Rutine for kvalitetsutvikling og -sikring av større EU-søknader

1. Lederforankring / godkjenning av søknadsarbeidet

Kort prosjektbeskrivelse (1 side) fylles ut i samarbeid med FOU-rådgiver, sendes på epost til instituttleder med fakultetsdirektør, dekan, senterleder / forskningsgruppeleder, prosjektøkonom og forskningsrådgiver på kopi.

Instituttleder vurderer planen i forhold til kapasitet og ressursbehov. Prosjektsøknaden kan settes i gang etter godkjenning fra instituttlder og fakultetsledelse (evt universitetsledelse) og nasjonale- og internasjonale partnere.

Tverrfakultære prosjekter skal innhente anbefaling fra alle involverte instituttledere og fakultetsdirektører.

Mal for 1-sider

Prosjektleder

Instituttleder / senterleder og fakultetsldelse

Så snart prosjektleder har besluttet å søke.

Senest 6 måneder før frist.

2. Søknadsmøte

2.1. Prosessplanlegging

Tilgang til søknaden i portal deles med forskningsrådgiver, vurder om andre aktører trenger tilgang, eller om det er tilstrekkelig med prosjektbeskrivelse.

Agenda:

• Sette opp tidsplan
• Vurder behov for støttetjenester fra Forsknings- og innovasjonsavdelingen

2.2 Budsjett

Første utkast til budsjett utarbeides sammen med søker.

Egenandel og bruken av ressurser skal avklares med instituttleder

Forskningsrådgiver, prosjektleder

Prosjektøkonom

Instituttleder

(Tverrfakultære prosjekter: fakultetsdirektør)

3. Søk PES-midler

Forskningsrådtiver / prosjektleder søker om Prosjektetableringsstøtte (PES)

4. Utvidet prosjektbeskrivelse

En utvidet prosjektbeskrivelse (4 sider) utarbeides og sendes på epost til instituttleder med dekan, fakultetsdirektør, prosjektøkonom og forskningsrådgiver på kopi. Prosjektsøknaden kan videreutvikles 
etter godkjenning fra instituttleder.

Tverrfakultære prosjekterskal innhente godkjenning fra alle involverteinstituttledere

5. Komplett utkast til budsjett

Forskningsrådgiver gjør kriteriesjekk og prosjektøkonom ved fakultetet / instituttet skal ha utarbeidet komplett utkast til budsjett

Forskningsrådgiver

Prosjektøkonom

6. Innsending

Kontakt forskninsrådgiver / prosjektøkonom senest dagen før frist for bistand.

7. Arkivering

Søknaden sendes forskningsrådgiver på fakultetet for arkivering i Public 360.

Prosjektleder

Forskningsrådgiver

8. Økonomi

Kopi av søknad sendes til saksbehandler for PES, med kopi til prosjektøkonom som sørger for internfakturering.

9. Evaluering

Forsknings- og innovasjonsavdelingen kaller inn til et evalueringsmøte med prosjektleder, instituttleder, fakultetsledelsen og relevante personer, for å evaluere styrker og svakheter med søknadsprosessen.