Retningslinjer for saksbehandling av varsel om kritikkverdige forhold på UiA

Det vises til arbeidsmiljøloven (aml) § 2A, samt universitets- og høyskolelovens (UH-loven) § 10-4.

Kristian Solaas

Likestillingsrådgiver

E-post

kristian.solaas@uia.no

Telefon

+47 38 14 19 71

Hans Petter Thorvaldsen

Fagansvarlig personal

E-post

hans.p.thorvaldsen@uia.no

Telefon

+47 38 14 12 66

Isabella Collett Sikel

Personalrådgiver

E-post

isabella.c.sikel@uia.no

Telefon

+47 38 14 25 69

Både ansatte, studenter og eksterne kan varsle om mulige kritikkverdige forhold ved UiA. Retningslinjene gjelder for ansatte, anonyme og eksterne, samt regulerer grensesnittet for varslinger mellom ansatte og studenter.

Retningslinjene er en veileder for ledere som mottar varsler om mulige kritikkverdige forhold, samt for saksbehandlere som skal saksbehandle slike saker. Ledere og saksbehandlere skal også være kjent med «Si ifra systemet» og beskrivelser av dette systemet, samt om varsling på UiA.no. Det er spesielt viktig for ledere å være klar over de ansattes rettigheter og plikter ved varsling.

Husk at det er en helhet i retningslinjene, slik at ukritisk bruk av ett underpunkt i listen kan føre til at en mister sentral informasjon og rammer i vurdering og saksbehandling.

1. Sentrale definisjoner, begreper og roller

Riktig og lik forståelse av sentrale definisjoner og begrep er viktig for å sikre enhetlig håndtering og saksbehandling av varsler. De mest sentrale begrep er:

Varsling

Varsling er at en ansatt, student eller ekstern sier ifra om mulige kritikkverdige forhold. Det er ingen formkrav til et varsel. Det kan varsles via «Si ifra» systemet, e-post, muntlig eller skriftlig til ledere, til ansatte innen personal, verneombud, tillitsvalgte eller til studentombud. Se også aml § 2A.

Kritikkverdige forhold

Med «kritikkverdige forhold» menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer ved UiA eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet. Se også aml § 2A-1. For eksempel:

• Fare for liv og helse (kan også være en HMS-observasjon)
• Fare for klima og miljø (kan også være en HMS-observasjon)
• Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
• Myndighetsmisbruk
• Uforsvarlig arbeidsmiljø (f.eks. mobbing, trakassering, rusmisbruk eller dårlig arbeidsmiljø)
• Seksuell uønsket oppmerksomhet eller seksuell trakassering
• Brudd på personopplysningssikkerheten (kan også være en HMS-observasjon)
• Alvorlige brudd på UiAs interne retningslinjer, herunder UiAs etiske retningslinjer og verdier.

Eksempler på ytringer som i utgangspunktet ikke regnes som varsling etter arbeidsmiljølovens regler, er forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold, slik som misnøye med egen lønn, stilling, arbeidstid, arbeidsoppgaver ol.

Varslingsråd – ansatte

Varslingsrådet er en gruppe fagpersoner i personal- og organisasjonsavdelingen (PO), som på vegne av personal- og organisasjonsdirektør (PO-direktør), mottar og vurderer alle meldinger/varsler om mulige kritikkverdige forhold fra ansatte, anonyme og/eller eksterne. Etter vurdering sendes det til fakultetsdirektør/avdelingsdirektør som saksansvarlig for videre saksbehandling – evt. til «varslingsråd for studenter».

Varslingsrådet gir ledere og saksbehandlere veiledning og sørger for at varsel behandles innen rimelig tid, samt fører oversikt og statistikk over virksomhetens totale mottatte varsler.

Varslingsråd – studenter

En gruppe fagpersoner i utdanningsavdelingen (UA), som mottar og vurderer alle studentvarsler som registreres i «Si ifra» varslingssystemet. Basert på deres vurdering sendes det til fakultetsdirektør/avdelingsdirektør/utdanningsdirektør som saksansvarlig – evt. til «varslingsråd – ansatte» dersom det varsles på ansatte. For detaljer se retningslinjer for behandling av studentvarsler.

