Rutine for kvalitetsutvikling og -sikring av små og mellomstore utdanningsprosjekter

Rutinen gjelder:

-Nasjonale og internasjonale prosjekter med 1-15 millioner prosjektbudsjett
-Søknader hvor UiA er koordinerende partner eller eneste søkerorganisasjon
-Ikke for anbudsprosesser eller E+ KA1 (Erasmus Plus Key Action 1.)

Oppgave	Aktører	Tid/frist
1. Godkjenning av søknadsarbeidet Prosjektleder skriver et kort prosjektsammendrag i samarbeid med prosjektøkonom. Prosjektsammendraget sendes til ledere for søkerenhet (instituttleder og fakultetsdirektør) og søknadsstøtte i fellestjenestene nevnt i utlysningsnyhet. I tillegg sendes sammendraget som kopi til dekan og søknadsstøtte i fakultet. Leder med ansvar for personal og økonomi for søkerenhet vurderer prosjektsammendraget i forhold til enhetens prosjektportefølje, kapasitet og ressursbehov. Ved utlysninger som er åpne for flere disipliner sjekker søknadsstøtte for utdanningssøknader i fellestjenestene at prosjektsøknader for samme utlysningen ikke overlapper med hverandre vesentlig. Prosjektsøknaden kan settes i gang etter godkjenning fra ledere ansvarlige for søkerenheter. Godkjenningen bør gis snarest mulig, og senest innen to uker. Dersom det er interne og/eller eksterne partnere med i prosjektteamet, sikrer prosjektleder og -teamet at ledere i andre involverte enheter er informert om prosjektet og godkjenner deltagelsen	Prosjektleder Prosjektøkonom Leder(e) for søkerenhet og mulige partnere Søknadsstøtte for utdanningssøknader	Etter midlene er lyst ut, eller senest 8 uker før frist
2. Oppstartsmøte med prosessplanlegging Søknaden etableres i søknadsportalen, og tilgang er gitt til relevante aktører. Prosjektleder setter opp en tidslinje for søknadsskriving sammen med teamet sitt. Planen inkluderer et budsjettmøte med prosjektøkonom, innhenting av mulige uttalelser fra partnere samt utnyttelse/reservasjon av støttetjenester. PES-/PUS-midler søkes når det er mulig	Prosjektleder Prosjektøkonom Søknadsstøtte for utdanningssøknader	Etter godkjenning av søknadsarbeidet, eller senest 6 uker før frist.
3. Bruk av støttetjenester Teamet blir kjent med søknader som har fått tilslag samt andre verktøy som er tilgjengelig. Teamet får nytte av støttetjenester de har reservert rett etter oppstartsmøte.	Prosjektleder Søknadsstøtte for utdanningssøknader	Helst 3-6 uker før frist. Senest 2 uker før frist.
4. Uttalelse Prosjektleder utarbeider endelig budsjett i samarbeid med prosjektøkonom i henhold til krav som stilles i utlysningen. Dersom det ikke er noen endringer i egenfinansieringen slik det var godkjent i begynnelsen av søknadsarbeidet, trenger ledere for søknadsenheter ikke å godkjenne budsjettet igjen. Dersom det har blitt endringer i egenfinansieringen, sendes oppdatert budsjett til lederen med ansvar for personal og økonomi for søknadsenhet som skal godkjenne det endelige budsjettet. Basert på godkjenning av endelig budsjett, utarbeides kortfattede uttalelser for alle søkere i henhold til utlysningen (for eksempel viserektor for utdanning eller noen med tilsvarende ansvar på fakultetsnivå). Signerte brev leveres noen dager før frist til alle søkere som har videresendt budsjettbekreftelser til støtte for utdanningssøknader.	Prosjektleder Søknadsstøtte for utdanningssøknader Prosjektleder Prosjektøkonom Søknadsstøtte for utdanningssøknader Ledere for søknadsenheter (universitetet)	1-2 uker før frist
5. Innlevering Prosjektleder samler inn alle søknadsvedlegg (for eksempel prosjektbeskrivelse, uttalelser fra søker og partnere, CVer, referanser), og sikrer at alle seksjoner i e-søknaden er ferdig. Innlevering skjer helst dagen før frist for å unngå tekniske problemer som kan oppstå i løpet av de siste timene før fristen på grunn av stor aktivitet i systemet.	Prosjektleder Ved behov: Prosjektøkonom og søknadsstøtte for utdanningssøknader	Siste uke før frist
6. Arkivering og økonomi Prosjektleder sender kopi av innlevert søknad til søknadsstøtte for utdanningssøknader for arkivering samt til prosjektøkonom (om dette trengs for internfakturering av PES-/PUS-midler).	Prosjektleder Søknadsstøtte for utdanningssøknader	Uke etter frist

