Retningslinjer for saksbehandling av varsel om kritikkverdige forhold på UiA – Studentsaker

Riktig og lik forståelse av sentrale definisjoner og begrep er viktig for å sikre enhetlig håndtering og saksbehandling av varsler. De mest sentrale begrep er:

Varsling

Varsling er at en student, ansatt eller ekstern sier ifra om mulige kritikkverdige forhold. Det er ingen formkrav til et varsel. Det kan varsles via "Si ifra"-systemet, e-post, muntlig eller skriftlig til ledere, ansatte med HR- eller HMS-oppgaver, studierådgivere, emneansvarlige, studieprogramledere, instituttledere, studenttillitsvalgte, Studentorganisasjonen i Agder (STA) eller til studentombud.

Kritikkverdige forhold 

Med "kritikkverdige forhold" menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer ved UiA eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet. Uttrykket "kritikkverdige forhold" skal forstås likt som i arbeidsmiljøloven § 2 A-1 andre ledd, jf. merknader til uhl. § 10-4 i Prop. 126L kap. 23. For eksempel:

• Fare for liv og helse (kan også være en HMS-observasjon)
• Fare for klima og miljø (kan også være en HMS-observasjon)
• Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
• Myndighetsmisbruk
• Uforsvarlig læringsmiljø (f.eks. mobbing, trakassering, rusmisbruk eller dårlig læringsmiljø), se uhl. §§ 10-1, jf. 10-3
• Seksuell uønsket oppmerksomhet eller seksuell trakassering, se uhl. § 10-3
• Brudd på personopplysningssikkerheten (kan også være en HMS-observasjon)
• Alvorlige brudd på UiAs interne retningslinjer, herunder UiAs etiske retningslinjer og verdier

Varslingsråd for studentsaker

Varslingsrådet mottar og vurderer, på vegne av utdanningsdirektøren, alle meldinger/varsler om mulige kritikkverdige forhold som gjelder studenter. Dette omfatter varsler fra studenter, ansatte, eksterne aktører og anonyme. Basert på deres vurdering sendes det til fakultetsdirektør/avdelingsdirektør som saksansvarlig – evt. til varslingsråd for ansattsaker dersom det varsles på ansatte. Varslingsrådet gir ledere og saksbehandlere veiledning og sørger for at varselet behandles innen rimelig tid, samt fører oversikt og statistikk over virksomhetens totale mottatte varsler.

Varslingsråd for ansattsaker

Et tilsvarende varslingsråd mottar og vurderer, på vegne av personal- og organisasjonsdirektøren (PO-direktør), meldinger/varsler om forhold som gjelder ansatte. For detaljer se retningslinjer for behandling av ansattvarsler.

Saksansvarlig og ansvar

Saksansvarlig er fakultetsdirektør etter fullmakt fra dekan, alternativt avdelingsdirektør. Saksansvarlig utpeker en saksbehandler og skal ta stilling til saksbehandlingens konklusjon. Ved alvorlige saker sender saksansvarlig saken videre til dekan, utdanningsdirektør eller universitetsdirektør.

Ved behov skal saksansvarlig innhente råd fra Utdanningsavdelingen (UA). Ved utvelgelse av saksbehandler skal det både vurderes faglig innsikt i hva varselet omfatter, men også eventuelle rollekonflikter som kan påvirke ivaretakelse av varsler/omvarslet og deres krav på et forsvarlig lærings- og/eller arbeidsmiljø.

Saksbehandler

Saksbehandler er den saksansvarlig utpeker til å saksbehandle et varsel på sine vegne. Saksbehandler skal undersøke og behandle varselet etter disse retningslinjer, og skal utarbeide en anbefaling til saksansvarlig. Den enkelte saksbehandler er selv ansvarlig for å vurdere egen habilitet og kompetanse.

