Husk viktige telefonnumre:
Den ansatte må selv fylle inn enkelte nummer, da disse vil variere i de enkelte tilfellene.
UiA Beredskap: +47 38142220 / E-post: beredskap@uia.no
Sjømannskirkens beredskapstelefon: +47 951 19 181
Utenriksdepartementet: UD vakttelefon: + 47 23950000/ Epost: 247@mfa.no
Forsikringsselskap:
Nærmeste ambassade:
Spørsmål? Kontakt oss:
- E-post
- jan.e.heinecke@uia.no
- Telefon
- +47 38 14 11 38
1. Innledning
Når du er på reise kan det hende at noen forsøker å få tilgang til informasjon fra deg, uten at du nødvendigvis merker det selv. For å redusere risikoen for dette, er det viktig å følge reiserådene i denne rutinen. Vi deler opp i tre ulike risikonivåer:
- Reiser til land innenfor EU/EØS/NATO-område.
- Reiser til land utenfor dette området (de er definert som risikoutsatte områder, og du må ta ekstra forholdsregler)
- Reiser til høyrisikoland. Dette er land som frarådes av UD å reise til (se pkt. 5. Spesielle tillegg ved reise til høyrisikoland).
I tillegg har noen land en forhøyet statlig etterretningsrisiko, som gjør at vi anser de som høyrisikoland, og skal følge retningslinjens kapittel 5, dette gjelder pr. nå Kina (gjelder også Hongkong og Macao), Russland, Ukraina, Nord-Korea og Iran. Det er norske sikkerhetsmyndigheter som NSM og PST som oppdaterer trusselbildet.
Kapittel 2-4 i denne rutinen omhandler reiser til risikoutsatte områder samt gi generell informasjon også til reiser til land under risikonivå 1. Kapittel 5 inneholder reiser til høyrisikoland. Rutinen er laget for ansatte ved UiA, men rutinene kan også være til nytte for studenter.
2. Før reisen
- Kontakt UiA Hjelp i god tid dersom du trenger veiledning i punktene under: 38141000 / hjelp@uia.no
- Dersom reisen innebærer besøk til, eller via høyrisikoland, eller land med høy etterretningsaktivitet - hopp direkte til rutinens punkt 5.
- Reiser skal bestilles hos Berg-Hansen, i henhold til UiAs reisepolicy.
- Dersom reisen innebærer besøk til eller via et risikoutsatt område, drøft sikkerhetstrusselen med din leder, og kontakt sikkerhetsleder og/eller informasjonssikkerhetsleder om dere ønsker innspill til egnede tiltak. Her må elementer som hvilken informasjon du har tilgang til, hvilken myndighet og rolle du har, hvilke aktører som kan ha interesse for deg, din kunnskap, og myndighet, og hvilke behov du har for kommunikasjon og tilgang til informasjon på reisen vurderes
- Tenk igjennom behovet for å ta med informasjon og ulike lagringsenheter ut av Norge og minimer mengden så mye som mulig. Data skal være beskyttet iht. Retningslinjer for klassifisering, og være riktig lagret ut fra informasjonens skadepotensiale.
- Bærbare maskiner skal være kryptert. UiAs PCer har kryptert disk, har du Mac, må du forsikre deg om at kryptering er slått på (innstillinger, slå på «file vault», og oppbevar nøkkelen på et sikkert sted).
- Sjekk at alle sikkerhetsoppdateringer er gjennomført og installert før avreise:
- Åpne "Innstillinger", velg "Oppdatering og sikkerhet". Se til at "Windows Update" har installert siste oppdatering, og at alle punktene under "Windows Sikkerhet" er grønne.
- Sørg for at telefon og nettbrett er sikret med passord. Hvis du har eldre enheter, sjekk i innstillinger at kryptering er påslått.
- Husk å bruk unike og sterke passord, samt totrinnsverifisering der det er mulig, også på dine private kontoer, eposter og sosiale medier. Du må aldri godkjenne en totrinnsforespørsel uten at du har en innlogging foran deg.
- Sørg for å installere Outlook med UiA-kontoen på mobile enheter, dette gir deg mulighet til å slette innhold på enheten via IT-avdelingens sikkerhetsverktøy dersom enheten går tapt. Kontakt derfor også UiA Hjelp snarest dersom enheten kommer på avveie.
- USB-enheter for lagring (disker, minnepinner, etc.) bør ikke medbringes på reisen. Dersom det foreligger særskilt behov, skal de være satt opp med BitLocker. Hvis du blir tilbudt å benytte en USB-lagringsenhet som f.eks. en minnepinne fra noen, sier du nei. Unngå også å låne bort dine egne minnepinner eller andre USB-enheter med minne. Generelt skal man være svært varsom med alle fremmede enheter som benytter USB kontakt. Dette gjelder også pekeenheter og mus
- La UiA ID-kort og nøkler ligge igjen hjemme.
