Eksterne lenker
Formål og målgruppe
Reisepolicyen må ses i sammenheng med UiAs handlingsplan for miljø og klima, og retningslinjene revideres i tråd med det globale behovet for å begrense miljøpåvirkningene rundt oss. Reisepolicyen skal sikre at alle reisebehov blir ansvarlig vurdert, med tanke på:
- Merverdi for UiA
- Miljø og klima
- Økonomi og tidsbruk
Reisepolicyen gjelder for alle ansatte, og omfatter alle reiser som foretas i tilknytning til UiAs virksomhet. UiA legger til rette for støttesystemer («Reis bevisst»-plakat, reiseportal for ansatte) som hjelper ansatte og ledere til å ta gode miljømessige valg.
Last ned «Reis bevisst»-plakaten (pdf)
Bærekraft og nødvendige reiser
Som universitet har vi et særlig ansvar for den samfunnsdannelsen som er knyttet til en bærekraftig utvikling, og ønsker derfor at vår reisepraksis skal gjenspeile dette.
Bærekraft skal være en integrert del av kulturen til UiA. UiAs behov for å utveksle kunnskap kan komme i konflikt med hensynet til miljø og klima. Vi forutsetter at ansatte gjør gode vurderinger knyttet til merverdi og nødvendigheten av den enkelte reise. Digitalisering og erfaringer med digitalt samarbeid, har vist at det også er mulig å samhandle med geografisk avstand, uten å reise. Muligheten for digitalt samarbeid og møter, bør alltid vurderes som miljøvennlige alternativer til å reise, dersom dette er mulig og hensiktsmessig. Jo lenger reisen er, desto færre personer bør være med. Jo lenger reisen er, desto viktigere og mer omfattende bør samhandlingen og kunnskapsdelingen ved oppholdet være. Ikke reis langt for et kort møte.
Alle ansatte har ansvar for at en reise gir merverdi for UiA. Følgende forhold øker reisens merverdi:
- Reisen bidrar faglig til UiA, for eksempel vitenskapelig utveksling eller feltarbeid.
- Den ansatte bidrar med innhold til konferansen, møtet eller prosjektet, for eksempel ved å holde et foredrag eller presentere en poster.
- Reisen bidrar til oppfyllelse og realisering av UiAs strategi, for eksempel gjennom kontakt og samhandling med samarbeidspartnere eller oppdragsgivere.
- Reisen bidrar til kompetanseutvikling/-utveksling og nettverksbygging, særlig tidlig i karrieren.
- Reisen bidrar til et lokalsamfunn, for eksempel kompetanseutveksling i utviklingsland.
- Den ansatte kombinerer flere møter på én reise.
- Andre grunner kan gjøres gjeldende.
Dersom merverdien tilsier at den ansatte reiser, skal valg av det mest miljøvennlige transportmiddel tillegges vekt, opp mot reisetid, praktiske forhold og kostnad. Dette gjøres i dialog med nærmeste leder, som forhåndsgodkjenner reisen. Unntak fra dette gjelder for reiser i forbindelse med praksis, samt reiser mellom virksomhetsstedene.
Lojalitet til avtaler
Arbeidstaker skal benytte UiAs reiseavtaler. Grunnene for å benytte fremforhandlet reisebyrå til bestilling av reise og opphold er:
Sporbarhet
UiA skal, om nødvendig, til enhver tid kunne spore egne ansatte som er på reise. Sikkerhets- og beredskapsmessig er dette svært viktig.
Bærekraft
I avtalene er det vektlagt bærekraftige perspektiver som for eksempel CO2-utslipp, arbeidstageres rettigheter og vilkår, inkludering, lokal påvirkning eller andre strategiske bærekraftmål.
Transparens og målinger
UiAs reisebyrå kan produsere statistiske data knyttet til reisevirksomhet, samt målinger av CO2-avtrykk.
UiA ønsker aktivt å måle sin miljøpåvirkning fra ansattes reisevirksomhet.
UiA vil sette konkrete mål for miljøpåvirkning i sine årlige handlingsplaner.
Lojalitet
Lojalitet til avtalepartnere sikrer UiAs omdømme som seriøs og redelig avtalepartner.
Reiseforsikring
UiA som del av staten er selvassurandør og har ikke anledning til å tegne reiseforsikringer for ansatte.
Alle som reiser må sørge for å være dekket av reiseforsikring. Dette er ivaretatt gjennom UiAs tilbud om kredittkort eller ved reisebyråets fakturaløsning ved gruppereiser. Ved eventuell bruk av andre kredittkort, må den reisende selv påse at reiseforsikring er inkludert for reisen. Ekstra forsikring som ikke er dekket gjennom det aktuelle kredittkortet, for eksempel forsikring av kostbart utstyr, kan dekkes av UiA etter godkjenning av nærmeste leder.
Dersom den ansatte inviteres på reise arrangert og betalt av ekstern arrangør, må den ansatte selv påse tilfredsstillende reiseforsikring. Forsikringskostnaden kan dekkes av universitetet etter godkjenning av nærmeste leder.
Forsikringssaker meldes til gjeldende forsikringsselskap av den ansatte selv.