Saksansvarlig og ansvar

Saksansvarlig er fakultetsdirektør etter fullmakt fra dekan, alternativt avdelingsdirektør eller PO-direktør. Saksansvarlig utpeker en godkjent saksbehandler og skal ta stilling til saksbehandlingens konklusjon. Ved alvorlige saker sender saksansvarlig saken videre til dekan, PO-direktør eller Universitetsdirektør.

Ved behov skal saksansvarlig innhente råd fra PO. Ved utvelgelse av saksbehandler skal det både vurderes faglig innsikt i hva varslet omfatter, men også eventuelle rollekonflikter som kan påvirke ivaretakelse av varsler/omvarslet og deres krav på et forsvarlig arbeidsmiljø.

Saksbehandler

Saksbehandler er den saksansvarlig utpeker til å saksbehandle et varsel på sine vegne. Saksbehandler skal undersøke og behandle varselet etter disse retningslinjer, og skal utarbeide en anbefaling til saksansvarlig. Den enkelte saksbehandler er selv ansvarlig for å vurdere egen habilitet og kompetanse.

Aktivitetsplikt – rimelig tid

Når det er varslet om kritikkverdige forhold, plikter UiA som arbeidsgiver å sørge for at varselet innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt (se også aml § 2A-3). I behandlingen av et varsel bør partene i saken få skriftlig informasjon om antatt behandlingstid, samt informasjon dersom forsinkelser oppstår.

Tid vurderes som en vesentlig belastning for parter i en varslingssak, og kan også påvirke arbeidsmiljøet i involvert enhet. Dersom et varsel ikke er ferdig behandlet innen 3 måneder, bør både varsler og omvarslet informeres om årsak og antatt gjenstående behandlingstid. Det skal samtidig vurderes på nytt om det er behov for å iverksette tiltak knyttet til ivaretakelse av partene og/eller arbeidsmiljøet.

Omsorgsplikt

Som arbeidsgiver har UiA ansvar for at både varsler og omvarslet har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (og læringsmiljø for studenter).

Gjengjeldelse

Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler er forbudt, se også aml § 2A-4 (1). Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge eller reaksjon på at arbeidstaker har varslet, se også aml § 2A-4 (2). Dersom det er nødvendig skal UiA, som arbeidsgiver, sørge for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.

Kontradiksjon

Kontradiksjon er partenes rett til å gjøre seg kjent med saken og komme med sin fremstilling av den. Alle parter i en sak har rett til å uttale seg. Omvarslet skal derfor alltid informeres om et varsel. Slik informasjon bør gis så tidlig som mulig.

Taushetsplikt

Alle ansatte ved UiA er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at opplysninger i varslingssaker deles med andre ansatte internt så lenge det er nødvendig for saksbehandlingen. Taushetsplikten innebærer at ansatte ved UiA skal hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til varslets innhold og involverte parter, f.eks. om noens personlige forhold. I noen tilfeller vil ansatte ha varslingsplikt, og varslingsplikten vil da gå foran taushetsplikten.

Verneombud skal i alle tilfeller gis generell informasjon om forhold som påvirker det totale arbeidsmiljøet.

Anonyme varsler

Ved UiA er det anledning til å varsle anonymt via «Si ifra» systemet. Som arbeidsgiver har UiA plikt til å undersøke anonyme varsler. Anonymitet vil likevel ofte begrense muligheten til å undersøke eller avklare innholdet i varslet.

Det er ikke et krav at varsler oppgir navn på omvarslet, men dette vil på samme måte som ved anonyme varsler begrense mulighet til å undersøke varselet. UiA ønsker primært at det varsles med fullt navn. PO-direktør er normalt saksansvarlig for anonyme varsler.

Habilitet

Den eller de som skal saksbehandle og håndtere et varsel på vegne av UiA, skal være habile, se også forvaltningsloven. Dette betyr at det ikke skal være forhold eller omstendigheter som kan svekke tilliten til at de som undersøker og håndterer et varsel er upartiske og uten interesser i saken. At habilitet er vurdert skal fremkomme i saksbehandlingen.