Aktivitetsplikt – rimelig tid

Når det er varslet om kritikkverdige forhold, plikter UiA som utdanningsinstitusjon å sørge for at varselet innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt. I behandlingen av et varsel bør partene i saken få skriftlig informasjon om antatt behandlingstid samt informasjon dersom forsinkelser oppstår.

Tid vurderes som en vesentlig belastning for parter i en varslingssak, og kan også påvirke læringsmiljøet og/eller arbeidsmiljøet i involvert enhet. Dersom et varsel ikke er ferdig behandlet innen 3 måneder, bør både varsler og omvarslet informeres om årsak og antatt gjenstående behandlingstid. Det skal samtidig vurderes på nytt om det er behov for å iverksette tiltak knyttet til ivaretakelse av partene og/eller lærings-/ arbeidsmiljøet.

Omsorgsplikt

Som utdanningsinstitusjon har UiA ansvar for at både varsler og omvarslet har et fullt forsvarlig læringsmiljø og/eller arbeidsmiljø.

Gjengjeldelse

Gjengjeldelse mot student som varsler er forbudt, se uhl. § 10-4. Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge eller reaksjon på at studenten har varslet. Dersom det er nødvendig skal UiA sørge for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.

Kontradiksjon

Kontradiksjon er partenes rett til å gjøre seg kjent med saken og komme med sin fremstilling av den. Alle parter i en sak har rett til å uttale seg. Omvarslet skal derfor informeres om et varsel. Slik informasjon bør gis så tidlig som mulig.

Taushetsplikt

Alle ansatte ved UiA er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at opplysninger i varslingssaker deles med andre ansatte internt så lenge det er nødvendig for saksbehandlingen og den ansatte har tjenstlig behov for opplysningene. Taushetsplikten innebærer at ansatte ved UiA skal hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til varselets innhold og involverte parter, f.eks. om noens personlige forhold. I noen tilfeller vil ansatte ha varslingsplikt, og varslingsplikten vil da gå foran taushetsplikten.

Anonyme varsler

Ved UiA er det anledning til å varsle anonymt via "Si ifra"-systemet. Som utdanningsinstitusjon og arbeidsgiver har UiA plikt til å undersøke anonyme varsler. Anonymitet vil likevel ofte begrense muligheten til å undersøke eller avklare innholdet i varselet.

Det er ikke et krav at varsler oppgir navn på omvarslet, men dette vil på samme måte som ved anonyme varsler begrense mulighet til å undersøke varselet. UiA ønsker primært at det varsles med fullt navn.

Habilitet

Den eller de som skal saksbehandle og håndtere et varsel på vegne av UiA, skal være habile, se også forvaltningsloven. Dette betyr at det ikke skal være forhold eller omstendigheter som kan svekke tilliten til at de som undersøker og håndterer et varsel er upartiske og uten interesser i saken. At habilitet er vurdert skal fremkomme i saksbehandlingen.

Den enkelte saksbehandler vurderer sin egen habilitet. Saksansvarlig har også en plikt til å vurdere mulige rollekonflikter ved utvelgelse av saksbehandler. Dersom det er tvil om habiliteten, skal spørsmål om habilitet diskuteres med UA eller Personal- og organisasjonsavdelingen (PO). Saksansvarlig og saksbehandler bør også vurdere om behandling av en sak kan påvirke deres tillit til å utøve daglige leder- og arbeidsoppgaver overfor varsler og omvarslet. Dette inkluderer også omsorgsplikten og krav til et forsvarlig lærings- og/eller arbeidsmiljø for varsler og omvarslet.

Studentombud

Studentombudet er en uavhengig bistandsperson som skal gi studentene råd og hjelp i deres studiesituasjon. Studentombudet har taushetsplikt. Studentombudet kan bistå og gi råd til studenter i forbindelse med varsel om kritikkverdige forhold knyttet til studiesituasjonen ved UiA.

Studenttillitsvalgt

En studenttillitsvalgt er en valgt student for studieprogrammet/kullet og skal representere studentene i prosesser, møter og samlinger hvor studentenes stemme skal løftes. Studenttillitsvalgte kan videreformidle varsler fra medstudenter til institusjonen. Studenttillitsvalgte har ikke en rolle i saksbehandling av et varsel.

