Slik leser du rapporten:
Rapporten kommer som en powerpoint-presentasjon og er et utgangspunkt for arbeid med arbeidsmiljøet ved din enhet.
- Gå gjennom resultatene fra spørreundersøkelsen, gjør en risikovurdering og drøft aktuelle problemstillinger med eget verneombud og bruk lederkolleger som ressurser.
- Definere roller i prosessen. Skal du selv lede tilbakemeldingsmøtet eller skal du få hjelp til å fasilitere den? Hvem fører referat slik at resultater fra møtet beholdes?
Når resultatene av spørreundersøkelsen foreligger så vil overordnet leder gå gjennom resultatene sammen med enhetens leder. De kan vurdere om de ønsker å ta med verneombud og HR-rådgiver. Gjennomføringen av selve tilbakemeldingsmøtet planlegges deretter sammen.
Se video om hvordan vi leser rapporten (NTNU)
Viktige momenter som diskuteres er:
- Er det noen spesielle ting ved resultatene leder og/eller verneombud legger merke til
- Gi rom for at leder kan "ventilere" og bearbeide sine reaksjoner.
- Tenk gjennom en strategi for å ikke gå i forsvar dersom det er negative resultater
- Hvordan skal man organisere gruppearbeidet (gruppesammensetning)?
- Hvordan skal man prioritere hvilke områder som skal følges opp?
- Leders rolle i tilbakemeldings- og tiltaksmøtet
- Plan for hvordan resultatene følges opp etter tilbakemeldingsmøtet
Se video om hvordan vi leser rapporten:
Risikovurdering
Det bør gjøres en enkel risikovurdering for å undersøke om det eksisterer spesielle utfordringer, som eksempelvis pågående eller ulmende konflikter, planlagte eller gjennomførte omorganiseringer, andre relevante prosesser, språkbarrierer, manglende ressurser, manglende tilgang til PC eller ferieavvikling.
I ARK-rapporten synliggjøres følgende risikoforhold:
- Håndtering av uønskede hendelser
- Konflikthåndteringsklima
- Konfliktklima
- Psykologisk trygghet, både overfor kolleger og ledelse
- Rolleuklarhet, både overfor kolleger og ledelse
Lav score og i tillegg store standardavvik kan indikere at det er risiko for at uakseptable forhold kan oppstå. Da må det utvikles risikoreduserende tiltak.
En enkel risikovurdering kan følge 4 trinn:
- Finn risikokildene
- Hva kan skje og hvor sannsynlig er det?
- Hva kan vi gjøre for å hindre det?
- Tiltak og videre arbeid.