Den enkelte leder og saksbehandler vurderer sin egen habilitet. Saksansvarlig har også en plikt til å vurdere mulige rollekonflikter ved utvelgelse av saksbehandler. Dersom det er tvil om habiliteten, skal spørsmål om habilitet diskuteres med PO.

Saksbehandler og leder bør også vurdere om behandling av en sak kan påvirke leder og/eller saksbehandlers tillit til å utøve daglige leder- og arbeidsoppgaver overfor varsler og omvarslet. Dette inkluderer også omsorgsplikten og krav til et forsvarlig arbeidsmiljø for varsler og omvarslet.

Tillitsvalgt

Tillitsvalgte representerer sitt medlem som er en part i en sak, og har ikke en rolle i saksbehandling av et varsel.

Verneombud

Verneombud skal informeres om et varsel dersom det kan påvirke arbeidsmiljøet (både lokalt og sentralt). Verneombud har plikt til å varsle arbeidsgiver om mulige kritikkverdige arbeidsforhold og påstander om lovbrudd. Verneombud har ikke plikt til å informere om eventuelle varsleres identitet.

2. Ansvar, registrering, dokumentasjon og arkivering

Ansvar

Som arbeidsgiver plikter UiA å ha et system som sikrer at varsler om mulige kritikkverdige forhold meldes, undersøkes, avdekkes og at et eventuelt kritikkverdig forhold opphører, se også arbeidsmiljøloven, Arbeidstilsynet og Statens personalhåndbok.

Universitetsdirektøren har ansvar for at UiA anvender et system som både registrerer og håndterer varsler om mulige kritikkverdige forhold. Ansvar for håndtering av varsler, utarbeidelse og forvaltning av varslingsrutiner, samt oppfølging av at ledere og saksbehandleres kompetanse, knyttet til varslingssaker, er delegert til PO-direktør.
Tilsvarende er ansvar for håndtering av varsling om kritikkverdige forhold relatert til studenter delegert til utdanningsdirektør.

Det er ledere med HMS- og personalansvar (dekaner og avdelingsdirektører) som i utgangspunktet har ansvar for varslingssaker innen egen enhet. Etter «Bestemmelser om organisering av fakultetene ved Universitetet i Agder» har fakultetsdirektører ved fakultetene fått delegert myndighet og vil derfor være saksansvarlige for mottak av varsler ved enheten samt å sikre forsvarlig saksbehandling.

Alle ansatte og studenter har et klart og individuelt ansvar for å varsle om kritikkverdige forhold. I noen tilfeller har også ansatte og utvalgte stillingskategorier en utvidet varslingsplikt.

Varsler mot UiAs øverste leder (rektor og universitetsdirektør) skal sendes til styreleder for Universitetsstyret for behandling. Normalt gjøres da saksbehandlingen eksternt.

Registrering, dokumentasjon og arkivering

Alle varslingssaker skal registreres via nettbasert skjema i «Si ifra» systemet – enten av varsler selv, av ledere eller andre som mottar varsling muntlig/skriftlig/via Teams/e-post. Er saken opprinnelig registrert som et HMS-avvik vil «Behandlingsrådet for HMS-observasjober» omklassifisere det slik at det registreres i system for varslingssaker og legges frem for varslingsrådene. Dette er viktig for både registrering, senere dokumentasjon, og for å sikre en god oppfølging. Ledere som mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, skal føre en hendelseslogg fra tidspunktet forholdet er kjent – og dokumentere aktiviteter og samtaler i saken. Dette innholdet skal arkiveres eller oversendes saksbehandler slik at det inngår i saksbehandlingen.

Alle varsler som registreres via nettbasert skjema i «Si ifra» systemet blir arkivert, selv om en vurdering viser at det skal saksbehandles som annet enn en varslingssak.
Dersom det i en varslingssak konkluderes med at det har skjedd tjenesteforsømmelse, skal en eventuell personalsak registreres som ny sak, slik at forvaltningsloven og statsansatteloven følges.

