For å kartlegge totale kostnader i eksternt finansierte forskningsprosjekter ved UiA, brukes TDI-modellen med leiested. Økonomiavdelingen har laget en egen opplæringspakke for ekstern finansiert virksomhet.
Det eksisterer en minimumsstandard for oppfølging av prosjektøkonomi. Denne skiller prosjektøkonomiens styringsprosess i tre faser:
1. Søknadsfase
Prosjektkategorisering - bidrag / oppdrag (BOA)
Så snart prosjektleder har besluttet å søke, skal prosjektøkonom/controller involveres for å avklare prosjektkategori, kvalitetssikre søknadsbudsjett, samt sikre at prosjektets økonomi og faglige relevans er godkjent av prosjekteier (fakultetsdirektør/instituttleder). Dette skal gjøres før søknaden sendes
Utkast til søknadsbudsjett skal kvalitetssikres av prosjektøkonom/controller ved fakultetet minimum 2 uker før fristen ved NFR-prosjekter og 1 mnd før fristen ved EU-prosjekter. For mer informasjon, se kvalitetssikringsrutinen for eksterne prosjekter.
Definisjoner
I økonomireglementet for staten og internt ved UiA, betegnes eksternt finansiert virksomhet med «bidrags- og oppdragsaktivitet (BOA)». Det skilles mellom ulike typer BOA:
- Bidragsfinansiert aktivitet: prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder til sine egne aktiviteter, uten at det foreligger krav om leveranse fra institusjonen når avtale om støtte inngås. Dette kan være støtte fra for eksempel NFR, EU eller HK-DIR.
- Oppdragsfinansiert aktivitet: prosjekter som institusjonen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger et krav om leveranse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås.
- Andre inntekter:
- Salg: Aktivitet som etter sin art og omfang ikke naturlig kan klassifiseres som oppdragsfinansiert aktivitet kan i de fleste tilfeller klassifiseres som salg. Dette vil gjelde aktiviteter av mindre omfang der det forekommer transaksjoner, men der det ikke er naturlig eller hensiktsmessig å etablere den formelle dokumentasjonen som kreves for oppdragsfinansiert aktivitet.
- Gave: midler som tilflyter institusjonen i den hensikt å styrke den økonomisk. Det må ikke være bindinger på gaven slik at den anses som betaling for ytelse til giveren.
De ulike BOA-typene håndteres regnskapsmessig ulikt. Før avtaler inngås og prosjekter opprettes i UiAs regnskap, må BOA-typen være bestemt og ligge fast i hele prosjektperioden.
For mer informasjon, se Kunnskapsdepartementets reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet og UiAs BOA-reglement
Bidrag
Ved bidragsfinansierte prosjekter, beregnes kostnader ved hjelp av TDI-modellen. TDI står for tid, direkte og indirekte kostnader. Indirekte kostnader er kostnader som ikke synes som direkte kostnader i UiAs prosjektregnskaper, for eksempel areal, strøm og administrasjon. Indirekte kostnader omtales på UiA som overhead.
Satser for påslag for indirekte kostnader i 2026
For vitenskapelige årsverk utgjør total overhead (indirekte kostnad) 585 000 kroner, fordelt på tre satser:
- Indirekte kostnader, fakultet: 116 000 per vitenskapelig årsverk i prosjektet.
- Arbeidsplass-sats: 216 000 kroner per vitenskapelig, teknisk og administrativt årsverk i prosjektet.
- Indirekte kostnader, fellesadministrasjonen: 253 000 kroner per vitenskapelig årsverk.
For stipendiater er det utarbeidet egne satser, se kostnader doktorgradsstudenter.
Budsjettmaler
Det er laget budsjettmaler som kan brukes ved budsjettering av eksternt finansierte prosjekter. Det er egne budsjettmaler for blant annet NFR og EU.
Utdanningsprosjekter:
- På SIU-prosjekter skal også TDI-modellen brukes.
- Norgesuniversitetet skal budsjetteres uten indirekte kostnader.
Leiested - infrastrukturkostnader
Infrastrukturkostnader utgjør en direkte kostnad i form av leiested.
Oppdrag
I oppdragsfinansierte prosjekter, budsjetteres de vitenskapelige og administrative timesatsene i henhold til UiAs timepriser 6-2.
Det må foretas en vurdering hvorvidt prosjektet er avgiftspliktig eller ikke.
2 Oppstart og gjennomføring
Før oppstart skal det gjennomføres oppstartsmøter der en går gjennom kontrakten og en detaljert gjennomgang av budsjettet.
I oppstartsfasen skal prosjektleder, i dialog med økonomicontroller ved fakultetet, avklare planen for økonomisk oppfølging av prosjektet gjennom hele prosjektets levetid, blant annet gjennom rapportering.
Økonomicontroller sørger for at det blir opprettet prosjekt, og videreformidler prosjektnummer til prosjektleder.
Prosjektoppretting
Fakultetet har ansvar for at prosjektbeskrivelse, prosjektbudsjett og kontrakt er signert og sendt til arkivering.
Fakultetets prosjektøkonom/controller oppretter prosjektet i UBW prosjekt i henhold til følgende brukerveiledning. Det som trengs av vedlegg er signert kontrakt og eventuelt momsskjema.
Prosjektøkonom/controller informerer prosjektleder om prosjektnummer.
