English version of this page

Rutine for kvalitetsutvikling og -sikring av store utdanningsprosjekter

Rutinen gjelder:
- For nasjonale og internasjonale prosjekter med over 15 millioner budsjett
- For søknader hvor UiA er koordinerende partner eller eneste søkerorganisasjon

Oppgave	Aktører	Tid/frist
1. Godkjenning av søknadsarbeidet Prosjektleder skriver et kort prosjektsammendrag i samarbeid med prosjektøkonom. Prosjektsammendraget sendes til ledere for søkerenhet (instituttleder og fakultetsdirektør) og søknadsstøtte i fellestjenestene nevnt i utlysningsnyhet. I tillegg sendes sammendraget som kopi til dekan og søknadsstøtte i fakultet. Leder med ansvar for personal og økonomi for søkerenhet vurderer prosjektsammendraget i forhold til enhetens prosjektportefølje, kapasitet og ressursbehov. Dersom det er interne og/eller eksterne partnere med i prosjektteamet, sikrer prosjektleder og -teamet at ledere i andre involverte enheter er informert om prosjektet og godkjenner deltagelsen. Prosjektsøknaden kan settes i gang etter godkjenning fra leder(e) i søkerenhet samt interne og eksterne partnere. Godkjenningen bør gis snarest mulig, og senest innen ti uker før frist.	Prosjektleder Prosjektøkonom Leder(e) for søkerenhet og mulige partnere Søknadsstøtte for utdanningssøknader	Senest etter publisering av utlysningen (med vurderingskriterier og formelle krav=
2. Oppstartsmøte med prosessplanlegging Søknaden etableres i søknadsportalen, og tilgang er gitt til relevante aktører. Prosjektleder setter opp en tidslinje for søknadsskriving sammen med teamet sitt. Planen inkluderer et budsjettmøte med prosjektøkonom samt utnyttelse/reservasjon av støttetjenester. PES-/PUS-midler søkes når det er mulig.	Prosjektleder Prosjektøkonom Søknadsstøtte for utdanningssøknader	Så tidlig som mulig etter søknadsportalen er åpnet for søkere.
3. Uttalelse Prosjektleder utarbeider et utvidet prosjektsammendrag (min. 4 sider). Utvidet prosjektsammendrag må inkludere et forslag for endelig budsjett som er utarbeidet i samarbeid med prosjektøkonom i henhold til krav som stilles i utlysningen. Utvidet sammendrag sendes til leder som har ansvar for søkerenhet samt mulige partnere. Når utvidet prosjektsammendrag samt forslag for endelig budsjett er bekreftet hos alle enheter som bidrar til egenfinansiering, begynner prosessen for å produsere uttalelser. (Justeringer av budsjett er tillatt i senere faser av søknadsarbeidet så langt de er innenfor godkjente rammer for egenfinansiering.) På UiA, produseres uttalelsen basert på godkjenning av budsjett fra ansvarlig leder til søknadsstøtte i fellestjenestene, som koordinerer signering og levering av uttalelsen i format som kreves	Prosjektleder Prosjektøkonom Søknadsstøtte for utdanningssøknader Ledere for søkerenheter (eller HU-institusjoner)	6-8 uker før frist
4. Bruk av støttetjenester Teamet blir kjent med søknader som har fått tilslag samt andre verktøy som finnes. Teamet får nytte av støttetjenester de har reservert rett etter oppstartsmøte.	Prosjektleder Søknadsstøtte for utdanningssøknader	Senest 3-4 uker før frist.
5. Innsending Prosjektleder samler inn alle søknadsvedlegg (for eksempel prosjektbeskrivelse, uttalelser, CVer, referanser), og sikrer at alle seksjoner i e-søknaden er ferdig. Innlevering skjer helst senest dagen før frist for å unngå tekniske problemer som kan oppstå i løpet av de siste timene før fristen på grunn av stor aktivitet i systemet. Ved behov, kan rådgivere for utdanningssøknader bistå med innlevering.	Prosjektleder Ved behov: Prosjektøkonom og søknadsstøtte for utdanningssøknader	Siste uke før frist
6. Arkivering og økonomi Prosjektleder sender en kopi av innlevert søknad til søknadsstøtte for utdanningssøknader for arkivering samt til prosjektøkonom (om dette trengs for internfakturering av PES-/PUS-midler)	Prosjektleder Søknadsstøtte for utdanningssøknader	Uke etter frist