Tillitsvalgt

Tillitsvalgte representerer sitt medlem som er en part i en sak, og har ikke en rolle i saksbehandling av et varsel.

Verneombud

Verneombud skal informeres om et varsel dersom det kan påvirke arbeidsmiljøet (både lokalt og sentralt). Verneombud har plikt til å varsle arbeidsgiver om mulige kritikkverdige arbeidsforhold og påstander om lovbrudd. Verneombud har ikke plikt til å informere om eventuelle varsleres identitet.

Ansvar

Som utdanningsinstitusjon og arbeidsgiver plikter UiA å ha et system som sikrer at varsler om mulige kritikkverdige forhold meldes, undersøkes, avdekkes og at et eventuelt kritikkverdig forhold opphører, se også universitets- og høyskoleloven, arbeidsmiljøloven, Arbeidstilsynet og Statens personalhåndbok.

Universitetsdirektøren har ansvar for at UiA anvender et system som både registrerer og håndterer varsler om mulige kritikkverdige forhold. Ansvar for håndtering av varsler, utarbeidelse og forvaltning av varslingsrutiner samt oppfølging av ledere og saksbehandleres kompetanse knyttet til varslingssaker relatert til studenter, er delegert til utdanningsdirektør. Tilsvarende er ansvar for håndtering av varsler om kritikkverdige forhold relatert til ansatte delegert til PO-direktør.

Det er ledere med HMS- og personalansvar (dekaner og avdelingsdirektører) som i utgangspunktet har ansvar for varslingssaker innen egen enhet. Etter "Bestemmelser om organisering av fakultetene ved Universitetet i Agder" har fakultetsdirektører ved fakultetene fått delegert myndighet og vil derfor være saksansvarlige for mottak av varsler ved enheten samt å sikre forsvarlig saksbehandling.

Varsler mot UiAs øverste ledelse sendes til PO-direktør, som forbereder saken for Universitetsstyret. Normalt gjøres da saksbehandlingen eksternt.

Registrering, dokumentasjon og arkivering

Alle varslingssaker skal registreres via nettbasert skjema i "Si ifra"-systemet – enten av varsler selv, av ledere eller andre som mottar varsling muntlig/skriftlig/via Teams/e-post. Den som mottar et varsel og melder den inn på vegne av en student, har ansvar for å informere studenten om at saken vil bli registrert i «Si ifra»-kanalen og at studenten vil bli kontaktet ved behov for ytterligere informasjon.

Ledere som mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, skal innledningsvis føre en hendelseslogg fra tidspunktet forholdet blir kjent, og dokumentere aktiviteter og samtaler i saken. Dette innholdet skal arkiveres eller oversendes saksbehandler slik at det inngår i den påfølgende saksbehandlingen.

Er saken opprinnelig registrert som en HMS-observasjon vil "Behandlingsrådet for HMS-observasjoner" omklassifisere det slik at det registreres i system for varslingssaker og legges frem for varslingsrådene. Dette er viktig for både registrering, senere dokumentasjon og for å sikre en god oppfølging.

Alle varsler som registreres via nettbasert skjema i "Si ifra"-systemet blir arkivert, selv om en vurdering viser at det skal saksbehandles som annet enn en varslingssak.

Dersom det i en varslingssak konkluderes med at det har skjedd tjenesteforsømmelse, skal en eventuell personalsak registreres som ny sak, slik at forvaltningsloven og statsansatteloven følges.

Et varsel om kritikkverdig forhold skal håndteres forsvarlig. Verken varslerens eller omvarsledes identitet skal være kjent av flere enn de som har tjenstlig behov i forbindelse med saksbehandlingen. Kravet til forsvarlig saksbehandling samt hvem i organisasjonen som har myndighet til å treffe nødvendige tiltak, gir en minimumsramme for hvem som må involveres.