Ved endring av opprinnelig kontrakt, må oppdatert versjon sendes til regnskapskontoret.
Dersom UiA er koordinator på et samarbeidsprosjekt der beløpene er i euro, kan man bruke en eurokonto som innbetalingskonto slik at ikke UiA tar valutarisiko på beløpene som skal videreformidles. Det må i så fall avtales med regnskap
Gjennomføring
I gjennomføringsfasen skal prosjektøkonom/controller gi prosjektleder løpende oppfølging av prosjektøkonomien, samt støtte til ekstern og intern rapportering. På alle prosjekter skal kostnader/timer føres i henhold til TDI-modellen, minimum hvert tertial, uavhengig av finansieringskilde.
For Horisont Europa-prosjekter (samt Marie Sklodovska-Curie) er det utarbeidet egne rutiner for gjennomføring.
Det vil komme tilsvarende rutiner for de ulike NFR-kategoriene. Dette gjelder også for Interreg og Erasmus+ og SIU.
Timelister - Horisont Europa (HEU)
Har du fått tilslag på et HEU-prosjekt, er det viktig at det blir ført daglige timelister på prosjektet. Økonomiseksjonen har utarbeidet en ferdig mal som kan brukes til dette.
Timene belastes i UBW Prosjekt.
Innkjøp i prosjekter
Dersom universitetet får tildelt midler fra eksternt finansierte prosjekter som for eksempel EU eller NFR, så gjelder lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
Dette betyr at alt kjøp av varer og tjenester i slike prosjekter i utgangspunktet skal konkurranseutsettes.
Overføringer mellom deltagere i prosjektet behøver ikke konkurranseutsettes og er også fritatt merverdiavgift. Dette forutsetter at man allerede i søknaden om prosjektmidler klart definerer hvem som er Prosjekteier og hvem som er Partnere i prosjektet.
Dersom en tredjepart for eksempel er nevnt i søknaden som en deltager i prosjektet, men ikke oppført som Partner, så skal tjenesten som denne tredjeparten tilbyr konkurranseutsettes dersom det ikke finnes andre unntaksbestemmelser i regelverket som kan anvendes.
Det gjøres oppmerksom på at det er bare innkjøpskontoret som skal gjøre vurderinger på om disse unntaksbestemmelsene kan benyttes. Det er derfor viktig at dere tar kontakt med oss tidlig i planleggingsfasen slik at en vurdering kan gjøres.
Ved kjøp av varer og tjenester til prosjektet skal man følge universitetets ordinære innkjøpsrutiner. Det vil si at universitetets innkjøpsavtaler (eks. IT-utstyr, blomster, reisebyrå) skal benyttes. Ved kjøp hvor avtaleverdien overstiger kr. 100 000,- eks.mva skal Innkjøpskontoret kontaktes.
Avtaleverdi kan enten være et enkeltkjøp på over kr. 100 000,- eks.mva., eller at man i løpet av en periode over flere år skal kjøpe varer eller tjenester hvor den samlede verdien overstiger kr. 100 000,- eks.mva.
Fordelen med å følge universitetets innkjøpsrutiner er at man sikrer at man får riktig vare eller tjeneste til en god pris basert på en kontrakt som ivaretar gode merkantile og juridiske betingelser. Samtidig sikres etterlevelse av lovverket for Offentlige Anskaffelser som universitetet plikter å følge.
Ved bestilling av varer eller tjenester skal universitetets bestillingssystem brukes. Kontakt din fakultetsadministrasjon for mer informasjon.
3 Avslutningsfase
I avslutningsfasen skal prosjektøkonom/controller ved fakultetet, i dialog med prosjektleder, avklare hvorvidt prosjektet kan avsluttes, eller om det er grunnlag for en prosjektforlengelse.
Prosjektøkonom/controller må sjekke prosjektets levetid. Denne skal normalt være 6 måneder etter avtalt sluttdato (12 måneder for EU-finansierte prosjekter). Dette er for å få med alle kostnader som tilhører prosjektperioden.
Når prosjektaktiviteten er bekreftet avsluttet, skal prosjektøkonom/controller bistå prosjektleder i å utarbeide en økonomisk sluttrapport for prosjektet. For EU-prosjekter skal økonomiavdelingen godkjenne den økonomiske sluttrapporten (Form C).
Regnskapsmessig avslutning
Fakultetets prosjektøkonom/controller må i samarbeid med prosjektleder påse at alle økonomiske transaksjoner er ført.
Ansvar: Fakultetets prosjektøkonom/controller og prosjektleder.
Frist: Løpende ift finansiørs krav til rapportering.
Sluttrapportering til ekstern finansiør
Faglig og økonomisk sluttrapportering må skje i henhold til finansieringskildens rapporteringskrav.
Ansvar: Fakultetets prosjektøkonom/controller og prosjektleder.
Stengning av prosjekt regnskapsmessig
Prosjektene stenges for bilagsføring etter prosjektperiodens slutt, dersom ikke endringer er meldt inn.
Prosjektøkonom/controller skal lage avslutningsbilag med utgangspunkt i denne malen Dokument: "Internfaktura prosjektavslutning".
Etter at bilaget er ført, skal prosjektøkonom/controller sende mail til regnskapskontoret at prosjektet kan stenges. Regnskapskontoret avslutter prosjektet.
Ansvar: fakultetets prosjektøkonom/controller og regnskapskontoret.