- Sørg for å ha gyldig reiseforsikring og tilgjengelig kontaktinformasjon til forsikringsselskap.
Register deg i Utenriksdepartementets reiseregistering for å kunne få nødvendig kriseinformasjon.
3. Under reisen
- Skru av WiFi og Bluetooth på alle enheter når dette ikke benyttes, dette bør i størst mulig grad være avslått under hele reisen.
- Deaktiver automatisk tilkobling til trådløse nettverk (WiFi).
- Unngå bruk av trådløse WiFi nettverk om mulig, bruk heller mobildata (vær oppmerksom på at kostnader kan påløpe)
- Må du bruke WiFi, anbefales det å koble opp med UiAs VPN, se veiledning her. Dette vil forhindre avlesing av trafikken.
- Unngå å installere oppdateringer under oppholdet. Vis aktsomhet i besøk av nye nettsider og ved mottatte linker i epost og SMS. Sjekk alltid om linkadressen er legitim, at det er en hengelås i øverste venstre hjørne på nettleseren samt HTTPS, før dere skriver inn brukernavn og passord. Vær oppmerksom på eventuelle sikkerhetsvarsler og feilmeldinger, og gjør deg kjent med råd om nettvett.
- Vær obs på at hotellrom, konferanserom, mobiltelefon mv. kan bli avlyttet.
- Unngå å legge i fra deg enheter (mobiltelefon, nettbrett og laptop) på steder hvor du ikke har de under direkte oppsyn. Dette gjelder også hotellrom og hotellsafen. Når du forlater hotellrommet bør alle informasjonsenheter bli med. (dette gjelder for reiser til risikoutsatte land – til høyrisikoland medbringes ikke slikt utstyr) Dersom dette ikke er hensiktsmessig eller mulig skal utstyr som legges igjen på hotellrom eller lignende være avslått, ikke i standby, strømsparingsmodus eller tilsvarende.
- Aldri gi bort dine brukernavn og passord.
- Bruk fortrinnsvis egen lader for mobiltelefon og andre enheter. Kjøp heller ny enn å låne andres.
- Ofte sitter man tett sammen på fly eller tog. Skal du bruke laptopen eller et nettbrett til noe underveis, bør du tenke over hva det vil bety om noen skulle se hva du har oppe på skjermen din, eller hva du skriver, og tilpasse aktiviteten din deretter.
- Meld inn endringer i reiserute til UiAs reisebyrå, dersom ikke endringen er gjort i reiseportalen.
4. Etter hjemkomst
- Vær kritisk til uventede og ukjente sikkerhetsvarsler. Ta kontakt med IT-sikkerhetspersonell via UiA Hjelp.
- Ikke friskmeld deg selv og dine enheter et par dager etter hjemkomst. Konsekvensene ved å ha blitt kompromittert kan komme over tid. Vær spesielt oppmerksom på e-poster med vedlegg som kommer i ettertid.
5. Spesielle tillegg ved reise til høyrisikoland
UiA-enheter skal ikke medbringes på reiser til høyrisikoland. Ved behov for å benytte mobil på slike private reiser kan det lånes fra IT-avdelingen, og må leveres tilbake etter bruk.
Tjenestereiser til land som frarådes av Utenriksdepartementet (UD) skal ikke gjennomføres med mindre den er strengt tatt nødvendig. Unntakene skal godkjennes av HMS-leder etter at en risikovurdering er gjennomført i samarbeid med Beredskapsansvarlig på UiA. Bruk egen mal laget til formålet. Malen finner du på reise-siden på intranettet.
Risikovurderingen vil danne grunnlaget for om reisen kan gjennomføres.
UiA kan velge å innføre godkjenningskrav for tjenestereiser til enkelte områder som ikke står på utenriksdepartementets oversikt. I slike tilfeller gjelder samme regler som ovenfor.
Ved reiser til risikoutsatte land er den enkelte selv ansvarlig for å registrere sin reise på UDs reiseregistrering før avreise. Den ansatte har ansvar for å sette seg inn i sikkerhetssituasjonen i de aktuelle landene, og sørge for de nødvendige forberedelser med hensyn til forsikring, vaksinering og reisedokumenter.
