Rutine for kvalitetsutvikling og -sikring av NFR-søknader
Oppgave | Ansvarlig | Tid/frist |
|---|---|---|
1. Lederforankring/godkjenning av søknadsarbeidet.Kort prosjektbeskrivelse (1 side) fylles ut i samarbeid med prosjektøkonom, sendes på epost til instituttleder med fakultetsdirektør, dekan, senterleder/forskningsgruppeleder, prosjektøkonom og forskningsrådgiver på kopi. Instituttleder vurderer planen i forhold til kapasitet og ressursbehov. Prosjektsøknaden kan settes i gang etter godkjenning fra instituttleder (senterleder, hvis aktuelt). Tverrfakultære prosjekter skal innhente anbefaling fra andre involverte instituttledere og fakultetsdirektører. | Prosjektleder Instituttleder | Så snart prosjektleder har besluttet å søke. Senest 8 uker før frist. |
2. Søknadsmøte2.1 ProsessplanleggingTilgang til søknaden i portal deles med forskningsrådgiver, vurder om andre aktører trenger tilgang, eller om det er tilstrekkelig med prosjektbeskrivelse. Agenda:
2.2 BudsjettFørste utkast til budsjett utarbeides sammen med søker. Egenandel og bruken av ressurser skal avklares med instituttleder. | Forskningsrådgiver, Prosjektleder Prosjektøkonom Instituttleder (Tverrfakultære prosjekter: fakultetsdirektør) | Så tidlig som mulig etter godkjenning fra instituttleder, men senest 6 uker før frist. |
3. Komplett utkast til budsjettForskningsrådgiver sjekker formelle kriterier og prosjektøkonom ved fakultet/instituttet skal ha utarbeidet endelig budsjett | Forskningsrådgiver Prosjektøkonom | Komplett utkast til budsjett skal være klart senest 2 uker før frist |
4. InnsendingKontakt forskningsrådgiver/prosjektøkonom senest 3 dager før frist for bistand | Prosjektleder | Så snart som mulig |
5. ArkiveringSøknaden sendes forskningsrådgiver for arkivering i Public 360 | Prosjektleder Forskningsrådgiver | Etter søknaden er sendt, før tildeling av midler. |
6. Søk PUS-midlerProsjektleder/forskningsrådgiver søker om Prosjektutviklingsstøtte (PUS). | Prosjektleder eller forskningsrådgiver | Så tidlig som mulig etter godkjenning fra instituttleder, senest 4 uker før frist. |
7. ØkonomiKopi av søknad sendes til saksbehandler for PUS, med kopi til prosjektøkonom som sørger for internfakturering. | Prosjektleder | Gitt tid etter frist. |
8. EvalueringInstituttleder og prosjektleder vurderer behov for evaluering av prosessen. Fakultetene gjennomgår svar på alle NFR-søknader. Ca. annen hvert år tas det en gjennomgang av tilslag og avslag av søknader. Forsknings- og innovasjonsavdelingen gjør en overordnet evaluering. | Instituttleder Prosjektleder Forsknings- og innovasjonsavdelingen | Etter søknadsfristen. |