Ved oppfølging av mottatte varsler skal forvaltningslovens prinsipper for forsvarlig saksbehandling legges til grunn, blant annet:

• Alle berørte parter skal få anledning til å uttale seg og har rett til bistand av tillitsvalgt/tillitsperson.
• Partene har krav på innsyn i sakens dokumenter. Den som varsler er ikke part i saken, med mindre varselet gjelder varsler selv.
• Saksbehandling og beslutninger skal dokumenteres.
• Vedtak skal treffes etter at saken er tilstrekkelig opplyst.

UiA ønsker at både varsler og omvarslet skal bli godt ivaretatt. Begge parter har krav på et forsvarlig lærings- og/eller arbeidsmiljø. Saksansvarlig bør derfor være spesielt oppmerksom på dette ved valg av saksbehandler.

Det er normalt fakultetsdirektør (etter fullmakt) og avdelingsdirektør som saksansvarlige, som har ansvaret for oppfølging både underveis i undersøkelsessituasjonen og etterpå. Dette inkluderer også å følge opp både varsler og omvarslet i etterkant for å sikre at situasjonen er forbedret dersom det er påvist brudd på lover og regler. Hvis lederen selv er berørt av varselet, skal en overordnet leder sørge for at både varsleren og omvarslet har et forsvarlig arbeidsmiljø.

Saksansvarlig, evt. saksbehandler, skal informere studenter om samtaletilbudet til SiA Helse og om muligheten for bistand av studentombudet.

Der varsler eller omvarslet er ansatt, kan de som del av fastsatte rutiner, selv kontakte bedriftshelsetjenesten for samtaletimer etter gjeldende rammer. Saksansvarlig, evt. saksbehandler, har ansvar for å informere varsler og omvarslet om denne muligheten.

Saksbehandler skal sikre kommunikasjon med både varsler og omvarslet for å ivareta deres behov. Dette innebærer å etablere klare kommunikasjonskanaler og vurdere individuelle behov for tiltak som konflikthåndtering, rådgivning eller læringsmiljøtilpasninger. Målet er å sikre at både varsler og omvarslet føler seg trygge og ivaretatt, med fokus på ivaretakelse av lærings- og/eller arbeidsmiljø.

Gjengjeldelse mot studenter som varsler, er forbudt, se uhl. § 10-4. Fakultetsdirektør (etter fullmakt) og avdelingsdirektør har hovedansvar for å sikre at varsler ikke opplever gjengjeldelse. Vernet etter uhl. § 10-4 omfatter for eksempel trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering, advarsel, bortvisning, oversendelse av mistanke om fusk eller tvilsmelding om skikkethet. For å unngå spørsmål/tvil om gjengjeldelse er det viktig å ha et bevisst forhold til saksbehandlers funksjon knyttet til andre roller overfor parter under behandlingsperioden.

Alle studenter har rett til å varsle. Det kan til tider være vanskelig å vite hva som er et varsel om mulig kritikkverdig forhold og hva som kun er tilbakemelding/klager fra studenter/ansatte på saker som ikke fungerer optimalt. En generell utfordring er at studenter/ansatte mener å ha sagt ifra om kritikkverdige forhold, men at saken ikke er behandlet videre. Det er derfor viktig å presisere at alle mottatte varsler/meldinger skal tas på alvor og undersøkes uansett hvilken form de mottas i (e-post, brev, muntlig). Mottatte varsler skal derfor registreres i "Si ifra"-systemet slik at det gjennomgår påkrevd vurdering med dokumentasjon og tilbakemelding til den som melder ifra. Dersom det foreligger et kritikkverdig forhold, må dette opphøre snarest mulig og eventuelle tiltak må iverksettes.

Dersom en ansatt mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, vil det i de fleste tilfeller være naturlig at vedkommende sender saken videre til sin nærmeste leder eller selv registrerer det i "Si ifra"-systemet. Dette gjelder også dersom ledere eller verneombud mottar slike varsler.

