Forberedelse
En vellykket gjennomføring av medarbeidersamtalen vil blant annet avhenge av medarbeiders og leders forberedelse.
Sett av tid til samtalen
Samtalen bør avtales i god tid og vare 1-2 timer. Leder har ansvar for å kalle inn. Legg gjerne ved forberedelses mal for den ansatte i innkallingen.
Sted for samtalen
Velg sted for samtalen med omhu. Finn et rom som er skjermet for forstyrrelser samtidig som det bidrar til en hyggelig og avslappet atmosfære.
Gjennomføring
Rammen for medarbeidersamtalen er mal for medarbeidersamtalen ved UiA. Denne foreslår retning og innhold i samtalen. Husk at det ikke finnes en fasit på hvordan medarbeidersamtalen gjennomføres. Det viktigste er selve samtalen som er et supplement til den løpende dialogen mellom deg og dine medarbeidere.
Innledningsvis
Informer om formålet med samtalen, og tidsrammen som er satt. Spør innledningsvis om det er spesielle temaer som er spesielt viktige for medarbeideren, og sett av tid til disse.
Underveis
- Leder noterer underveis. Hvis det fremkommer private/personlige opplysninger om den ansatte bør man ikke ta dette med i referatet.
- Sørg for realisme mht faglig og personlig utvikling.
- Medarbeidersamtalen bør ikke inneholde noe nytt eller gi noen overraskelser.
- Vær personlig, men ikke privat.
- Ha samsvar mellom det du sier og det du gjør.
- Det er medarbeiderens samtale. Utvikle tillit og åpenhet. Lytt til medarbeideren; hva er viktig for henne/han/hen.
Avslutningsvis
Sørg for at samtalen ender i noen mål og tiltak. Disse skal både medarbeideren og leder ta ansvar for å følge opp.
Oppfølging
Dersom medarbeidersamtalen skal bli et effektivt verktøy, må de avtalte mål og tiltak følges opp av begge parter.
Referat fra samtalen skal skrives ut, og medarbeideren skal ha en kopi av denne. Referatet er konfidensielt og skal arkiveres i Public 360.
For egen læring
Når samtalen er over, kan du evaluere samtalen ved å stille deg selv følgende spørsmål:
- Fikk samtalen en god start og en god avslutning? Var stemningen positiv?
- Hvem styrte samtalen og hvordan var taletiden fordelt?
- Fulgte vi skjemaet eller ble samtalen preget av spontanitet (balanse)?
- Lyttet jeg aktivt?
- Klarte vi å konkludere i forhold til alle temaer som ble tatt opp?
- Var det tilløp til konflikt, og hvordan ble i så fall dette håndtert?
- Ble mål og tiltak presist nok formulert, med tidsfrister?
- Fikk jeg sagt det jeg ønsket på en måte som ble forstått?
- Fikk jeg tak i hva medarbeideren mente om samtalen?