1. Formål
Nettstedet UiA.no er UiAs viktigste kommunikasjonskanal for å tilby målgruppene viktig og relevant informasjon. UiA.no skal til enhver tid være brukervennlig, oppdatert og tilgjengelig for alle UiAs målgrupper - som videre bidrar til at UiA oppnår sine strategiske mål.
UiA.no skal
- Bidra til økt rekruttering av studenter til UiA
- Bidra til at studenter får hjelp og blir ivaretatt
- Bidra til å tiltrekke seg og beholde gode ansatte
- Vise frem muligheter for samarbeid med UiA innen utdanning, forskning og nyskaping
- Vise frem hvordan UiAs forskning, kunstneriske utviklingsarbeid og innovasjon bidrar til å løse samfunnsutfordringene
- Bidra til å styrke UiAs omdømme som samskapingsuniversitet.
2. Målgrupper
Hovedmålgruppene for eksterne nettsider (i prioritert rekkefølge):
• Potensielle studenter (inkludert intern rekruttering til videre studier)
• Nåværende studenter
• Samarbeidspartnere
• Potensielle ansatte
• Andre interessenter i samfunnet
Målgruppe for engelske sider:
• Potensielle internasjonale studenter
• Nåværende internasjonale studenter
• Potensielle internasjonale ansatte
• Nåværende og potensielle internasjonale samarbeidspartnere
• Ekspertkomiteer som skal bedømme UiAs prosjektsøknader
Hovedmålgruppe for intranett er nåværende ansatte – norske og internasjonale.
3. Hovedprinsipper for nettstedet UiA.no
UiA.no skal støtte opp under UiAs strategi og kjernevirksomhet. Nettstedets mål, prioriteringer og utvikling stadfestes i UiAs handlingsplan for kommunikasjon.
Videre skal nettstedet til enhver tid følge gjeldende lovkrav og retningslinjer, spesifisert i punktene under.
3.1 Personvern og informasjonssikkerhet
UiA.no skal følge offentlighetsloven (lovdata.no), personopplysningsloven (lovdata.no), herunder personvernforordningen (GDPR), samt Policy for informasjonssikkerhet og personvern i høyere utdanning og forskning (HK-dir).
3.2 Tilgjengelighet
Innhold og funksjonalitet på uia.no skal til enhver tid følge forskrift om universell utforming av IKT-løsninger (lovdata.no). Nettstedet skal være oppdatert i henhold til gjeldende krav til universell utforming, både innen innhold og funksjonalitet, for å sikre at alle får like muligheter til å bruke nettsidene.
UiA følger UU-tilsynets standard WCAG 2.1 og Digdirs løsningsforslag. Eventuelle brudd på kravene blir registrert og meldt i nettsidens tilgjengelighetserklæring.
Derfor må også alle som har redigeringstilgang på UiA.no ha dokumentert kompetanse på universell utforming (se punkt 5).
3.3 Språk
Språkbruk på UiA.no skal følge lov om språk / språklova (lovdata.no), statens kommunikasjonspolitikk (regjeringen.no) og UiAs språkpolitiske retningslinjer:
- Nettstedet skal bruke et korrekt, klart og brukertilpasset språk, ut fra prinsippet om klart språk (sprakradet.no), med leseren i fokus.
- Nettstedet skal ha minst 25% innhold på nynorsk
- Norsk og engelsk innhold skal publiseres på norske og engelske sider, ikke blandes (dette er også relatert til krav om universell utforming)
- For å sikre konsekvent språkbruk på nettsider når det brukes engelsk, er britisk-engelsk standard i organisasjonsspråket
- All relevant informasjon for studenter og ansatte skal være på både norsk og engelsk
3.4 Søkemotoroptimalisering
En stor del av besøkene på våre nettsteder kommer fra søk på eksterne søkemotorer som for eksempel Google. Vi må derfor sørge for at brukeren finner det mest relevante innholdet raskt og enkelt. Det krever blant annet at innholdet
- er strukturert/formattert og bygget opp riktig, har godt språk og inneholder relevante nøkkelord
- har fungerende lenker, ettersom brutte lenker gir oss dårlig omdømme både hos søkemotorer og brukere
- følger retningslinjer for bildebruk, slik at sidene laster raskt i ulike nettlesere og på ulike skjermtyper
- er unikt – det vil si at det ikke er duplisert til andre nettsider eller på eksterne nettsteder
3.5 Sporing
Statistikk er et viktig redskap for å forbedre UiAs nettsider, i tillegg til å vurdere effekten av markedsføring på andre digitale kanaler.
UiA.no har bestemt at vi ikke bruker tredjeparts-informasjonskapsler (cookies), som til bl.a. Facebook, Snapchat eller Google.