Oppgave

Aktører

Tid/frist

1. Godkjenning av søknadsarbeidet

Prosjektleder skriver et kort prosjektsammendrag i samarbeid med prosjektøkonom. Prosjektsammendraget sendes til ledere for søkerenhet (instituttleder og fakultetsdirektør) og søknadsstøtte i fellestjenestene nevnt i utlysningsnyhet. I tillegg sendes sammendraget
som kopi til dekan og søknadsstøtte i fakultet.

Leder med ansvar for personal og økonomi for søkerenhet vurderer prosjektsammendraget i forhold til enhetens prosjektportefølje, kapasitet og ressursbehov. Dersom det er interne og/eller eksterne partnere med i prosjektteamet, sikrer prosjektleder og -teamet at ledere i andre involverte enheter er informert om prosjektet og godkjenner deltagelsen.

Prosjektsøknaden kan settes i gang etter godkjenning fra leder(e) i søkerenhet samt interne og eksterne partnere. Godkjenningen bør gis snarest mulig, og senest innen ti uker før frist.

Prosjektleder

Prosjektøkonom

Leder(e) for søkerenhet og mulige partnere

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Senest etter publisering av utlysningen (med vurderingskriterier og formelle krav=

2. Oppstartsmøte med prosessplanlegging

Søknaden etableres i søknadsportalen, og tilgang er gitt til relevante aktører.

Prosjektleder setter opp en tidslinje for søknadsskriving sammen med teamet sitt. Planen inkluderer et budsjettmøte med prosjektøkonom samt utnyttelse/reservasjon av støttetjenester.

PES-/PUS-midler søkes når det er mulig.

Prosjektleder

Prosjektøkonom

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Så tidlig som mulig etter søknadsportalen er åpnet for søkere.

3. Uttalelse

Prosjektleder utarbeider et utvidet prosjektsammendrag (min. 4 sider). Utvidet prosjektsammendrag må inkludere et forslag for endelig budsjett som er utarbeidet i samarbeid med prosjektøkonom i henhold til krav som stilles i utlysningen.

Utvidet sammendrag sendes til leder som har ansvar for søkerenhet samt mulige partnere. Når utvidet prosjektsammendrag samt forslag for endelig budsjett er bekreftet hos alle enheter som bidrar til egenfinansiering, begynner prosessen for å produsere uttalelser. (Justeringer av budsjett er tillatt i senere faser av søknadsarbeidet så langt de er innenfor godkjente rammer for egenfinansiering.)

På UiA, produseres uttalelsen basert på godkjenning av budsjett fra ansvarlig leder til søknadsstøtte i fellestjenestene, som koordinerer signering og levering av uttalelsen i format som kreves

Prosjektleder

Prosjektøkonom

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Ledere for søkerenheter (eller HU-institusjoner)

6-8 uker før frist

4. Bruk av støttetjenester

Teamet blir kjent med søknader som har fått tilslag samt andre verktøy som finnes. Teamet får nytte av støttetjenester de har reservert rett etter oppstartsmøte.

Prosjektleder

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Senest 3-4 uker før frist.

5. Innsending

Prosjektleder samler inn alle søknadsvedlegg (for eksempel prosjektbeskrivelse, uttalelser, CVer, referanser), og sikrer at alle seksjoner i e-søknaden er ferdig.

Innlevering skjer helst senest dagen før frist for å unngå tekniske problemer som kan oppstå i løpet av de siste timene før fristen på grunn av stor aktivitet i systemet. Ved behov, kan rådgivere for utdanningssøknader bistå med innlevering.

Prosjektleder

Ved behov: Prosjektøkonom og søknadsstøtte for utdanningssøknader

Siste uke før frist

6. Arkivering og økonomi

Prosjektleder sender en kopi av innlevert søknad til søknadsstøtte for utdanningssøknader for arkivering samt til prosjektøkonom (om dette trengs for internfakturering av PES-/PUS-midler)

Prosjektleder

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Uke etter frist

Rutiner for andre prosjektsøknader