Sikker kommunikasjon og deling
Sende sensitiv informasjon til UiA-ansatte
Studenter og ansatte som har behov for å sende dokumenter internt til en UiA-ansatt på en sikker måte, kan benytte seg av tjenesten Sikker kanal i ServiceNow som et foretrukket alternativ til e-post og 7-Zip.
Deling via e-post
E-post som kommunikasjonsmåte er egnet til kommunikasjon med eksterne som ikke har Teams, og til enveiskommunikasjon. For samarbeid er Teams en bedre løsning. Vis varsomhet ved å sende vedlegg på e-post - hvis vedlegget inneholder personopplysninger kan det ikke sendes ut av organisasjonen uten at det er oppgitt som en overføring eller databehandleroppdrag med avtale. Kontakt personvernombud for veiledning. Sensitive filer må aldri sendes på e-post uten ekstra kryptering, se info om 7zip.
7-Zip
Skal du sende eller oppbevare dokumenter som trenger ekstra beskyttelse, anbefaler IT-avdelingen å bruke 7-Zip.
Dette er en enkel og sikker måte å kryptere dokumenter på som sikrer at informasjon ikke kommer på avveie.
Finn brukerveiledninger for 7-Zip her
FileSender
Har du behov for å sende dokumenter som er for store for e-post, kan du benytte deg av FileSender via nettleser din.
Les mer om FileSender og om hvordan du tar den i bruk her.
Godkjente programvarer
Det er i dag flere ved universitetet som lagrer og deler dokumenter via for eksempel Facebook, Google Docs, Dropbox.
Det er ikke godkjent å bruke slike tjenester i jobbsammenheng, da UiA ikke har databehandleravtale med disse. Om du ønsker en oversikt over godkjente/ikke-godkjente programvarer kan du ta en titt på programvareoversikten.