Noen informasjonskapsler er nødvendige for at nettsidene skal fungere, andre data er ønskelig slik at vi kan gjøre nettstedet vårt enda bedre for brukeren:
- Publiseringsløsningen har noen nødvendige informasjonskapsler.
- I tillegg bruker vi verktøyet SiteImprove til analyse, hvor statistikk om bruk av UiA.no blir samlet inn. Denne inneholder ingen personlig informasjon og blir kun knyttet til nettanalyse.
UiA.no skal ha tydelig info om med personvernerklæring og informasjonskapsler nederst i bunn-menyen på nettsidene.
3.6 Logo, farger og typografi
UiA.no skal til enhver tid følge oppdaterte regler for bruk av UiAs logo og profilmanual.
3.7 Personlighet
UiA har en merkevareplattform som skal skinne gjennom på nettsidene. Vårt slagord «sammen om kunnskap» skal være tydelig, også gjennom å fokusere på
- Varme og nærhet
- Samarbeid og tverrfaglighet
- Alltid sammen med andre
- Engasjere og inspirere
- Et oppriktig ønske om å hjelpe
4. Organisering og ansvarsfordeling:
Driften av UiA.no skal organiseres i henhold til linjeprinsippet i Statens kommunikasjonspolitikk (kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret).
Hovedansvaret for UiAs nettsider ligger hos UiAs kommunikasjonsavdeling. Her foretas alle strategiske og større endringer av funksjonalitet.
For å sikre god innholdsforvaltning på uia.no og intranett er ansvaret for vedlikehold og redigering fordelt på følgende måte:
Webteamet
Webteamet har ansvar for rutiner, brukerveiledninger, retningslinjer for innhold og bruk av ulike sidetyper, samt videreutvikling av UiA.no. Seksjonsleder for web og formidling / UiA.no-nettredaktør i kommunikasjonsavdelingen leder webteamet.
Webeteamet består blant annet av hovedansvarlige for innhold knyttet til målgruppene potensielle studenter, nåværende studenter, forskningsaktører/samarbeidspartnere og ansatte (intranett).
Webteamet har ansvar for opplæring i publiseringsløsningen og tildeler redigeringstilgang til andre ansatte.
Webteamet går gjennom oversikten over ansatte som har redigeringstilgang 2 ganger i året. Ansatte som ikke lengre jobber med nettsidene, mister redigeringstilgang.
Nettredaktører
Hvert fakultet og avdeling for lærerutdanning har en dedikert nettredaktør som har oversikt og ser til at tildelt del av nettstedet er oppdatert og brukervennlig.
Nettredaktørene får opplæring i mer avansert bruk av publiseringsløsningen, men skal følge struktur og oppsett satt av UiAs webteam. De kan redigere forsider og landingssider, men skal rådføre seg med webteamet ved behov for endringer.
Nettredaktører koordinerer og har oversikt over andre ved sin enhet som har redigeringstilgang til nettsidene. Nettredaktører som trenger at andre bidrar i vedlikeholdet av sidene sine, kan be om at kolleger blir innholdsansvarlige eller skribenter og melde dette inn til webteamet.
Nettredaktører på UiA møtes til nettredaktør-forum sammen med UiA.no-nettredaktør/representanter fra UiAs webteam 1-2 ganger i halvåret.
Innholdsansvarlig
Innholdsansvarlige er ansatte som har et ekstra ansvar for enkelte deler av nettstedet – større tema-sider o.l.
Innholdsansvarlige har ikke mulighet til å endre struktur og oppsett og opprette forsider/landingssider, men kan redigere disse og andre type sider de har ansvar for.
Innholdsansvarlige koordinerer og har oversikt over eventuelt andre ved sin enhet som har redigeringstilgang. Dersom de trenger at andre bidrar i vedlikehold av informasjon på sidene, kan de be om at kolleger blir skribenter og melde dette inn til webteamet.
Skribenter
Skribenter har tilgang til å legge inn artikler og arrangementer eller redigere spesifikt innhold på begrensede deler av nettstedet. Skribenter har ikke mulighet til å opprette nye landingsider, endre på eller redigere forsider/landingsider.
Forskningsgruppe-skribenter
Leder for forskningsgrupper får tilgang til å redigere innhold på sin forskningsgruppe og har ansvar for å oppdatere denne siden. Her kreves mindre forkunnskaper, på lik linje med redigering av ansattes profilsider, og derfor holder det at de er oppdatert på og har vært gjennom instruks / veiledning.
5. Krav til redigeringstilgang
Kun ansatte som har behov for å publisere jevnlig på UiA.no (minst en gang i måneden), får redigeringstilgang. Alle som produserer innhold (publisister), skal ha gjennomført følgende kurs*:
- Nettpublisering i Vortex
- Universell utforming på nettsider – skribent- eller nettredaktørkurs, UiAs Kompetanseportalen
- Klarspråk – Den gylne pennen, UiAs Kompetanseportalen
- Publisister som jobber med innhold på studiesider / innhold til rekruttering og markedsføring anbefales også grunnleggende kunnskap om søkemotorotimalisering (SEO).