Leder som mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, skal registrere dette i "Si ifra"-systemet. Varselet blir deretter vurdert av varslingsrådet, som sender det til en saksansvarlig leder.

Dersom leder mottar en melding om et forhold som ikke er et varsel, kan leder håndtere dette iht. de rutiner som gjelder for et slikt forhold uten at dette registreres i varslingssystemet, men skal da informere varsler om dette skriftlig. Dette kan f.eks. være en HMS-observasjon, en personalsak, en konflikt, et kvalitetsavvik eller en klage. Er leder i tvil, eller varsler opprettholder sitt varsel, skal det registreres i "Si ifra"-systemet og vurderes av varslingsrådet samt inngå i statistikk over mottatte varsler.

Leder som mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, skal sikre at de viktigste punktene er registrert/konkretisert, se også "Hva bør et varsel inneholde?" i "Si ifra"-systemet. Dette er viktig for å sikre sentral informasjon til videre saksbehandling.

Meldinger som registreres i "Si ifra"-systemet som varslingsrådet har vurdert at ikke er et varsel, sendes videre til riktig mottaker for aktuell type sak. Slike meldinger skal fortsatt være registrert i systemet. Melder skal samtidig få tilbakemelding på hvor saken er sendt videre. Dette kan være:

• Klagesaker knyttet til undervisning. Disse skal behandles i forhold til "Veiviser for oppfølging av faglærer som får klage på undervisning".
• HMS-observasjon. Disse sendes videre til behandlingsrådet for HMS-observasjoner og registreres samt behandles etter "Rutiner for saksbehandling av HMS-observasjon".
• Driftsmeldinger om feil eller mangler ved inneklima, renhold, eller byggetekniske forhold. Disse sendes videre til E-vaktmester tjenesten.

Dersom leder som mottar et varsel om mulig kritikkverdig forhold, er inhabil, må overordnet leder eller UA/PO overta saken. Saken skal registreres i "Si ifra"-systemet og behandles deretter.

I saker hvor sakens innhold i seg selv vil kunne gi medieoppmerksomhet, eller hvor kontakt med mediene eksplisitt er nevnt av partene, skal kommunikasjonsavdelingen v/ kommunikasjonsdirektøren varsles og gis innsyn i saken.

Innmelding

Mulige kritikkverdige forhold kan meldes/varsles ved å bruke «Si ifra»-systemet som er tilgjengelig på www.uia.no, samt på intranett. Det kan også meldes/varsles direkte til ledere, ansatte med HR- eller HMS-oppgaver, emneansvarlige, studieprogramledere, instituttledere, studenttillitsvalgte, Studentorganisasjonen i Agder (STA) eller til studentombud.

Det kan varsles både muntlig, skriftlig, per e-post, Teams etc. Varsler som ikke mottas via "Si ifra", skal etterregistreres. Felles registrering i varslingssystemet er sentralt for at UiA skal oppfylle sin plikt til systematisk oppfølging.

Behandling

Innmeldt varsel i "Si ifra"-systemet blir automatisk formidlet til enten varslingsråd for studentsaker eller til varslingsråd for ansattsaker.

Varslingsråd for studentsaker skal:

