Rutine for kvalitetsutvikling og -sikring av søknader

For å sende søknader med best mulig kvalitet og sikre forankring av prosjekter på instituttene, har UiA har vedtatt kvalitetssikringsrutiner for søknader for ekstern finansiering.

Målgruppen for kvalitetsrutinen er vitenskapelige ansatte som skal utarbeide søknad, samt rådgivere som deltar i prosessen. Rutiner tar utgangspunkt i at utvikling av en prosjektbeskrivelse og søknad erfaringsmessig krever en grundig prosess der nok tid er særdeles sentralt. Beskrivelsen er derfor ment å være en støtte til den vitenskapelige prosessen som motiverer til å starte utviklingen av prosjekter tidlig gjennom en forankring på instituttene og en tidlig påkobling av administrativ støtte.

Formålet med å ta i bruk rutinene er å sikre forankring av prosjekter, heve kvaliteten på søknader, og øke muligheten for å få tildeling. Rutinene er ment å være et verktøy til bruk gjennom søknadsfasen som en retningslinje for administrative oppgaver og milepæler i søknadsprosessen. Det oppfordres til å benytte seg av relevante støttetjenester, og de bidrar etter først-til-mølla-prinsippet. Henvendelser som ikke overholder fristen, vil kunne få støtte dersom det er kapasitet. Det er viktig å merke seg at dersom et prosjekt ikke blir meldt inn og forankret etter rutinebeskrivelsen, så vil det være risiko for at søknaden ikke vil kunne sendes inn.

Instituttleders rolle i prosessen er særdeles viktig i forhold til

• å motivere vitenskapelig ansatte til å starte prosessen og å starte den tidlig og
• å vurdere en søknad i forhold til kapasitet og ressursbehov.