Søknadsfasen

Søknadsfasen starter med en idé om en søknad og avsluttes når søknaden er sendt inn til finansiør og man enten har ferdigbehandlet melding om avslag, eller melding om tilslag har igangsatt tildelingsfasen.

Forankring

Fakultetet er prosjekteier og formell avsender av søknader. Alle søknader, uavhengig av størrelse, både der vi er koordinator og der vi er partner, må avklares med og godkjennes av instituttleder og fakultetsdirektør før innsending.

Det er prosjektleders ansvar å sikre at prosjektet er forankret hos instituttleder før søknaden sendes.

I søknadsfasen skjer dette i to omganger. Først skal instituttleder gi aksept for at det kan utarbeides en søknad. Før søknaden sendes, må prosjekteier (dekan/fakultetsdirektør) godkjenne søknadsbudsjettet.

Prosjektleder - Hva er mine oppgaver?

Finne og sette seg inn i relevant utlysning

Prosjektleder følger fortløpende med på publisering av nye utlysninger for å finne relevante utlysninger. Det er anbefalt å delta på informasjonsmøter som arrangeres i tilknytting til de ulike utlysningene.

Du kan også ta kontakt med FoU-rådgiver for hjelp til å finne aktuelle utlysninger for deg.

Informere instituttleder og FoU-rådgiver/adm. senterleder om planer om å søke

Så tidlig som mulig skal prosjektleder informere instituttleder og FoU-rådgiver/adm. senterleder om søknadsplaner. Fakultetet har egne kvalitetssikringsrutiner for nasjonale finansieringskilder som skal følges. Skal du søke om EU-midler gjelder UiAs felles rutiner for kvalitetssikring og - utvikling av søknader.

Første forankring i ledelsen

Prosjektleder skal så tidlig som mulig, og senest 8 uker før ekstern søknadsfrist, forankre søknaden i instituttet i tråd med fakultetets rutiner. Instituttleder må godkjenne søknadsinitiativet før man går videre med søknadsarbeidet.

Fakultetet har en mal for one page/prosjektskisse som skal brukes for å formidle ideen til instituttleder. One pager sendes på e-post til instituttleder, med kopi til FoU-rådgiver, og senterleder hvis søknaden er forankret i ett av fakultetets sentre.

Utarbeide prosjektbeskrivelse

Å skrive en søknad er en omfattende jobb. Det er viktig å ha en god tid til å skrive søknaden.

Når instituttleder har godkjent søknadsinitiativet vil FoU-rådgiver/adm. senterleder invitere til et oppstartsmøte med prosjektleder, instituttleder og prosjektøkonom for å planlegge fasen mot ekstern søknadsfrist og avklare behov for støtte fra fellestjenestene.

Temaer på oppstartsmøtet:

Gjennomgang av one pager og utlysning
Informasjon om administrative støttetjenester fra fakultetet og Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Gjennomgang og første avklaringer ift budsjett
Utarbeide en fremdriftsplan mot ekstern søknadsfrist
Fordeling av arbeidsoppgaver
Avtale nye møtetidspunkt

Søke interne støtteordninger for prosjektutvikling

Det kan søkes om støtte til utvikling av alle eksternt finansierte søknader. FoU-rådgiver/adm. senterleder kan bistå med å søke.

Interne støtteordninger for forskningsprosjekt
Interne støtteordninger for utdanningsprosjekt (kontakt utdanningsavdelingen for informasjon)

Søknadsbudsjettering

Alle eksternt finansierte prosjekter skal totalbudsjetteres. Det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteten må synliggjøres i budsjettet, uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene.

Søknadsbudsjettet utarbeides i samarbeid mellom prosjektleder og prosjektøkonom. Prosjektleder avtaler og deltar på budsjettmøte(r) med prosjektøkonom. Formålet med møtene er å sikre at planlagte aktiviteter og ressurser er ivaretatt i søknadsbudsjettet.

