i UiA sin levetid
• Vitnemål: Lagres hele ansettelsestiden

Vi vil uansett lagre opplysninger så lenge det følger av lov, og der det oppstår særlige behov, for eksempel ved klager eller krav som rettes mot oss, eller av oss.

Dine rettigheter

Personvernregelverket gir deg en rekke rettigheter knytte til dine personopplysninger.

Selv om denne personvernerklæringen gir mye informasjon, kan du be om mer inngående informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg og du har rett til innsyn i dine personopplysninger. Dersom dine personopplysninger er feil, har du rett til å få dem rettet.

Personopplysninger vi eventuelt ikke har grunnlag for å behandle, skal slettes og du kan kreve dette gjort om vi ikke har sørget for det på eget initiativ. Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger. Du har rett til såkalt dataportabilitet og å be om at dine personopplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturelt, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Du kan også motsette deg å være gjenstand for helt automatiserte individuelle avgjørelser av rettslig karakter.

Dersom du mener at vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag, kan du klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg å kontakte oss slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.

Personvernregelverket har omfattende bestemmelser om overfor nevnte rettigheter og det kan gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Dersom du ønsker å gjøre bruk av rettighetene, henvender du deg til oss via skjemaet Personopplysninger henvendelser (GDPR), og vi vil besvare din henvendelse så fort som mulig, og normalt innen 30 dager.

Innsyn i e-post

Personvernregelverket åpner for at vi i bestemte tilfeller kan foreta innsyn i dine e-postkasse, mobiltelefoni og annet utstyr som er stillet til rådighet for deg. Typisk kan dette skje dersom det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten eller begrunnet mistanke om at dine handlinger er et grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunn for oppsigelse eller avskjed. Alt slikt innsyn foretas i henholdt til lovens detaljerte regler om dette.

Kameraovervåking

Personvernregelverket åpner for at vi i bestemte situasjoner kan gjennomføre kameraovervåking. Formålet med overvåkingen er å forebygge og oppklare ved mistanke om straffbare handlinger. Videomaterialet utleveres kun til politi etter forespørsel og med hjemmel i lov.

Det er automatisk sletting av data etter 7 døgn. All overvåking håndteres internt ved UiA. Dette inkluderer også servere som driftes av IT-avdelingen ved UiA.