3. Prinsipper for oppfølging av mottatt varsel

Et varsel om kritikkverdig forhold skal håndteres forsvarlig. Verken varslerens eller omvarslers identitet skal være kjent av flere enn de som har tjenstlig behov i forbindelse med saksbehandlingen. Kravet til forsvarlig saksbehandling, samt hvem i organisasjonen som har myndighet til å treffe nødvendige tiltak, gir en minimumsramme for hvem som må involveres.

Ved oppfølging av mottatt varsel gjelder forvaltningslovens regler for saksbehandling, herunder blant annet:

• Vedtak skal treffes etter at saken er tilstrekkelig opplyst.
• Alle berørte parter skal få anledning til å uttale seg og har rett til bistand av tillitsvalgt/tillitsperson.
• Partene har krav på innsyn i sakens dokumenter. Den som varsler er ikke part i saken, med mindre varselet gjelder varsler selv.
• Saksbehandling og beslutninger skal dokumenteres.

4. Oppfølging av varsler og omvarslet

UiA ønsker at både varsler og omvarslet skal bli godt ivaretatt. Begge parter har krav på et forsvarlig arbeidsmiljø. Saksansvarlig bør derfor være spesielt oppmerksom på dette ved valg av saksbehandler. 

Det er normalt fakultetsdirektør (etter fullmakt) og avdelingsdirektør som saksansvarlige, som har ansvaret for oppfølging både underveis i undersøkelsessituasjonen og etterpå. Dette inkluderer også å følge opp både varsler og omvarslet i etterkant for å sikre at situasjonen er forbedret dersom det er påvist brudd på lover og regler. Hvis lederen selv er berørt av varselet, skal en overordnet leder sørge for at både varsleren og omvarslet har et forsvarlig arbeidsmiljø.

Både varsler og omvarslet kan, som del av fastsatte rutiner, selv kontakte bedriftshelsetjenesten for samtaletimer etter gjeldende rammer. Saksansvarlig, evt. saksbehandler, har ansvar for å informere varsler og omvarslet om denne muligheten.

Forbud mot gjengjeldelse

«Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med §§ 2A-1 og 2A-2 er forbudt.» se også aml § 2A-4. Fakultetsdirektør (etter fullmakt) og avdelingsdirektør har hovedansvar for å sikre at varsler ikke opplever gjengjeldelse. Vernet etter aml § 2A-4 omfatter for eksempel trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering, advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering, suspensjon, oppsigelse, avskjed eller ordenstraff.

For å unngå spørsmål/tvil om gjengjeldelse er det viktig å ha et bevisst forhold til saksbehandlers funksjon knyttet til andre roller overfor parter under behandlingsperioden (f.eks. lønnsoppgjør, rekrutteringsprosesser mv.).

5. Mottak av varsel

Alle ansatte har rett til å varsle ved hendelser. Ved feil eller mangler på arbeidsplassen som kan føre til fare for liv og helse, har de også en varslingsplikt. Ledere, samt ansatte med HR funksjoner og verneombud, har en utvidet varslingsplikt sammenliknet med andre ansatte.

Det kan til tider være vanskelig å vite hva som er et varsel om mulig kritikkverdig forhold og hva som kun er tilbakemelding/klager fra ansatte/studenter på saker som ikke fungerer optimalt. En generell utfordring er at ansatte/studenter mener å ha sagt ifra om kritikkverdige forhold, men at saken ikke er behandlet videre. Det er derfor viktig å presisere at alle mottatte varslinger/meldinger skal tas på alvor og undersøkes uansett hvilken form de mottas i (e-post, brev, muntlig). Mottatte varsler skal derfor registreres i «Si ifra» systemet slik at det gjennomgår påkrevd vurdering med dokumentasjon og tilbakemelding til den som melder ifra. Dersom det foreligger et kritikkverdig forhold, må dette opphøre snarest mulig og eventuelle tiltak må iverksettes.

