Selvbetjening ved arrangement
Slik planlegger og gjennomfører du gode arrangement
Tips og triks for å arrangere arrangement:
Slik planlegger og gjennomfører du et vellykket arrangement:
- Reserver lokale: Velg et passende sted tidlig.
- Planlegg detaljene: Sett opp påmeldingsskjema, bestill mat, blomster og andre nødvendige tjenester som IT- og driftsstøtte.
- Tenk fremover: Husk transport og andre tilleggstjenester i god tid.
- Bruk bestillingsskjemaet: Få full oversikt over alle delbestillinger og kontaktpersoner.
Bruk dette skjemaet for å bestille tjenester relatert til arrangementer. Det gir deg en komplett oversikt over alle delbestillinger knyttet til arrangementet. Skjemaet sikrer også at nødvendig informasjon om arrangementet deles med alle interne tjenesteleverandører, og at alle får oppdateringer dersom det skulle oppstå endringer.
Reservere lokale Finn det lokale som passer ditt arrangement best
Drift og sikkerhet Hjelper med nødvendig utstyr til arrangementet
Påmeldingsystem Hold oversikten over påmeldte
Profilert utstyr Som roll-up, messestands og telt
IT og AV Lyd, lys og streamingAnnet du bør tenke på
Mat og blomster
Alle innkjøp må avklares med nærmeste leder og bestilles gjennom universitetets elektroniske system.
Mat: Bevertning til større arrangementer bestilles minst to uker i forkant. Man skal benytte seg av SiA som leverandør så lenge det er mulig. Dersom det skal serveres alkoholholdig drikk i et lukket arrangement må det i mange tilfeller søkes om skjenkebevilling for en enkelt anledning i Kristiansand eller Grimstad. Husk også på statens satser for bevertning
Blomster: Sjekk avtalekatalogen for leverandør og bestill blomster.
Transport
Transport av deltagere: Sjekk avtalekatalogen for avtaler på buss og taxi. Send skriftlig forespørsel om pris med utfylt skjema til leverandørene.
Valg av leverandør: Man skal velge leverandøren med lavest pris. Informer begge leverandørene samtidig via mail om valget, men oppgi ikke prisen.
Gave til foredragsholdere?
Velg en gjennomtenkt gave som passer mottakeren. For eksempel, gi noe som kan pakkes ned i bagasjen hvis personen skal fly hjem, som kaffe og sjokolade fra SiA.
Økonomiavdelingen må ha oversikt over alle gave-mottakere, både interne og eksterne, og dette skal legges ved innkjøpsordren.