Alle ansatte inviteres til å delta, også de som eventuelt ikke deltok i spørreundersøkelsen. Tiltakene utvikles av de ansatte for å sikre relevans, og for å sikre at alle får eierskap til tiltakene.
Formålet med tiltaksutviklingsmøtet er å finne fram til realistiske, konkrete og viktige tiltak som er mulig å gjennomføre innenfor tilgjengelige rammer.
Det er viktig at dere prioriterer å bruke tid på å finne fram til de aktivitetene og tiltakene som er riktige for dere nå. Dere kan i denne prosessen benytte de samme metodene som dere brukte da dere skulle komme frem til områder.
Hva er et godt tiltak?
Et godt tiltak har til hensikt å forbedre og videreutvikle arbeidsmiljøet. For å nå det ønskede utfallet av tiltaket er det viktig at tiltaket er konkret, målbart, relevant, oppnåelig og tidsbestemt.
Noen spørsmål en bør stille seg i tiltaksutviklingsprosessen er:
- Hvorfor er dette viktig?
- Hva kan dette bidra til at vi oppnår?
- Hva er det viktig at vi fortsetter med?
- Hvordan ser det ut dersom vi lykkes? Hva gjør vi på andre måter da?
- Hvordan ser vi at dette tiltaket er gjennomført? Hva har endret seg da?
- Har vi vurdert tiltak på både kortere og lengre sikt?
- Hvilke ressurser krever det å gjennomføre tiltaket (personer, tid, penger)?
Formuler utfordringene (det som skal endres) til spørsmål
Det er lettere å utvikle konkrete tiltak dersom en har noe konkret en skal finne svaret på eller løse, dette kan gjøres ved å omformulere utfordringene til spørsmål.
Eksempelvis:
- Utfordring: Mange ansatte opplever at de ikke får god nok informasjon fra ledelsen om viktige saker
- Formulering: Hvordan kan vi forbedre informasjonsflyten fra ledelsen til de ansatte i saker som berører dem?
Det er viktig at dere prioriterer å bruke tid på å finne fram til de aktivitetene og tiltakene som er riktige for dere nå. Da kan dere følge den samme rytmen som i forrige fase:
- Idémyldring: Erfaring tyder på at de første ideene som kommer ofte ikke er de beste. Derfor kan det være lurt å bruke teknikker og verktøy som bidrar til at man får fram et stort mangfold.
- Prioritere og konkretisere: Det kan være utfordrende å komme frem til konkrete og handlingsrettede tiltak. Bruk derfor tid på å prioritere de ideene som har kommet opp, og konkretiser de så godt som mulig.
- Lage handlingsplan: Ofte henger ikke tiltakene helt sammen med det man faktisk ønsker å oppnå. Under "ressurser og maler" finner du informasjon om ulike metoder som kan hjelpe dere med å velge de tiltakene som bidrar til at dere oppnår det dere har satt som mål.