Dersom en ansatt mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, vil det i de fleste tilfeller være naturlig at vedkommende sender saken videre til sin nærmeste leder eller selv registrerer det i «Si ifra» systemet. Dette gjelder også dersom ledere eller verneombud mottar slike varsler.

Leder som mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, skal registrere dette i «Si ifra» systemet. Varselet blir deretter vurdert av varslingsrådet, som sender det til en saksansvarlig leder. Dette er fakultetsdirektør (etter fullmakt fra dekan) eller avdelingsdirektør for enhet hvor ansvaret for forholdet varslet omfatter hører hjemme.

Dersom leder mottar en melding om et forhold som ikke er et varsel, kan leder håndtere dette iht. de rutiner som gjelder for et slikt forhold uten at dette registreres i varslingssystemet, men skal da informere varsler om dette skriftlig. Dette kan f.eks. være et HMS-avvik, en personalsak, en konflikt, et kvalitetsavvik eller en klage. Er leder i tvil, eller varsler opprettholder sitt varsel, skal det registreres i «Si ifra» systemet og vurderes av varslingsrådet samt inngå i statistikk over mottatte varsler.

Leder som mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, skal sikre at de viktigste punktene er registrert/konkretisert, se også. «Hva bør varslingen inneholde?» i «Si ifra» systemet. Dette er viktig for å sikre sentral informasjon til videre saksbehandling.

Meldinger som registreres i «Si ifra» systemet som varslingsrådet har vurdert at ikke er et varsel, sendes videre til riktig mottaker for aktuell type sak. Slike meldinger skal fortsatt være registrert i systemet. Melder skal samtidig få tilbakemelding på hvor saken er sendt videre. Dette kan være:

• Enkeltsaker knyttet til forskningsetiske forhold. Disse sendes videre og håndteres i henhold til «Retningslinjer for behandling av saker vedrørende mistanke om vitenskapelig uredelighet ved Universitetet i Agder».
• Klagesaker knyttet til undervisning. Disse skal behandles i forhold til «Veiviser for oppfølging av faglærer som får klage på undervisning».
• HMS-avvik. Disse sendes videre til Behandlingsrådet for HMS-avvik og registreres samt behandles etter «Rutiner for saksbehandling av HMS-avvik».
• Driftsmeldinger om feil eller mangler ved inneklima, renhold, eller byggetekniske forhold. Disse sendes videre til E-vaktmester tjenesten.
• Klagesaker om forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold, slik som misnøye med egen lønn, stilling, arbeidstid ol. Disse skal behandles av leder etter gjeldende rutiner, se veiledning for ledere i konfliktsaker

Dersom leder som mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, er inhabil, må overordnet leder eller PO overta saken. Ansvarlig leder (evt. PO) har et ansvar for å finne ut hva klagen/varslet omhandler, hvordan den skal håndteres videre, om tiltak må settes i verk og/eller om saken må få følger for den som er anklaget. Saken skal registreres i «Si ifra» systemet og behandles deretter.

Dersom et varsel omfatter UiAs øverste ledelse, skal PO-direktør varsles og sende saken videre til leder for universitetsstyret som saksansvarlig, men også registrere den i «Si ifra» systemet. Dersom varslet skal undersøkes skal dette gjøres av ekstern part.

6. Saksbehandling

Innmelding

Mulige kritikkverdige forhold kan meldes/varsles ved å bruke «Si ifra» systemet som er tilgjengelig på uia.no, samt på intranettet. Det kan også meldes/varsles direkte til ledere, ansatte med HR- eller HMS-oppgaver, tillitsvalgte, verneombud og studentombud. Det kan varsles både muntlig, skriftlig, pr e-post, Teams etc. Varsler som ikke mottas via «Si ifra», skal etterregistreres. Felles registrering i varslingssystemet er sentralt for at UiA skal oppfylle sin plikt til systematisk oppfølging.

Det understrekes også at det alltid kan varsles eksternt til en offentlig tilsynsmyndighet eller en annen offentlig myndighet.

