UiA må sørge for at forvaltningen er ryddig og til å stole på. Det gjør vi ved å ta vare på dokumentasjonen i et arkiv og gjøre dokumentasjonen tilgjengelig.
UiA må legge til rette for at arkivet kan være kulturarv, en kilde til historisk kunnskap og et grunnlag for forskning.
(jf. arkivloven § 1)
UiA følger forvaltningslovens krav om etterrettelig saksbehandling og offentlighetslovens krav om åpenhet i forvaltningen og innsynsmulighet.
Detaljert oversikt over arkivverdige dokumenter:
Intern administrasjon
Utdanning
Forskning
Formidling
Museum og samling
Arkivets postrutine:
Se dokumentoversikten i ServiceNow
Arkiv handler om å ta vare på beslutninger og handlinger. Vi må kunne finne igjen og gjenbruke tidligere arbeid. I offentlig forvaltning må vi dokumentere hva som har skjedd og lagre informasjon på en trygg måte.
Å vurdere om et dokument er arkivverdig vil si å vurdere om dokumentet skal opprettes/lastes inn i Public 360 eller ikke. Dette gjøres ut fra lovverk og skjønn og det innebærer å avgjøre krav til bevaring, konfidensialitet, tilgjengelighet og tidshorisont. I dag er det kun Public 360 som ivaretar kravet om langtidsbevaring.
Eksempler på arkivverdige dokumenter
Styring og utvikling
- Saksframlegg, med alle vedlegg, til universitetsstyret, tilsettingsrådet, klagenemnda, studieutvalget og fakultetsstyrene
- Vedtaksoppfølging fra møter i universitetets styrende organer
- Innkallinger, sakslister, møtebøker fra universitetets styrende organer
- Oppnevninger og deltakelse i prosjekter, utvalg, råd m.v.
- Referater og protokoller fra kollektive råd, utvalg, organisasjoner m.v.
- Universitetets egne instrukser og planer
- Høringsuttalelser fra eksterne institusjoner
- Egne høringssaker
- Kontrakter, avtaler, alle forpliktelser av faglig eller økonomisk karakter
- Formell kommunikasjon vedrørende samarbeid
- Internasjonale kontrakter og samarbeidsavtaler
- Kontrakter vedrørende oppdragsvirksomhet
- Informasjons- og dokumentasjonsforvaltning
- Inngående korrespondanse som universitetet skal svare på
- Innsynsbegjæringer
Personalforvaltning og rekruttering
- Personalpolitikk og arbeidsmiljø
- Rekruttering og ansettelse - arbeidsavtaler, prøvetidsskjema, forhandling av lønn, attester og vitnemål
- Personalsaker - oppfølging ved sykemelding, tilretteleggingstiltak, søknad om permisjon, opprykk, oppsigelse og øvrig korrespondanse vedrørende ansettelsesforholdet
- Helse, miljø og sikkerhet
Økonomi og eiendom
- Budsjett og års- og tertialrapporter
- Bygg- og eiendomsforvaltning
- Innkjøpsavtaler
Forskning
- Sentrale dokumenter i forskningsprosjekter, blant annet søknad, framdrifts- og sluttrapport
- Ph.d.-programmet med blant annet opptaksdokumenter, framdriftsrapporter, veilederrapporter, programevaluering og dokumenter i avslutningsfasen
Utdanning
- Korrespondanse rundt opptak
- Studentsaker - eksempel: overflytting mellom studiesteder, dispensasjoner, mistanke om fusk og plagiat
- Sensurprotokoller
- Søknader om tilrettelegging for studenter og ansatte
- Egne fagplaner, studieplaner, rammeplaner
- Eksamensoppgaver
- Master- og doktorgradsbesvarelser
- Pensumlister
- Klagesaker
Eksempler på dokumenter som ikke er arkivverdige
- Private dokumenter
- Dokumenter du har tilgang på som medlem i en fagforening
Arkivet på UiA skal inneholde (jf arkivforskriften § 1)
Dokumentasjon på hvordan UiA har behandlet saker, løst oppgaver og håndtert andre viktige forhold
Dokumentasjon som kan brukes som bevis på rettigheter og plikter til studenter, ansatte og andre private personer og virksomheter
Innholdet avgjør om det skal arkiveres, ikke mediet. Det er ingen forskjell på om dokumentet er en e-post, et brev, en sms eller mottatt via UiAs offisielle kanaler for sosiale medier.
Nasjonalarkivet har utarbeidet en veileder som kan hjelpe UiA med å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv.
Er du i tvil om et dokument skal arkiveres eller ikke, ta kontakt med Faggruppe for dokumentasjonsforvaltning: arkivhjelp@uia.no eller Teams 38 14 17 20.