• Vurdere innholdet i varselet, sikre at det er registrert og sende det videre til enheten som er berørt (enten fakultetsdirektør eller avdelingsdirektør).
• Dersom varslingsrådet vurderer at det ikke er et varsel skal det omklassifiseres og sendes videre for riktig behandling/oppfølging. Innmelder skal da informeres om dette, og evt. personopplysninger skjules. Som eksempel nevnes HMS-observasjon, klage, konflikt mv. Varslingsrådet kan avslutte saker uten videre behandling når de ikke vurderes som et varsel, og heller ikke kan omklassifiseres til en annen sakstype. Dette gjelder spesielt for saker som omfatter forhold utenfor UiAs ansvar og mandat for oppfølging. Innmelder skal informeres om avslutning av saken.
• Informere videre dersom et varsel vurderes som svært alvorlig. Dersom et varsel vurderes som svært alvorlig eller leder for enhet (dekan eller avdelingsdirektør) er involvert skal utdanningsdirektør/PO-direktør/og evt. universitetsdirektør informeres – samt også hovedverneombud i situasjoner der varselet har konsekvenser for eller på annen måte påvirker ansatte. PO har ansvar for å informere hovedverneombud. Ved slike saker kan utdanningsdirektør/PO-direktør eller universitetsdirektør registreres som saksansvarlig. Dette gjelder også anonyme varsler hvor studenter eller ansatte er involvert. Representanter for varslingsrådet kan da fungere som sekretærer/saksbehandlere i behandling og oppfølging av varselet. Evt. kan universitetsdirektør beslutte at varselet skal behandles eksternt.
• Føre oversikt samt statistikk over totalt mottatte varsler ved UiA, behandlingstid og status på åpne/lukkede saker – inkludert oppfølging av at melder/varsler har fått tilbakemelding. Varslingsrådet rapporterer videre til læringsmiljøutvalget (LMU) og studentombudet.
• Gi innspill til utdanningsdirektør angående behov for opplæring og kompetanseheving av ledere og saksbehandlere – og evt. behov for justering av varslingsrutiner.

Saksansvarlig (fakultetsdirektør eller avdelingsdirektør) skal:

• Utpeke saksbehandlere i egen enhet til å behandle varslingssaker. Normalt inngår fakultetsdirektørene selv i denne gruppen, men bør utvides med noen kvalifiserte ansatte som også har god kjennskap til enhetens fagområde(r).

  Merk: Utdanningsdirektør utpeker saksbehandlere av varslingssaker som skal behandles av de felles administrative enhetene.

• Sørge for at utpekte saksbehandlere gjennomgår opplæring fastsatt av PO-direktør, samt deltar i erfaringsmøter i regi av PO-avdelingen.
• Informere verneombudet i verneområdet dersom det antas at arbeidsmiljøet påvirkes. Lokalt verneombud varsler hovedverneombud ved behov. Vurdering av taushetsplikt skal gjøres før slik informasjon sendes ut.
• Saksbehandle og undersøke omvarslede forhold etter disse retningslinjer, og konkludere om forholdet er funnet kritikkverdig, uheldig eller påregnelig. Undersøkelsen skal gjøres innen rimelig tid, og parter i saken skal gis en skriftlig tilbakemelding på antatt behandlingstid. Det skal føres hendelseslogg i saken.
• Sikre at både varsler og omvarslet blir ivaretatt under saksbehandlingen, og påse at gjengjeldelse mot varsler ikke forekommer. Både varsler og omvarslet skal ha et forsvarlig lærings- og/eller arbeidsmiljø.
• Beslutte tiltak som skal sikre gjenoppretting dersom kritikkverdige forhold blir påvist. Dersom tiltak medfører reaksjoner mot ansatte skal disse registreres som personalsaker og behandles separat fra varslingssaken.
• Følge opp gjennomføringen av de besluttede tiltakene. Ansvarlig leder med personalansvar har et oppfølgingsansvar på tiltak frem til gjenoppretting.
• Lukke saken når saksbehandling er ferdig, og tiltak er besluttet. En sak skal lukkes enten når tiltak er registrert gjennomført eller at påkrevde tiltak er identifisert og registrert overført til ansvarlige i linjeorganisasjonen.
• Sørge for arkivering av saksbehandlingen i arkivet, samt sikre tilbakemelding til varsler og eventuelle omvarslede.
• Sørge for at saken blir lukket i varslingssystemet i ServiceNow ved å klassifisere saken, herunder fylle ut informasjon om hvordan saken er håndtert og utfall av denne.

Gjelder varselet utagerende studenter, finnes det egne retningslinjer for slike saker.