En arbeidstaker kan også varsle eksternt til media eller offentligheten for øvrig dersom:

1. arbeidstaker er i aktsom god tro om innholdet i varselet,
2. varselet gjelder kritikkverdige forhold som har allmenn interesse, og
3. arbeidstaker først har varslet internt, eller har grunn til å tro at intern varsling ikke vil være hensiktsmessig.

Behandling

Innmeldt varsel i «Si ifra» systemet blir automatisk formidlet til enten «Varslingsråd for ansatte» eller til «Varslingsråd for studenter». Varslingsråd for ansatte skal bestå av kvalifisert personell oppnevnt av PO-direktør. Utdanningsdirektør oppnevner varslingsråd for studenter samt har ansvar for rutiner for behandling av varsler fra studenter, se også. UH-loven.

Varslingsråd for ansatte skal

Vurdere innholdet i varslet, sikre at det er registrert og sende det videre til enheten som er berørt (enten fakultetsdirektør eller avdelingsdirektør).

Dersom varslingsrådet vurderer at det ikke er et varsel skal det omklassifiseres og sendes videre for riktig behandling/oppfølging. Varsler skal da informeres om dette, og evt. personopplysninger skjules. Som eksempel nevnes HMS-avvik, klage, konflikt mv.
Informere videre dersom et varsel vurderes som svært alvorlig.

Dersom et varsel vurderes som svært alvorlig eller leder for enhet (dekan eller avdelingsdirektør) er involvert, skal PO-direktør/utdanningsdirektør og ev. universitetsdirektør informeres – samt normalt også hovedverneombud/studentombud. Ved slike saker kan PO-direktør/utdanningsdirektør eller universitetsdirektør registreres som saksansvarlig. Dette gjelder også anonyme varsler hvor ansatte er involvert. Representanter for varslingsrådet kan da fungere som sekretærer/saksbehandlere i behandling og oppfølging av varselet. Evt. kan universitetsdirektør beslutte at varslet skal behandles eksternt.

Føre oversikt samt statistikk over totalt mottatte varsler ved UiA, behandlingstid og status på åpne/lukkende saker – inkludert oppfølging av at melder/varsler har fått tilbakemelding. Det er PO-direktør som rapporterer videre til universitetsdirektør og til AMU om saker er relatert til HMS.

Gi innspill til PO-direktør angående behov for opplæring og kompetanseheving av ledere og saksbehandlere – og evt. behov for justering av varslingsrutiner.

Saksansvarlig (fakultetsdirektør eller avdelingsdirektør) skal:

Utpeke saksbehandlere i egen enhet til å behandle varslingssaker. Normalt inngår fakultetsdirektør og HR-rådgiver i denne gruppen, men bør utvides med noen kvalifiserte ansatte som også har god kjennskap til enhetens fagområde(r).

Merk: PO-direktør utpeker saksbehandlere av varslingssaker i de fellesadministrative enhetene. Utdanningsdirektør utpeker saksbehandlere av varslingssaker for studenter som skal behandles av de felles administrative enhetene.

Sørge for at utpekte saksbehandlere gjennomgår opplæring fastsatt av PO-direktør, samt deltar i erfaringsmøter i regi av PO-avdelingen.

Informere verneombudet i verneområdet dersom det antas at arbeidsmiljøet påvirkes. Lokalt verneombud varsler hovedverneombud ved behov. Vurdering av taushetsplikt skal gjøres før slik informasjon sendes ut.

Saksbehandle og undersøke omvarslede forhold etter disse retningslinjer, og konkludere om forholdet er funnet kritikkverdig, uheldig eller påregnelig. Undersøkelsen skal gjøres innen rimelig tid, og parter i saken skal gis en skriftlig tilbakemelding på antatt behandlingstid. Det skal føres hendelseslogg i saken.

Sikre at både varsler og omvarslet blir ivaretatt under saksbehandlingen, og påse at gjengjeldelse mot varsler ikke forekommer. Både varsler og omvarslet skal ha et forsvarlig arbeidsmiljø.

Beslutte tiltak som skal sikre gjenoppretting dersom kritikkverdige forhold blir påvist. Dersom tiltak medfører reaksjoner mot ansatte skal disse registreres som personalsaker og behandles separat fra varslingssaken.

