Regnskapsskjemaer
Maler for internfaktura, massefakturering og Pindena finner du på dette området:
Skjema for elektronisk signering av regnskapsbilag finner du her:
Skjema for utleggsrefusjoner finner du her:
NB! For utleggsrefusjoner knyttet til en reise, må reiseregning benyttes.
Alle transaksjoner skal påføres en 4-sifret konto, som sier noe om hva slags kostnad/inntekt det er.
Det er viktig å bruke UiAs kontoplan når man skal angi konto på fakturaer (kontere). Pass på å ikke bare lese teksten på artskontoene - se også på kommentarene.
Inntekter føres på kontoer i intervallet 3000-3999. Her er det særlig viktig å skille mellom bidragsinntekter (konto 3400-3499), oppdragsinntekter (konto 3030, 3130, 3230 og 3237) og andre inntekter, og etter hvorvidt inntektene er MVA-pliktige (konto 3000-3099).
Investeringer (varige driftsmidler) føres på kontoer i intervallet 4700-4999. Dette gjelder gjenstander som har minst 3 års levetid, og som enten har en anskaffelseskost på minst kr 50000, eller er med i en pool/samlegruppe som til sammen har en anskaffelseskost på minst kr 50000.
- Kostnader som ikke regnes som investeringer, føres på kontoer i intervallet 6000-7999.
- Interne transaksjoner mellom enhetene på UiA føres på kontoer i intervallet 9000-9999.
Mer om registrering og avhending av gjenstander
Regnskapsfrister
Inngående fakturaer
Etter at en faktura er ferdig attestert og anvist, sendes den til etterkontroll på regnskapskontoret, og deretter til remittering (utbetaling). Som hovedregel gjøres remittering daglig. I ferieperioder gjøres det sjeldnere, men minst en gang i uka. For at en faktura skal komme med på neste remittering, bør den være ferdig anvist i UBW innen kl 14 dagen før remittering.
Utgående fakturaer
Etter at en salgsordre er ferdig attestert og anvist, sendes den til etterkontroll på regnskapskontoret, og deretter til fakturering. Fakturering gjøres minimum hver onsdag, og oftere ved behov. For at en salgsordre skal komme med på neste fakturering, bør den være ferdig anvist i UBW innen kl 14 dagen før fakturering.
Månedsavslutning
UiA rapporterer regnskapet til statsregnskapet månedlig. For at en faktura skal komme med på riktig måned, bør den være ferdig anvist i UBW innen kl 14 nærmeste virkedag til den 10. i etterfølgende måned. For avslutningen av april, august og desember gjelder egne frister, se nedenfor.
Tertial- og årsavslutning
UiA rapporterer regnskapet til Kunnskapsdepartementet hvert tertial, dvs. etter avslutningen av april, august og desember. Det utarbeides egne frister for avslutningen av hvert tertial. Disse fristene legges ut på Økonomiforum-teamet under Frister.
Kontaktpersoner
- Kontaktpersoner med attestasjonsmyndighet og BDM på fakultetene og avdelingene
- Full oversikt over personer med attestasjonsmyndighet og BDM (rolledatabasen)
Spørsmål?
- E-post
- geir.s.ostmoe@uia.no
- Telefon
- +47 38 14 12 93