UiA har avtale med AirPlus og ønsker at alle ansatte som reiser i jobbsammenheng søker om å få et slikt kredittkort. Dette er et kort med firmaansvar hvor UiA er kredittansvarlig, men det utstedes i den ansattes navn. Årsavgift betales av UiA.
Kortet brukes til egne reiser og utlegg som naturlig er tilknyttet reisen, for eksempel transport, overnatting og mat.
Kortet kan ikke brukes til private utgifter eller kontantuttak.
Kortet skal ikke brukes til kjøp av varer/tjenester/programvare i forbindelse med din stilling på UiA.
Faktura sendes fra AirPlus til privatadresse/e-faktura og betales av den ansatte. Lever reiseregning så raskt som mulig etter reisen er avsluttet. Utbetalt reiseregning fra UiA skal benyttes til å betale faktura fra AirPlus.
UiA bruker ordningen Book Now-Pay later fra AirPlus. Det innebærer at flyreisen belastes kortet og faktureres etter at flyreisen er gjennomført. Book Now-Pay Later gjelder når det er mer enn 14 dager fra bestilling til avreise og maks 6 måneder frem i tid. Kredittkortet må være registrert i egen profil hos Berg-Hansen for at Book Now-Pay Later skal fungere.
Bestill kort
Ved å bestille kredittkortet, godtar du også Retningslinjer for bruk av Universitetet i Agder sitt firmakort.
Bruk av kort
Når du har fått firmakort plikter du å bruke dette til betaling av reise. Registrer derfor kortnummeret ditt i din reiseprofil hos Berg-Hansen.
Husk at du først må aktivere kortet ditt før du registrerer det i reiseprofilen. Det gjør du ved å svare på SMS fra AirPlus om å velge egen PIN-kode eller vente til du mottar kort med tilfeldig PIN-kode og så logge deg på hjemmesiden til AirPlus og slå inn koden.
Registrere kort hos Berg-Hansen
- Logg inn hos Berg-Hansen
- Gå til din profil og velg Kredittkort
- Registrer kortet
- Velg ditt kort (CA xxxxxxxxxxx) som Betalingsmåte for Forretningsreiser og Garanti for hotell og leiebil.
Det er spesielt viktig å få med Garanti for hotell/leiebil da hoteller i utlandet/leiebilselskaper, men også i Norge, krever kredittkortgaranti ved bestilling. Det kan lage unødvendig mye styr å ikke ha valgt at kortet skal brukes til dette. - Firmakonto skal kun brukes ved gruppereiser og av UiA sine reisebestillere ved bestilling av reiser for tilreisende som UiA skal betale for (timelærere, gjesteforelesere og andre besøkende).
Kredittkort og reiseforsikring
Du er forsikret av kredittkortselskapet når:
- du bruker kredittkortet på 50 % eller mer av transportkostnaden på reisen og
- reisen foregår med offentlig transportmiddel
Forsikringen gjelder på tjenestereiser av inntil 90 dagers varighet. Forsikringen gjelder for kortinnehaver som er bosatt i Norden, og er medlem av Folketrygden eller tilsvarende ordning i det nordiske hjemlandet.
Vær oppmerksom på at mange private forsikringer ikke dekker tjenestereiser.
Les mer om
- Forsikringsvilkårene (NB. Ikke bruk skademeldingsskjemaet på denne siden)
- Skademeldingsskjema
- UiAs informasjon om reiseforsikring
Registrer kredittkortet i DFØ-appen eller ansattportalen ESS
Kredittkortet gjør det enklere og mer praktisk for både UiA og arbeidstaker å bestille og gjennomføre jobbreiser.
- I DFØ-appen: Gå til Mine opplysninger > Bank > og registrer kortet.
- I ESS: Gå til Arbeidsforhold – Mine opplysninger – Bank – og registrer kortet.
Når du har registrert kortet i DFØ/ESS, kan du hente korttransaksjonene dine og legge dem inn i reiseregningen direkte.
Faktura og betaling
Faktura sendes til - og betales av kortinnehaver, men UiA er kredittansvarlig.
Ved betalingsmislighold sperres kortet for videre bruk.
Reiseregning
Etter reisen er gjennomført skal du snarest mulig levere reiseregning i ESS.
Skal du avslutte ditt arbeidsforhold ved UiA?
Gi beskjed til avtalens kontaktperson for avslutning av kredittkortavtalen.
Informasjon fra AirPlus
Nye betalingsprosesser og digitale påminnelser for AirPlus
Den europeiske banktilsynsmyndighet (EBA) har skjerpet standardene for hvordan banker skal identifisere ubetalte fakturaer. De nye reglene innebærer at individuelle ubetalte fakturaer kan påvirke kort-engasjementet. For å unngå å havne i en slik situasjon, skal nye betalingsprosesser og interne rutiner i bedriftene følge opp at kortinnehavere betaler til rett tid.
Nye prosesser og rutiner for kortinnehavere og administratorer
Med bakgrunn i dette innfører AirPlus digitale påminnelser for å få en raskere dialog med kortinnehavere og administratorer. Dette skjer i form av SMS og e-post til kortinnehaverne og bedriftens utpekte kontaktpersoner. Fysiske brev vil også benyttes i kommunikasjonen. I tillegg finner administratorene all informasjon om forfalte fakturaer i AirPlus Portal, slik at de raskt kan kontakte de aktuelle kortinnehaverne.
Viktig å oppdatere kontaktopplysninger
For å sikre prosessen er det viktig at alle kortinnehavere til enhver tid sørger for å ha e-postadresser og telefonnumre oppdatert. Dette gjøres raskt og enkelt i AirPlus-appen.
AirPlus anbefaler alle kortinnehavere å bruke AirPlus-appen som du kan laste ned fra App Store og Google Play. I appen vil du få full kontroll over bl.a.:
- Oversikt over saldo og transaksjoner
- Tilgang til Pin-koden
- Kortfakturaer
- Mulighet til å sperre kort
- Varsler om viktige korthendelser
I tillegg bør du opprette e-faktura eller avtalegiro i din nettbank slik at du ikke belastes for papirfaktura-gebyr. Papirfaktura-gebyr betales av den ansatte.
Kontakt ved spørsmål
- E-post
- ivar.paulsen@uia.no
- Telefon
- +47 38 14 11 11