Følge opp gjennomføringen av de besluttede tiltakene. Ansvarlig leder med personalansvar har et oppfølgingsansvar på tiltak frem til gjenoppretting.

Lukke saken når saksbehandling er ferdig, og tiltak er besluttet. En sak skal lukkes enten når tiltak er registrert gjennomført eller at påkrevde tiltak er identifisert og registrert overført til ansvarlige i linjeorganisasjonen.

Sørge for arkivering av saksbehandlingen i arkivet, samt sikre tilbakemelding til varsler og eventuelle omvarslede.

7. Varsler fra studenter

For studenter gjelder egne rutiner for varsling om mulige kritikkverdige forhold, også regulert i UH-loven § 10-4 (2024).

Ved UiA er det et felles registreringssystem og rapportering av saker innmeldt av ansatte, studenter, anonyme og eksterne – hvor saker fordeles til hhv. «varslingsråd for studenter» og «varslingsråd for ansatte». Varsler fra og om studenter vurderes av «varslingsråd for studenter», mens varsler fra og om ansatte vurderes av «varslingsråd for ansatte». Dersom registrering i «Si ifra» systemet gjør at en melding burde vært vurdert av annet varslingsråd eller annen behandlingsinstans, skal mottakende varslingsråd sende dette videre.

Ved sammensatte saker koordinerer varslingsrådene seg imellom hvordan en sak skal undersøkes og følges opp.

Gjelder varselet utagerende studenter, finnes det egne retningslinjer for slike saker, ref. rutine for håndtering av utagerende studenter.

8. Undersøkelse

Oppfølging av et varsel om kritikkverdig forhold vil variere avhengig av alvorlighetsgrad og hva det handler om. Saksansvarlig leder har alltid ansvar for å undersøke et varsel i tilstrekkelig grad. Slik undersøkelse gjøres normalt av den saksbehandler som tildeles saken. Dette innebærer også et ansvar for å prøve å finne ut om det kan være andre lignende forhold knyttet til den omvarslede.

Hvis UiA bestemmer seg for å undersøke, skal omvarslet ha mulighet til å forsvare seg. Dette gjelder også varsler, dersom det kommer motanklager i løpet av undersøkelsesprosessen (se også kontradiksjonsprinsippet).

Undersøkelse kan gjøres ved individuelle samtaler med partene, samt eventuelle vitner for å få kartlagt hvilke faktiske hendelser som har forekommet. Undersøkelser av mer teknisk art kan også være aktuelt, for eksempel gjennomgang av dokumenter.

Mekling som metodikk for behandling av en varslingssak kan anvendes dersom det er mulig og hensiktsmessig. Alvorlige hendelser kan ikke mekles, for eksempel varsling om seksuell trakassering, økonomisk utroskap etc.

Faktaundersøkelse er en metode for å identifisere og undersøke kritikkverdige forhold. Metoden skal anvendes med forsiktighet på mindre alvorlige saksforhold idet den kan tilspisse og eskalere situasjonen. Metoden er egnet ved alvorlige saksforhold. Kun saksbehandlere med opplæring i metoden skal anvende den.

Kvantitative kartlegginger og kvalitative intervjuer kan anvendes ved større saksforhold som involverer miljøer og/eller enheter. Metodisk kompetanse kreves av de som gjennomfører slike undersøkelser.

9. Konklusjon: uheldig eller påregnelig

Når saken er ferdig undersøkt, skal saksbehandler vurdere om det foreligger uheldige og/eller kritikkverdige forhold (brudd på lover, regler, rutiner el.) og om varselet dermed gir grunnlag for oppfølging og iverksetting av tiltak. Dette skal fremkomme tydelig i saksdokumentasjonen som en anbefaling til saksansvarlig. Det er viktig at saksansvarlig tar et klart standpunkt og informerer om dette til de involverte.