For ansatte gjelder egne rutiner for varsling om mulige kritikkverdige forhold, også regulert i arbeidsmiljøloven.

Ved UiA er det et felles registreringssystem og rapportering av saker innmeldt av ansatte, studenter, anonyme og eksterne – hvor saker fordeles til hhv. varslingsråd for studentsaker og varslingsråd for ansattsaker. Varsler fra og om studenter vurderes av varslingsråd for studentsaker, mens varsler fra og om ansatte vurderes av varslingsråd for ansattsaker. Dersom studenter varsler om ansatte, skal varselet vurderes av varslingsråd for ansattsaker. Dersom ansatte varsler om studenter, skal varselet vurderes av varslingsråd for studentsaker.

Arbeidsmiljølovens regler om varsling gjelder i utgangspunktet ikke for studenter, med mindre de utfører arbeid som ledd i praktisk opplæring, og arbeidet foregår under forhold som kan innebære fare for deres liv og helse, jf. arbeidsmiljøloven § 1-6 første ledd bokstav a, jf. forskrift om arbeidsmiljølovens anvendelse for personer som ikke er arbeidstaker § 1. Dersom registrering i «Si ifra»-systemet gjør at en melding burde vært vurdert av annet varslingsråd eller annen behandlingsinstans, skal mottakende varslingsråd sende dette videre.

Ved sammensatte saker koordinerer varslingsrådene seg imellom hvordan en sak skal undersøkes og følges opp.

Oppfølging av et varsel om kritikkverdig forhold vil variere avhengig av alvorlighetsgrad og hva det handler om. Saksansvarlig leder har alltid ansvar for å undersøke et varsel i tilstrekkelig grad. Slik undersøkelse gjøres normalt av den saksbehandler som tildeles saken. Dette innebærer også et ansvar for å prøve å finne ut om det kan være andre lignende forhold knyttet til den omvarslede.

Hvis UiA bestemmer seg for å undersøke, skal omvarslet ha mulighet til å forsvare seg. Dette gjelder også varsleren, dersom det kommer motanklager i løpet av undersøkelsesprosessen (se også kontradiksjonsprinsippet).

Undersøkelse kan gjøres ved individuelle samtaler med partene, samt eventuelle vitner for å få kartlagt hvilke faktiske hendelser som har forekommet. Undersøkelser av mer teknisk art kan også være aktuelt, for eksempel gjennomgang av dokumenter.

Mekling som metodikk for behandling av en varslingssak kan anvendes dersom det er mulig og hensiktsmessig. Alvorlige hendelser kan ikke mekles, for eksempel varsling om seksuell trakassering, økonomisk utroskap etc.

Når saken er ferdig undersøkt, skal saksbehandler vurdere om det foreligger uheldige og/eller kritikkverdige forhold (brudd på lover, regler, rutiner el.) og om varselet dermed gir grunnlag for oppfølging og iverksetting av tiltak. Dette skal fremkomme tydelig i saksdokumentasjonen som en anbefaling til saksansvarlig. Det er viktig at saksansvarlig tar et klart standpunkt og informerer om dette til de involverte.

Dersom undersøkelsen viser at anførte forhold er påregnelige og gjenoppretting ikke er aktuelt, er det også viktig at dette videreformidles til både varsler og evt. omvarslet.

Dersom det foreligger uheldige eller kritikkverdige forhold, må forholdet opphøre og eventuelle tiltak iverksettes for å gjenopprette et fullt forsvarlig lærings- og/eller arbeidsmiljø.

Gjenopprettingstiltak avhenger av sakens art og kan variere fra organisatoriske tiltak til lærings- miljøtiltak. Eksempler på dette kan være strukturendringer, klargjøring av roller og ansvar, mekling/dialog mellom en eller flere studenter eller sikre at studenter ved behov ikke blir plassert i samme gruppe.