Oppgave

Aktører

Tid/frist

1. Godkjenning av søknadsarbeidet

Prosjektleder skriver et kort prosjektsammendrag i samarbeid med prosjektøkonom. Prosjektsammendraget sendes til ledere for søkerenhet (instituttleder og fakultetsdirektør) og
søknadsstøtte i fellestjenestene nevnt i utlysningsnyhet. I tillegg sendes sammendraget som kopi til dekan og søknadsstøtte i fakultet.

Leder med ansvar for personal og økonomi for søkerenhet vurderer prosjektsammendraget i forhold til enhetens prosjektportefølje, kapasitet og ressursbehov. Ved utlysninger som er åpne for flere disipliner sjekker søknadsstøtte for utdanningssøknader i fellestjenestene at prosjektsøknader for samme utlysningen ikke overlapper med hverandre vesentlig. Prosjektsøknaden kan settes i gang etter godkjenning fra ledere ansvarlige for søkerenheter. Godkjenningen bør gis snarest mulig, og senest innen to uker.

Dersom det er interne og/eller eksterne partnere med i prosjektteamet, sikrer prosjektleder og -teamet at ledere i andre involverte enheter er informert om prosjektet og godkjenner deltagelsen

Prosjektleder

Prosjektøkonom

Leder(e) for søkerenhet og mulige partnere

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Etter midlene er lyst ut, eller senest 8 uker før frist

2. Oppstartsmøte med prosessplanlegging

Søknaden etableres i søknadsportalen, og tilgang er gitt til relevante aktører.

Prosjektleder setter opp en tidslinje for søknadsskriving sammen med teamet sitt. Planen inkluderer et budsjettmøte med prosjektøkonom, innhenting av mulige uttalelser fra partnere samt utnyttelse/reservasjon av støttetjenester.

PES-/PUS-midler søkes når det er mulig

Prosjektleder

Prosjektøkonom

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Etter godkjenning av søknadsarbeidet, eller senest 6 uker før frist.

3. Bruk av støttetjenester

Teamet blir kjent med søknader som har fått tilslag samt andre verktøy som er tilgjengelig. Teamet får nytte av støttetjenester de har reservert rett etter oppstartsmøte.

Prosjektleder

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Helst 3-6 uker før frist. Senest 2 uker før frist.

4. Uttalelse

Prosjektleder utarbeider endelig budsjett i samarbeid med prosjektøkonom i henhold til krav som stilles i utlysningen. Dersom det ikke er noen endringer i egenfinansieringen slik det var godkjent i begynnelsen av søknadsarbeidet, trenger ledere for søknadsenheter ikke å godkjenne budsjettet igjen. Dersom det har blitt endringer i egenfinansieringen, sendes oppdatert budsjett til lederen med ansvar for personal og økonomi for søknadsenhet som skal godkjenne det endelige budsjettet.

Basert på godkjenning av endelig budsjett, utarbeides kortfattede uttalelser for alle søkere i henhold til utlysningen (for eksempel viserektor for utdanning eller noen med tilsvarende ansvar på fakultetsnivå). Signerte brev leveres noen dager før frist til alle søkere som har videresendt budsjettbekreftelser til støtte for utdanningssøknader.

Prosjektleder

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Prosjektleder

Prosjektøkonom

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Ledere for søknadsenheter (universitetet)

1-2 uker før frist

5. Innlevering

Prosjektleder samler inn alle søknadsvedlegg (for eksempel prosjektbeskrivelse, uttalelser fra søker
og partnere, CVer, referanser), og sikrer at alle seksjoner i e-søknaden er ferdig.

Innlevering skjer helst dagen før frist for å unngå tekniske problemer som kan oppstå i løpet av de
siste timene før fristen på grunn av stor aktivitet i systemet.

Prosjektleder

Ved behov: Prosjektøkonom og søknadsstøtte for utdanningssøknader

Siste uke før frist

6. Arkivering og økonomi

Prosjektleder sender kopi av innlevert søknad til søknadsstøtte for utdanningssøknader for arkivering samt til prosjektøkonom (om dette trengs for internfakturering av PES-/PUS-midler).

Prosjektleder

Søknadsstøtte for utdanningssøknader

Uke etter frist

Rutiner for andre søknadstyper