Dersom undersøkelsen viser at anførte forhold er påregnelige (ikke kritikkverdige forhold) og gjenoppretting ikke er aktuelt, er det også viktig at dette videreformidles til både varsler og evt. omvarslet.

10. Gjenoppretting, oppfølging og kontroll

Dersom det foreligger uheldige eller kritikkverdige forhold, må forholdet opphøre og eventuelle tiltak iverksettes for å gjenopprette et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dette kan være oppfølging av arbeidsplassen, rutineendringer og/eller personaloppfølging, se «Veiviser for leder ved uakseptabel adferd». Dersom det viser seg nødvendig å gi formell reaksjon overfor en ansatt må dette gjøres innen rimelig tid. En reaksjon overfor en ansatt skal etableres som egen sak via leder med personalansvar, og er ikke en del av saksbehandling av varslingssaken.

Gjenopprettingstiltak avhenger av sakens art og kan variere fra organisatoriske tiltak til arbeidsmiljøtiltak. Eksempler på dette kan være strukturendringer, klargjøring av roller og ansvar, opplæringsaktiviteter, teamutvikling, megling/dialog mellom en eller flere ansatte, lederutviklingsprosesser.

Besluttede tiltak og ansvarlig for gjennomføring av tiltak skal dokumenteres i saksbehandlingen av varslingssaken. Effekten av besluttede tiltak må dokumenteres for å sikre varig forbedring. Ansvar og rammer for oppfølging og kontroll bør listes som eget tiltak i behandling av et varsel.

I noen tilfeller kan det også være aktuelt at saken settes til observasjon, for eksempel ved manglende dokumentasjon, når lignende klager/varsler er undersøkt tidligere eller det er behov for å avvente andre prosesser. Informasjon til involverte ansatte er da spesielt viktig.

11. Tilbakemelding, avslutning av saken og rapportering

Varsler skal ha tilbakemelding om at varselet er mottatt snarest og senest innen 7 dager. Aktuelle omvarslede bør også snarest og innen rimelig tid bli informert om varslet.

Alle parter i saken skal informeres om antatt saksbehandlingstid og oppdateres dersom det blir forsinkelser i saksbehandlingen, samt få informasjon når saken lukkes.
Når saken er avsluttet, skal varsler og omvarslet få tilbakemelding, uansett utfallet av behandlingen. Eksempel på svar avhenger av sak, men kan være:

• De forhold varselet berører er ivaretatt gjennom igangsatte tiltak.
• Varselet/klagen inneholder ikke tilstrekkelig informasjon til at undersøkelse kan foretas.
• De forhold melder har klagd på er å regne som påregnelige (ikke brudd på lover, regler, rutiner el).
• Varselet/klagen/gir ikke grunnlag for oppfølging i form av endrede rutiner.
• Varselet/klagen/gir ikke grunnlag for (annen) videre oppfølging i virksomheten.
• Varselet gjelder HMS-observasjon og vil registreres og vurderes iht. HMS rutinene for avvik – evt. som annen type hendelse (klage, konflikt, brudd på forskningsetiske normer mv.).

Sakens parter har som utgangspunkt rett på å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, se også forvaltningsloven § 18. I de tilfeller hvor det er utarbeidet en rapport, har partene rett til å gjøre seg kjent med rapporten og dens innhold. Det understrekes i denne sammenheng at dette er partsinnsyn, slik at rapporten i de fleste tilfeller vil være unntatt offentlighet, se også offentleglova.

Merk: Dersom varsler ikke er part i saken har vedkommende ikke rett på å vite resultat av behandlingen, men bør likevel få tilbakemelding på at saken er ferdigbehandlet.
PO-direktør skal informeres om alle varsler relatert til ansatte.

Alle saksbehandling skal arkiveres, inkludert dialog med partene, e-poster, referat fra undersøkelser, intervjuer og rapporter. Eventuell oppfølging av tiltak som det konkluderes med, skal behandles og arkiveres som egne saker.

PO-direktør skal føre samlet oversikt og statistikk over varslingssaker ved UiA, og fortløpende kunne informere universitetsdirektør om status på både tidligere avsluttende saker og pågående saker som er under behandling.