Disse retningslinjene gjelder firmakort med bedriftsansvar (heretter: firmakort). Retningslinjene er utarbeidet i samsvar med rundskriv R-105 datert 11.11.2015.
Firmakort med bedriftsansvar er et kredittkort som er utstedt på UiA som er betalingsansvar. Kortet er utstedt på Universitet, men knyttet til en ansatt. Ved bruk av firmakort slipper den ansatte selv å inngå avtale med kredittkortleverandør. Det er UiA som har betalingsansvar og således blir kredittvurdert, ikke den ansatte. Og den ansatte står ikke selv økonomisk ansvarlig for bruken. Kortet er imidlertid knyttet til en ansatt, hvorav både den ansatte sitt navn og universitetet sitt navn står på kortet.
Bruk av kortet
Kortet skal som hovedregel kun brukes til reiser og skal derfor legges inn i profilen hos det til enhver tid gjeldende reiseoperatør ved UiA. Dersom kortet skal anvendes til annet formål enn reise skal dette i avtales skriftlig med nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet (heretter BDM). Innenfor disponeringsmyndigheten på en reise omfattes også utlegg som faller naturlig innunder reisevirksomhet, herunder fly, hotell, måltider etter statens satser. Det samme gjelder for andre utlegg enn reise såfremt det er godkjent. Utover dette skal kortet ikke brukes. Vi minner om at ved alle kjøp av varer og tjenester utenom reise skal bestillingsskjema brukes.
Retningslinjer for firmakort ved UiA skal anvendes ved enhver bruk av firmakortet. Den ansatte trenger likevel godkjenning fra nærmeste leder hver gang kortet skal brukes. Dette viderefører praksisen vi har i dag, og medfører ingen reell endring.
Den ansattes disponeringsmyndighet
Utlevering av firmakortet innebærer at den ansatte har disponeringsmyndighet over kortet, det vil si at den ansatte er ihendehaver av kortet. Som ihendehaver av firmakortet er du til enhver tid ansvarlig for en sikker oppbevaring av kortet og ikke gi andre tilgang til kortet.
Den ansatte har ikke adgang til å bruke kortet til private utgifter. Firmakortet skal kun brukes til utlegg som vedrører UiA. Dersom den ansatte bruker kortet privat med forsett om å tilegne seg økonomiske midler fra UiA til seg selv eller andre, er dette å anses som misbruk av kortet, uavhengig av beløpets størrelse. Det er heller ikke tillatt å heve kontanter med kortet. Dersom kortet misbrukes er dette å regne som underslag jf. Straffelovens § 324 bokstav b og vil medføre konsekvenser avhengig av misbrukets art. Misbruk vil også kunne få konsekvenser for ditt arbeidsforhold.
Oppgjør
For å få beløpet refundert fra UiA oppretter den ansatte en reiseregning, eller reisesøknad dersom det er en reise frem i tid som vanlig. Oppgjør av reiseregninger skjer hver 14. dag. Ansatte får penger før faktura forfaller, og plikter å betale med UiA sine penger. Ved kjøp der Universitetets kort er benyttet , mottar den ansatte selv faktura for kjøpet. Det blir dermed slik at den ansatte selv plikter å betale faktura fra kredittselskapet før forfall. Det vil ikke være mulighet å få betalingsutsettelse fra kredittkortselskapet. Det er mulig å reistrere egen konto for utbetaling av reise. Dette gjør man ved å gå inn i ESS under «Ansatt selvbetjening» - «egne data» -«personlig profil» - «bankforbindelse/reiseutgifter»
Administrasjon og forsinkelsesrente
Universitetet har adiministratortilgang til kortbruken, og har til enhver tid oversikt over antall aktive kort. Administratoradgangen innbefatter også kontroll av bruken av kortet. Dette vil kun utøves dersom det er hensiktsmessig og nødvendig, eksempelvis dersom en faktura ikke betales. Dersom faktura ikke betales, vil det først gå purring direkte til den ansatte. Dersom første purring ikke betales, sendes det en andre purring til UiA. Dersom beløpet ikke betales etter 14 dager fra den andre purringen blir kortet sperret.
Den ansatte plikter å levere reiseregning eller reiseøsknad innen rimelig tid. Når dette er gjort, er det UiA sitt ansvar å foreta utbetaling til den ansatte for reiseregningen/reisesøknaden før faktura fra kredittselskapet forfaller. Den ansatte plikter med UiA sine penger å utbetale skyldig beløp til kredittkortselskapet. Hva gjelder forsinkelsesrenter, kan dette påføres neste reiseregning dersom UiA er årsaken til for sen innbetaling. Imidlertid gjelder ikke dette dersom det er forhold på den ansatte sin side som gjør at forsinkelsesrente påløper, da vil dette måtte dekkes av den ansatte selv.
Kredittkortselskapets kontovilkår
UiA har på vegne av den ansatte gjort seg kjent med kredittkortselskapets kontovilkår og er ansvarlig for overholdelsen av disse. Det anbefales likevel at den ansatte gjør seg kjent med sine plikter som «kortinnehaver» som følger av kredittkortselskapets brukervilkår.