Kontakt med interne og eksterne samarbeidspartnere

Prosjektleder:

Avtaler og avholder prosjektmøter med potensielle partnere
Innhenter budsjettinformasjon, bekreftelser på deltakelse, samt annen nødvendig informasjon for søknaden.
Sikrer at partnerdeltakelse avklares med ledelsen hos partneren

FoU-/utdanningsrådgiver og prosjektøkonom bistår med dette etter avtale.

Opprette søknad i portal

Når finansiørens søknadsportal åpner skal prosjektleder opprette søknad i portalen og gi FoU-rådgiver/adm. senterleder og prosjektøkonom tilgang. FoU-rådgiver/adm. senterleder bistår med å registrere og/eller kvalitetssikre innholdet i portalen.

Endelig forankring i ledelsen

Alle søknader må forankres før de sendes. I god tid før søknadsfristen, og senest 1 uke før ekstern søknadsfrist, skal instituttleder godkjenne prosjektskisse og endelig søknadsbudsjett.

Sende inn søknad

Prosjektleder sender inn søknaden i god tid før søknadsfristen. Dette gjøres i finansiørens søknadsportal eller på annen måte i tråd med instrukser for den aktuelle utlysningen.

Etter at søknaden er sendt, sender prosjektleder kopi av endelig søknad til FoU-rådgiver for arkivering.

I tilfelle avslag, informere om avslag og gjennomgå tilbakemeldingen

Når informasjon om avslag er mottatt, skal prosjektleder:

Informere til alle internt involverte om resultatet, inkl. instituttleder og FoU-rådgiver/adm. senterleder
Informere eventuelle partnere om resultatet
Gjennomgå tilbakemeldingen og vurdere muligheten for videreutvikling av søknaden til en annen utlysning
Sende en kopi av vurderingen til FoU-rådgiver/adm. senterleder for arkivering

FoU-rådgiver - Hva er mine oppgaver?

Identifisere relevante utlysninger

FoU-rådgiver skal fortløpende informere fakultetets vitenskapelig ansatte om utlysninger samt eventuelle kurs/seminar i tilknytting til utlysningene.

Sette seg inn i utlysningen

Når utlysningen er publisert skal FoU-rådgiver/adm. senterleder ta kontakt med finansiør for å be om utfyllende informasjon ved behov.

Undersøke interesse for utlysninger og etablere kontakt med søker

FoU-rådgiver skal fortløpende:

Informere fakultetets vitenskapelig ansatte om relevante utlysninger
Informere søkere om rutiner og aktuelle frister for søknadsprosessen
Oppdatere fakultetets oversikt over planlagte og pågående prosjekter

Forankring i ledelsen

FoU-rådgiver/adm. senterleder skal så tidlig som mulig etter instituttleders godkjenning av one pager/prosjektskisse invitere til oppstartsmøte med prosjektleder, instituttleder og prosjektøkonom.

Temaer på oppstartsmøte:

Gjennomgang av One Pager og utlysning
Informasjon om administrative støttetjenester fra fakultetet og Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Gjennomgang og første avklaringer ift budsjett
Utarbeide en fremdriftsplan mot ekstern søknadsfrist
Fordeling av arbeidsoppgaver
Avtale nye møtetidspunkt

Bistå i søknadsutvikling

FoU-rådgiver skal:

Bistå med å sette seg inn i utlysningens krav og maler.
Bistå med å søke interne støtteordninger for prosjektutvikling
Ved behov og etter avtale innhente støtte fra fellestjenestene som kan bistå med impact, kommunikasjon/formidlingsplan, etikk, datahåndtering, samt grafikk og språkvask.
Etter avtale ta kontakt med ekstern konsulent for gjennomlesing.
Bistå med gjennomlesing av søknaden.
Evt. drøfte tidligere søknader og tilbakemeldinger.

FoU-rådgiver samarbeider fortløpende med prosjektleder om oppgavene.

Bistå søker med å legge inn og kvalitetssikre informasjon i portal

Når søknadsportalen har åpnet skal FoU-/utdanningsrådgiver etter avtale:

Bistå søker med å legge inn informasjon i søknadsportal
Kvalitetssikre innhold

FoU-rådgiver samarbeider med prosjektleder om oppgaven.