*Ledere for forskningsgrupper trenger ikke disse kursene - se beskrivelse under punkt 4.
6. Levetid, sletting og arkivering av innhold
Store mengder innhold lagres på UiAs nettsider, og innholdet vokser raskt. Det kan føre til problemer for brukerne og at de ikke finner fram. Det svekker søkefunksjoner ved at utdatert innhold kommer i veien for nyere innhold.
UiA har tydelige mål for å bidra til grønnere drift og redusere klimafotoavtrykket vårt: Innen 2030 skal universitetet ha en klimanøytral drift og energibruk skal reduseres med 40 prosent. Når store servere drifter nettinnhold som få eller ingen besøker, bidrar det derfor også til CO2-utslipp.
Gode sletterutiner og økt bevissthet rundt lagring av innhold er derfor viktig både for å effektivisere vår kommunikasjon internt og eksternt. Samtidig er UiA.no et offentlig nettsted og har verdi for ettertiden. UiA må vurdere det som publiseres på nettsidene på lik linje med annet materiale. Dersom materialet har stor dokumentasjonsverdi og informasjonsverdi og samtidig er unikt, må det bevares for ettertiden.
6.1. Retningslinjer for arkivering og sletting på UiA.no
- Alt innhold som ikke lengre er aktuelt, skal slettes fra nettsidene. Utdatert innhold slettes for godt, annet innhold arkiveres i Public 360.
- Eksempler på innhold som skal slettes: Gamle nettsider som har blitt erstattet av nye, avsluttede prosjekter, utdaterte nyheter og arrangementer, eldre studiesider som ikke lengre har studenter, etc.
- Studieplaner og emnebeskrivelser som er eldre enn 5 år, slettes fra nettsidene.
- Arrangementer slettes etter 6 måneder, bortsett fra større konferanser og hendelser med historisk verdi.
- Nyhetsartikler som ikke er arkivverdige, slettes etter en viss tid. Dette avgjøres ut fra tilfellet (forskjell på en sak om parkering på UiA og ny strategisk satsing, f.eks.)
- Ved sletting vurderer vi alltid om det er hensiktsmessig å omdirigere (redirect) til nyere eller beslektet innhold.
- Noen typer utdatert innhold kan ha verdi i noen år før det slettes eller arkiveres. Eksempler: Nøkkelinformasjon om arrangementer og konferanser, avsluttede forskningsprosjekter og nyheter.
- Innhold som har historisk verdi, arkiveres i Public 360. Se regler for hva som er arkivverdig.
7. Analyse og evaluering
Kommunikasjonsavdelingens webteam har ansvar for jevnlig målinger, analyser og evalueringer av nettstedet. Det skal gjennomføres minst en brukertesting på uia.no årlig, samt kontinuerlig testing i mindre skala ved utvikling av nettsidene.
8. Innhold og prioriteringer
Innhold på UiA.no styres av nettstedets seks mål (se punkt 1). Nettstedets kjernesider – sider med mye trafikk og sider med sentrale brukeroppgaver – overvåkes og evalueres jevnlig gjennom analyser og målinger.
8.1 Forsiden:
Styres av kommunikasjonsavdelingen ut fra nettstedets mål og UiAs strategiske føringer og er bygget opp av flere fleksible elementer.
Norsk og engelsk har noe ulikt fokus, for å imøtekomme målgruppene.
Hovedmålgruppen er potensielle studenter. Dette skal til enhver tid gjennomsyre forsiden. Potensielle studenter er den viktigste målgruppen på nettstedet, og det er derfor viktig å gi et godt førsteinntrykk og sørge for at raskt finner det de leter etter. De er ofte nye brukere på nettstedet, og undersøkelser viser at mange i denne målgruppa har begrenset kjennskap til UiA fra før.
8.2. Studier
Består av oversikt over UiAs ulike studietilbud og informasjon til studenter om alt de trenger relatert til studiehverdagen og i forberedelser til arbeidslivet. Hovedmålgrupper er potensielle studenter / studiesøkende og nåværende studenter.
Skal sørge for å nå nettstedets mål 1 og 2.
8.3 Studentliv
Inneholder informasjon om livet rundt studiene, knyttet til studentaktiviteter, velferdstilbud, studentbyene, tips fra nåværende studenter o.l. Målgrupper er potensielle og nye studenter, men innholdet kan også være nyttig for nåværende studenter.
Skal sørge for å nettstedets mål 1 og 2.
