Kvalitetssikringsrutine for nasjonale finansieringskilder

Rutinene er inndelt etter søknadstype og størrelse, og det skilles mellom søknader til nasjonale finansieringskilder (eksempelvis Forskningsrådet, Stiftelsen Dam, Sørlandets Kompetansefond og Aust-Agder Utviklings- og kompetansefond) og søknader til internasjonale finansieringskilder (eksempelvis Horisont EUROPA, Interreg).

Fakultetet er prosjekteier og formell avsender av søknader.

Alle søknader, store som små, både der vi er koordinator og der vi er partner, skal avklares med, og godkjennes av instituttleder før innsending.

1. Godkjenning #1 av One Pager

Fyll ut One Pager-malen. Når skjemaet er ferdig utfylt, vil du motta en e-post med en Word-versjon av dokumentet. Denne skal sendes til instituttleder, med kopi til:

FoU-rådgiver
Administrativ senterleder (dersom søknaden er forankret i et av fakultetets sentre)
Prosjektøkonom

Prosjektleder kontakter ved behov prosjektøkonom for hjelp med å utarbeide et overordnet budsjettestimat til one pager.

Ansvarlig: Prosjektleder
Frist: Etter midlene er lyst ut, eller senest 6 uker før ekstern søknadsfrist. Ved løpende søknadsfrist skal one pager sendes for godkjenning så snart du har bestemt deg for å utvikle en prosjektsøknad.

Instituttleder vurderer One Pager i forhold til kapasitet og ressursbehov.
Prosjektsøknaden kan igangsettes når instituttleder har godkjent One Pager. Godkjenning skal gis så snart som mulig, og senest innen én uke

Ansvarlig: Instituttleder

2. Oppstartsmøte

FoU-rådgiver/adm. senterleder inviterer til oppstartmøte med prosjektleder, instituttleder og prosjektøkonom.

Temaer for oppstartsmøtet:

Gjennomgang av One Pager og utlysning
Informasjon om interne støtteordninger, herunder PUS-midler (prosjektutviklingsstøtte) og administrative støttetjenester fra fakultetet og forsknings- og innovasjonsavdelingen
Gjennomgang og første avklaringer ift budsjett
Søknadsportal
Gjennomgang av fremdriftsplan
Fordeling av arbeidsoppgaver
Avtale nye møtetidspunkt

Ansvarlig: FoU-rådgiver/adm. senterleder
Frist: Så tidlig som mulig etter godkjenning fra instituttleder

3. Budsjett

Prosjektøkonom utarbeider første utkast til budsjett etter innspill fra prosjektleder

Ansvarlig: Prosjektleder
Frist: Senest 5 uker før frist

4. Godkjenning #2 av utkast til søknad og budsjett

Prosjektleder deler utkast til prosjektbeskrivelse og budsjett med instituttleder og FoU-rådgiver/adm. senterleder
Ansvarlig: Prosjektleder

Statusoppdateringsmøte med instituttleder, prosjektleder, FoU-rådgiver/adm. senterleder og prosjektøkonom
Ansvarlig: FoU-rådgiver/adm. senterleder

Frist: 2 - 3 uker før frist

5. Søknadstekst og budsjett

Kvalitetssikring av søknad i henhold til formelle krav:

Mal og innhold
Vedlegg
Utfylling i portalen

Ansvarlig: FoU-rådgiver/adm. senterleder
Frist: Senest 1 uke før frist

Budsjett:

Kvalitetssikring av budsjett
Utfylling av budsjett i portalen

Ansvarlig: Prosjektøkonom
Frist: Senest 1 uke før frist

6. Innsending

Vi råder til at søknaden sendes dagen før frist, eller tidligere, for å unngå tekniske problemer som kan oppstå i løpet av de siste timene før fristen på grunn av stor aktivitet i systemet.

Etter at søknaden er sendt, sender prosjektleder kopi av endelig søknad til FoU-rådgiver for arkivering.

Ansvarlig: Prosjektleder
Frist: Ekstern frist

7. Evaluering av søknadsprosessen

Gjennomgang av søknadsprosessen
Evaluering av prosjektstøtte
Forslag til forbedringer

Ansvarlig: FoU-rådgiver/adm. senterleder
Frist: Så tidlig som mulig etter innsendt søknad

Evalueringsskjema_søknadsprosess

Viktig

Vurderer du å søke om eksterne forskningsmidler er det viktig å starte i god tid
Avklar med instituttleder før du går i gang med One Pager
Husk å informere instituttleder, FoU-rådgiver og prosjektøkonom ved innvilgelse av alle nye prosjekt.
Skal du søke EU-midler, se:

Felles kvalitetssikringsrutiner ved UiA