Koordinere informasjon til interne og eksterne samarbeidspartnere

FoU-rådgiver kan etter avtale bistå med å formidle CV-mal, budsjettmal og mal for bekreftelse på deltakelse fra partnere samt annen nødvendig informasjon knyttet til søknaden.

Sikre dokumentasjon

Når søknad er sendt skal FoU-rådgiver:

Opprette sak i arkivsystemet
Arkivere innsendt søknad og søknadsbudsjett

I tilfelle avslag, bistå prosjektleder med å gjennomgå tilbakemelding på søknaden

Når informasjon om avslag er mottatt, innhenter FoU-rådgiver dokumentasjon på avslaget. Dette skal arkiveres i arkivsystemet.

FoU-rådgiver skal etter avtale bistå prosjektleder med å gjennomgå tilbakemeldingen og vurdere mulighetene for videreutvikling av søknaden.

Prosjektøkonom - Hva er mine oppgaver?

Sette seg inn i utlysning

Når utlysningen er publisert skal prosjektøkonom lese hele utlysningen med fokus på økonomidelen.

Bistå prosjektleder og FoU-rådgiver med kontakt med finansiør på økonomifeltet

Prosjektøkonom skal ved behov, ta kontakt med finansiør for spørsmål knyttet til budsjett i utlysningen.

Delta på oppstartsmøte og invitere til budsjettmøter

Prosjektøkonom skal delta på oppstartsmøte med prosjektleder, instituttleder og FoU-rådgiver. Prosjektøkonom gjennomgår finansiørens krav til budsjett og gjør første avklaringer med prosjektleder og instituttleder.

I etterkant av oppstartsmøtet skal prosjektøkonom

Motta informasjon og klargjøre budsjettmaler basert på innspill fra prosjektleder (driftskostnader og personalkostnader).
Inviterer til budsjettmøte 1

I budsjettmøte 1

Utarbeide første budsjettutkast
Legge en plan for innhenting av partnerbudsjett for interne og eksterne partnere
Legge en plan for inngåelse av intensjonsavtale dersom finansiør krever det
Avtale tidspunkt for budsjettmøte 2

I etterkant av budsjettmøte 1

Sende budsjettforslag til prosjektleder, instituttleder og FoU-rådgiver
Gjennomføre andre arbeidsoppgaver avtalt under budsjettmøtet

Lagre budsjett i søknadsmappen i Teams

Prosjektøkonom lagrer i Teams:

Totalbudsjett for prosjektet
Informasjon og bekreftelser fra partnere

Bistå FoU-rådgiver med å innhente budsjettinformasjon fra samarbeidspartnere

Prosjektøkonom skal

Klargjøre budsjettmal til partnere
Dokumentere at budsjettinformasjon er forankret ved partnerinstitusjonen eller med interne samarbeidspartnere innenfor UiA.

Innkalle til og avholde budsjettmøte 2, eventuelt flere ved behov

Møtetidspunkt avtales i budsjettmøte 1.

Forberedelser

Gjennomgå arbeidsoppgaver avtalt under møte 1
Kontrollere at søknaden er forankret i ledelsen hos partner og ved UiA
Kvalitetssikre budsjettutkast før møtet

I budsjettmøtet

Gjennomgang og kvalitetssikring av budsjettutkast
Avtale eventuelle oppfølgingsmøter

Sikre at prosjekteier godkjenner søknadsbudsjett

I god tid før ekstern frist skal prosjektøkonom:

Gjennomgå endelig søknadsbudsjett med instituttleder og prosjektleder

Endelig budsjett oversendes FoU-/utdanningsrådgiver for arkivering.

Bistå søker med å legge inn budsjettinformasjon i søknadsportal

Når portalen er åpen for registrering og søknadsbudsjett er godkjent, skal prosjektøkonom legge inn budsjettallene og annen informasjon i portalen i henhold til krav fra finansiør.

Partner i andres søknader?

Hvis du er partner i en annen institusjons prosjektsøknad om ekstern finansiering, skal det meldes til instituttleder, med kopi til FoU-rådgiver og prosjektøkonom senest 3 uker før søknadsfrist.

På dette stadiet skal følgende være klart: