Bestill intern møtemat og bevertning
Interne bestemmelser
Adgang til å gi tips
- Det skal ikke betales tips for statens regning i Norge.
- Det skal normal ikke betales tips for statens regning i utlandet, unntak gjelder kun i enkelte land der det er fast praksis å gi tips, og hvor tips antas å utgjøre en større andel av betjeningens lønn. I slike tilfeller aksepteres det at man gir tips etter landets faste praksis. Se eksempler under «Tips og bonuspoeng» (difi.no).
- Anledning til å gi tips på statens regning iht. punkt b må være skriftlig godkjent av en person med budsjettdisponeringsmyndighet, og legges ved betalingsbilaget (faktura/refusjonskrav). Eventuell tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres.
- Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.
Representasjon
Representasjon kjennetegnes ved at det har et formelt preg, med eksterne gjester. Universitetet i Agder skal stå som offisielt vertskap.
Om man skal ha representasjon bestemmes av personer med budsjetteringsmyndighet.
Maksimalbeløp per deltaker ved representasjon er
- Innenlands enkel lunsj/mottakelse: 643 kr.
- Innenlands lunsj/middag: 1 745 kr.
- Utenlands: utgiftsgrensen per person er lik kostsatsen for vedkommende land (regjeringen.no)
Bevertning (statens satser)
Bevertning kan gis ved interne eller eksterne møter og arrangementer, og bestemmes av personer med budsjetteringsmyndighet.
Statens satser for bevertning gjelder julebord, sommerfest, avdelingsmøter, konferanser med mer. Maksimalbeløp per deltaker er:
Intern bevertning
- Arrangementer under 3 timer innenfor ordinær arbeidstid: 241 kr
- Arrangementer på minimum 3 timer, eller utover arbeidstid: 546 kr
- Langvarige arrangementer med behov for 2 serveringer: 797 kr
- Overtidsarbeid over 3 timer utover ordinær arbeidstid: 241 kr
Ved arrangementer utenfor arbeidstid kan universitetet betale for opptil 3 enheter alkohol.
Ekstern bevertning (utenfor UiA)
- Arrangementer under 3 timer innenfor ordinær arbeidstid: 361 kr
- Arrangementer på minimum 3 timer, eller utover arbeidstid: 819 kr
- Langvarige arrangementer med behov for 2 serveringer: 1195 kr
- Overtidsarbeid over 3 timer utover ordinær arbeidstid: 241 kr
Ved arrangementer utenfor arbeidstid kan universitetet betale for opptil 3 enheter alkohol
Bevertning ved Universitetet i Agder
Bevertning skal som hovedregel foregå i universitetets lokaler med mat levert fra personalkantinen / Kafé Campus. All bespisning i UiAs lokaler følger satsene for intern bevertning. Ekstern bevertning (utenfor UiA) godtas dersom det av praktiske årsaker ikke kan foretas internt. Da gjelder satser for ekstern bevertning. Utover mat skal følgende kostnader dekkes innenfor satsene: kokk, servering, vask og husleie knyttet til måltidet (listen er ikke uttømmende). Utenfor satsene kan man eksempelvis dekke pynt av lokaler og underholdning. Servering av mat kan ikke regnes som en gave eller påskjønnelse. Regler og satser for bevertning gjelder også bevertning i utlandet.
Det skal vises måtehold ved inntak av alkohol. Det skal ikke serveres alkohol i normalarbeidstiden, heller ikke på disputaser eller andre feiringer som foregår i arbeidstiden.
Retningslinjer for rus og avhengighet
Bilag
I forbindelse med bestilling og faktura må det oppgis anledning for representasjon/bevertning og navn på deltakere (ved eksterne: også bedrift/virksomhet). Dersom det er en kjent gruppe kan man oppgi gruppens navn og antall. Med kjente grupper menes for eksempel universitets- og fakultetsstyrer, avdelinger og seksjoner, studenter på et emne. Det anbefales å legge ved kopi av innkalling i f.eks outlook, teams eller påmelding. Dersom det er representasjon må dette oppgis, og det må legges ved skriftlig godkjenning fra en person med budsjettdisponeringsmyndighet.
Leders oppgaver
- Få godkjenning for representasjon/bevertning i forkant dersom man ikke selv har denne budsjettdisponeringsmyndighet
- Holde kontroll på budsjett/forbruk