Kredittkort
Ansatte tilbys kredittkort uten årsavgift gjennom UiA, og kortet skal benyttes til betaling av reiser og andre utlegg som naturlig er tilknyttet reisen. Bruk av dette kredittkortet forenkler den administrative og økonomiske saksbehandlingen, og inkluderer en reiseforsikring når 50 % eller mer av transportkostnaden er betalt med kortet og transporten foregår med offentlig transportmiddel. Det er derfor ønskelig at flest mulig benytter seg av denne ordningen.
Kortet utstedes med firmaansvar hvor UiA er kredittansvarlig. Den ansatte er selv ansvarlig for kredittkostnader som påløper etter utløp av rentefritaksperioden (normalt inntil 40 dager). Ansatte som vil benytte eget kredittkort kan gjøre det. Slike kort må registreres hos reisebyråpartneren. Ved behov kan den ansatte kontakte nærmeste leder for alternative løsninger.
Sikkerhet
Norske myndigheters reiseråd skal følges, og den enkelte er selv ansvarlig for å registrere sin reise på UDs reiseregistrering før avreise, hvis dette anses hensiktsmessig. UiA kan velge å innføre reiseforbud til enkelte områder. Den ansatte har ansvar for å sette seg inn i sikkerhetssituasjonen i de aktuelle landene, og sørge for de nødvendige forberedelser med hensyn til forsikring, vaksinering og reisedokumenter.
Ansatte på reise har økt risiko for å bli utsatt for uønskede hendelser knyttet til IT-sikkerhet. Trusselbildet i utlandet kan være annerledes enn det er i Norge. Dersom ansatte tar med seg datamaskin, mobil, og lignende enheter på reise i utlandet, øker risikoen for at informasjonen som er lagret på enhetene kan komme på avveier. For å minimere risikoen for å bli utsatt for IT-sikkerhetshendelser skal retningslinjer for sikkerhet for ansatte på utenlandsreise følges.
Ved reiser til et høyrisiko-land, skal den ansatte henvende seg til «UiA Hjelp» for oppsett og konfigurering av elektroniske enheter som medbringes. IT-avdelingen kan alltid kontaktes om man er usikker med tanke på datasikkerhet ved reise til utlandet.
Vaksinering
Ved reise til spesielt utsatte land/verdensdeler har den reisende et selvstendig ansvar for å påse at nødvendige sykdomsforebyggende tiltak gjennomføres. UiA dekker eventuelle nødvendige utgifter til dette. Den ansatte må selv sørge for å ha de nødvendige vaksinebevis for innreise i det landet som er reisens mål.
Hotell og spisesteder
Når det gjelder hotell og spisesteder må ansatte forholde seg til Statens reiseregulativ. UiA har fremforhandlede hotellavtaler for opphold i Norge. Hoteller og priser vises hos reiseoperatøren.
På utenlandsreiser skal det velges hoteller/restauranter av god gjennomsnittsstandard med tanke på sikkerhet og egen helse. I byer med høy kriminalitet skal det vektlegges at hotellet er plassert i en trygg del av byen. Hoteller/restauranter i høyere prisklasse skal kun benyttes når spesielle forhold tilsier dette, og etter forutgående avtale med nærmeste leder.
Av sikkerhetsmessige hensyn (eks. brannsikring av bygg, varsling av ulykker) ønsker UiA at booking av overnatting på Airbnb og liknende unngås. Dette for å sikre sporbarhet. Unntak fra dette kan gjøres ved lengre opphold (over 1 uke,) dersom dette er godkjent av nærmeste leder, og den ansatte er sporbar.
Kombinasjon av jobbreise og privatreise
En reise kan kombineres med egne ferie-/fridager etter forutgående avtale med nærmeste leder, og forutsatt at dette ikke medfører økte kostnader for universitetet. Den ansattes samlede, personlige CO2-avtrykk vil på denne måten sannsynligvis kunne reduseres.
Særlig om reiser til Metochi
UiA har et eget studiesenter på Metochi på Lesbos. Siden 1993 har Metochi studiesenter vært en organisatorisk enhet ved Universitetet i Agder. «Studiesenteret skal i sin virksomhet bidra til at universitetet når sine strategiske mål, inkludert å styrke universitetets internasjonale profil.» Reiser til Metochi har dermed en særlig berettigelse. Samarbeidet med Metochi har flere bærekraftige konsekvenser for lokalsamfunnet på Lesbos. Driften på Metochi skal, så langt det er mulig, kompensere for det økte CO2-avtrykket som reiser til og fra Lesbos gir.
Særlig om stipend- og studieoppholdsreiser
En stipendreise er en reise som leder ikke har pålagt den ansatte å foreta, men godkjent at blir foretatt. Stipendreise er ikke i oppdrag for UiA, og ansatte har ikke krav på å få reise eller å få dekket alle utgifter til stipendreiser. Forhåndsgodkjenning av stipendreiser må derfor også inneholde avklaring av hva som dekkes.
Særlig om kortdistansereiser
Med kortdistansereise mener vi reiser mellom campus, og reiser innen regionen. Alle kortdistansereiser skal gjennomføres på en mest mulig miljømessig måte. Dette må skjønnsmessig vurderes med tanke på hensiktsmessigheten knyttet til økonomi, tid, miljø og praktiske muligheter.
UiA utfordrer både ansatte og studenter til å tenke miljø ved reise mellom hjem og campus.