Risikovurderingen i forkant av reisen vil være grunnlaget for videre vurderinger ang bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi på reisen. Som hovedregel skal ditt vanlige IT-utstyr (bærbar datamaskin, mobiltelefon, nettbrett og så videre) bli igjen hjemme ved høyrisikoreiser. Det er mulig å låne utstyr fra IT-avdelingen dersom det er nødvendig.
5.1. Sjekkliste for reiser til høyrisikoland (rådene kan også ha positiv effekt ved reiser til land som ikke karakteriseres som høyrisikoland)
Meld inn tjenestereiser til høyrisikoland til arbeidsgiver i god tid – fortrinnsvis 3 måneder før avreise. Det skal meldes til nærmeste leder med kopi til beredskap@uia.no
Bidra til risikovurdering av reisen, og følg opp avtalte tiltak.
Reisen skal alltid bestilles av reisebyrået UiA har avtale med. Endringer underveis i reisen skal meldes til reisebyrået og til arbeidsgiver.
Registrer din reise hos www.reiseregistrering.no
Under reisen: følg punkter i kapittel 3. Benytt kun utstyr (pc, mobil) IT har anbefalt deg å bruke på reisen. Forvent at telefon, SMS og dataoverføring kan være overvåket og begrens kommunikasjon deretter.
Hold kontakt med arbeidsgiver regelmessig. Følg med på endringer som påvirker risikobildet og meld fra om disse.
Sørg for å ha nødvendig kontaktinformasjon tilgjengelig. Se vedlegg.
Last ned sjømannskirkens app – nødnummer og andre kontakter.
Last ned Utenriksdepartementets «reiseklar» og sett deg inn i hvordan denne virker
Ved hjemkomst: Meld fra til nærmeste leder med kopi til beredskap@uia.no. Kontakt din IT-kontakt for å fullføre planlagte tiltak og levere inn eventuelle låneenheter.
5.2. Generelle forholdsregler vedrørende personsikkerhet
Forbered deg på besøket ved å sette deg inn i situasjonen i landet du skal besøke (politiske forhold, kultur, religion, kriminalitet, terrorisme osv.).
Unngå å skape mistillit.
Vis respekt for kultur, religion og tradisjon i landet du besøker.
Unngå diskusjoner med politisk og religiøst innhold.
6. Referanser / nyttige lenker
Universitetet i Agder sitt Ledelsessystem for informasjonssikkerhet
Før du reiser (e-læring 3-5 min.)
Reiseregistrering ved utenlandsopphold (Utenriksdepartementet)
Reiseinformasjon (Utenriksdepartementet)
Sikkerhet på reise i utlandet (nettvett.no)
Sikkerhet på reise (nettvett.no)
Europeisk helsetrygdekort (helsenorge.no)
Reiseråd (Folkehelseinstituttet)
7. UiAs rutine for reiser til høyrisikoland
Høyrisikoland defineres hovedsakelig ut fra Utenriksdepartementets reiseråd. UiA kan også innføre reiseforbud til enkelte områder. Det vil informeres om slike beslutninger på reise-sidene på intranettet.
Dersom en ikke kan unngå reise til land frarådet av UD, skal det gjennomføres en risikovurdering i god tid før reisen.
7.1 Den reisendes oppgaver og ansvar:
- Sette seg inn i om den planlagte reisen innebærer et område UD fraråder å reise til.
- Gjøre en egen vurdering av nødvendighet – vurdere om reisen kan utsettes eller unngås.
- Gi beskjed til direktør i egen enhet om nødvendighet – og behov for bistand til risikovurdering.
- Delta i risikovurdering.
- Følge opp tiltak besluttet i risikovurdering.
- Følge gjeldende rutine for reiser
- Evt lånte enheter tilbakeleveres IT-avdelingen, disse må ikke kobles opp på UiAs nettverk.
7.2 HMS-ansvarlig (øverste leder fakultet, adm.direktør):
- Gjøre en egen vurdering av nødvendighet – vurdere om reisen kan utsettes eller unngås.
- Invitere inn den reisende, sikkerhetsleder og informasjonssikkerhetsleder (eller andre med delegert ansvar) til et møte for å gjennomføre en risikoanalyse av reisens art, den reisendes behov, personell- og informasjonssikkerhetsrisikoer ved reisen.
- Ha kontakt med den reisende under reisen
7.3 Sikkerhetsleder:
- Bistå i risikovurderinger ved behov
- Følge opp henvendelser på beredskapsmail
- Informasjonssikkerhetsleder eller andre med delegert ansvar:
- Vurdere behov for ulike tiltak
- Uttak av data fra enheter gjøres i samråd med UiAs IT-sikkerhetspersonell, og kontrolleres for ondsinnet programvare. USB-enheter som tas med hjem fra høyrisikoland skal destrueres.