8.4 Forskning
UiA.no/forskning skal formidle og informere om UiAs forskning – herunder satsinger, forskningsprosjekter, forskningssentre og forskningsgrupper - og presenterer resultater på en informativ og lettfattelig måte.
Skal bidra til nettstedets mål 5 - vise frem hvordan UiAs forskning, kunstneriske utviklingsarbeid og innovasjon bidrar til å løse samfunnsutfordringene.
8.5 Samarbeid
I tråd med UiAs strategi og visjon og UiAs merkevareplattform skal nettstedet tydelig få frem at UiA er samskapingsuniversitetet – og hva dette innebærer.
Både på hovedsiden for samarbeid, i nyhetsartikler og forskningsformidling, på jobb og karriere-sider og fakultetenes nettsider skal det tydelig komme frem hvordan ulike aktører kan samarbeide med UiA og hva dette betyr for målgruppene.
Skal bidra til å nå nettstedets mål 4 og 6.
8.6 Artikler
Nyheter fra UiA: Generelle og strategisk viktige nyheter fra UiA, som omhandler virksomhet, organisasjon, prioriteringer etc. Ligger under «om UiA» i strukturen og løftes frem ved behov. Her kan også nyheter fra fakultetene løftes frem når det er saker som er relevant for større målgrupper og for UiAs virksomhet.
Forskningsnyheter: Nytt om forskning, aktuell forskning etc. Ligger under «forskning»
Studenthverdag: Tidløse eller tidsavhengige saker som gir innblikk i livet som student og er relevante for potensielle og nåværende studenter. Ligger under Studentliv, løftes fram ved behov/i kampanjer, der det passer i strukturen. Tidsavhengige saker vil bli avpublisert etter en bestemt tid, for å unngå utdatert innhold og holde innholdet særlig relevant for potensielle studenter.
Karriereintervju: Intervjuer / nyhetssaker med tidligere studenter om hvor de har fått jobb/praksis o.l. og hva studiet har betydd for dem. Ligger under «jobb og karriere».
9. Bilder på UiA.no
All bruk av foto på UiA.no skal følge UiAs regler for bilder og foto. I tråd med UiAs merkevareplattform skal bilder på UiA.no også etterstrebe følgende:
Samskaping / interaksjon: Fokus er på mennesker som gjør noe sammen. Bildet bør vise aktiv interaksjon mellom deltagerne.
Mangfold: En bildeserie skal etterstrebe å inkludere mennesker i ulike aldre, kjønn, kulturer og bakgrunn. Det gjelder også andre fotograferinger, i den grad det er mulig og realistisk.
Nærhet: Bildene skal etterstrebe nærhet mellom mennesker og nært på en situasjon
Ekte: Bilder skal oppleves som ekte situasjoner fra virkeligheten og geografisk beliggenhet.
Varme: Varmetoning i bilder (og redigering) skal prioriteres der det er naturlig.
Videre skal alle publisister på nettstedet følge brukerveiledning for bildestørrelser og plassering.
UiA har også egne retningslinjer for bruk av KI i UiAs kanaler, som revideres jevnlig.
10. Video
Publiseringsløsningen Vortex har en god og brukervennlig løsning for opplasting og visning av video på nettsidene. Vi anbefaler at alle videoer legges i Vortex og embeddes derfra på nettstedet. Da har vi fullt eierskap til videoen og kontroll på innholdet og konteksten som presenteres.
Store videofiler skal komprimeres før de legges ut. Tunge filer gjør at det tar lang tid å laste nettsiden. Det er dårlig for brukerne, klimaet og for rangering i søkemotorer (se instruks for komprimering av video).
YouTube-video fra UiAs YouTube-kanal kan brukes som alternativ når ikke man har mulighet til å laste opp originalfil. Følg instruks for hvordan man gjør dette (sett inn lenke).
UiAs videotjeneste Panopto brukes først og fremst som videobibliotek og til undervisningsvideoer o.l. Det fungerer ikke optimalt og er ikke brukervennlig nok med innbygde videoer fra Panopto på nettsidene, derfor anbefaler vi ikke dette – kun på UiAs intranett, ved behov.
11. Filer/dokumenter
I tråd med anbefaling fra UU-tilsynet, skal opplasting av filer og dokumenter, som pdf-er, begrenses på UiA.no.
Det er mulig å legge ut et fåtall virksomhetskritiske dokumenter/filer. Dette vil kun være innhold som ikke kan legges i andre eksisterende løsninger/systemer, eller gjøres om til nettsider.
Eiere av dokumentet er selv ansvarlig for å universelt utforme dette, mens kommunikasjonsavdelingen/nettredaktører vil være ansvarlig for å legge det ut på nettsidene. Se veiledning hos UU-tilsynet.
12. Spørsmål / innspill?
Kontakt oss gjerne:
- E-post
- kristin.m.skaar@uia.no
- Telefon
- +47 38 14 12 30