Besluttede tiltak og ansvarlig for gjennomføring av tiltak skal dokumenteres i saksbehandlingen av varslingssaken. Effekten av besluttede tiltak må dokumenteres for å sikre varig forbedring. Ansvar og rammer for oppfølging og kontroll bør listes som eget tiltak i behandling av et varsel.

I noen tilfeller kan det også være aktuelt at saken settes til observasjon, for eksempel ved manglende dokumentasjon, når lignende klager/varsler er undersøkt tidligere eller det er behov for å avvente andre prosesser. Informasjon til involverte er da spesielt viktig.

Varsler skal ha tilbakemelding om at varselet er mottatt snarest og senest innen 7 dager. Aktuelle omvarslede bør også snarest og innen rimelig tid bli informert om varselet. Alle parter i saken skal informeres om antatt saksbehandlingstid og oppdateres dersom det blir forsinkelser i saksbehandlingen samt få informasjon når saken lukkes. Når saken er avsluttet, skal varsler og omvarslet få tilbakemelding, uansett utfallet av behandlingen. Eksempel på svar avhenger av sak, men kan være:

• De forhold varselet berører er ivaretatt gjennom igangsatte tiltak.
• Varselet/klagen inneholder ikke tilstrekkelig informasjon til at undersøkelse kan foretas.
• De forhold melder har klagd på er å regne som påregnelige (ikke brudd på lover, regler, rutiner el).
• Varselet/klagen/gir ikke grunnlag for oppfølging i form av endrede rutiner.
• Varselet/klagen/gir ikke grunnlag for (annen) videre oppfølging i virksomheten.
• Varselet gjelder HMS-observasjon og vil registreres og vurderes iht. HMS-rutinene for observasjoner – evt. som annen type hendelse (klage, konflikt, brudd på forskningsetiske normer mv.).

Sakens parter har som utgangspunkt rett på å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, se også forvaltningsloven § 18. I de tilfeller hvor det er utarbeidet en rapport, skal denne rapporten sendes til sakspartene, slik at de får anledning til å gjøre seg kjent med dens innhold. Det understrekes i denne sammenheng at det er partsinnsyn, slik at rapporten i de fleste tilfeller vil være unntatt offentlighet, se også offentleglova.

Merk: Dersom varsler ikke er part i saken har vedkommende ikke rett på å vite resultat av behandlingen, men bør likevel få tilbakemelding på at saken er ferdigbehandlet.

All saksbehandling skal arkiveres i universitetets arkivsystem, inkludert dialog med partene, e-poster, referat fra undersøkelser, intervjuer og rapporter. Eventuell oppfølging av tiltak som det konkluderes med, skal behandles og arkiveres som egne saker.

Når saken er ferdig behandlet, skal saksbehandler avslutte den i arkivsystemet. Deretter skal saksbehandler lukke saken i varslingssystemet i ServiceNow ved å klassifisere den, herunder fylle ut informasjon om hvordan saken er håndtert og utfall av denne.

Varslingsrådet skal føre samlet oversikt over varslingssaker som gjelder studenter, og fortløpende kunne informere universitetsdirektør om status på både tidligere avsluttende saker og pågående saker som er under behandling. LMU og studentombudet skal ha skal ha årlig rapport om omfang av ulike type saker behandlet gjennom UiAs "Si ifra"-system.

Erfaringsmessig benytter studenter "Si ifra"-systemet til å melde ifra om situasjoner og hendelser som ikke nødvendigvis kan defineres som et varsel i rettslig forstand. Fakultetene skal likevel følge opp saken og sørge for at studentene er ivaretatt. Det vises særlig til uhl. § 10-1 første og andre ledd om læringsmiljøet ved universiteter og høyskoler: 

Universiteter og høyskoler skal sørge for at læringsmiljøet på institusjonen er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd.

Læringsmiljøet er de forholdene som virker inn på studentenes muligheter til å tilegne seg kunnskap, og som er av betydning for studentenes fysiske og psykososiale helse. I læringsmiljøet inngår fysiske, digitale, organisatoriske, pedagogiske og psykososiale forhold