Internasjonale samarbeidsavtaler

Erasmus-avtaler er fagspesifikke avtaler som gjelder for et bestemt fagområde. Disse avtalene gjør det mulig å reise på Erasmus-utveksling til alle EU-land, EØS-landene Island og Lichtenstein, samt Nord-Makedonia, Serbia og Tyrkia.

I avtalen kan man se hvilket fagområde den gjelder for, og dette er lagt ut på våre nettsider under hver enkelt Erasmus+ avtale. Noen Erasmus-avtaler gjelder for alle fag og er åpne for alle studenter.

Selve avtaledokumentet er standardisert fra EU, men i hver enkelt avtale bestemmes fagområde og antall studenter/PhD/ansatte som avtalen er åpen for. Ved UiA er signaturmyndighet delegert til internasjonalt kontor som bistår fagmiljøene når de ønsker å inngå erasmusavtaler. Avtalene forvaltes i et digitalt system.

Ønsker ditt fagmiljø å inngå en avtale med ny partner, kontakt internasjonalt kontor.

En Student Exchange Agreement brukes når samarbeidet dekker en gjensidig utveksling av studenter og hvor studentene dermed ikke trenger betale skolepenger. Malen kan også brukes ved en kombinasjon av gratisplasser og betalingsplasser (f.eks. der vi tilbys å sende betalingsstudenter dersom det er ubalanse mellom inn og utreisende. Les mer under Study Abroad).

Denne type avtale åpner også for en kombinasjon av studier og praksis. En studentutvekslingsavtale konkretiserer betingelsene for utvekslingen av studenter mellom partene. Innhold er hvilke (nivå, type) og hvor mange studenter som kan utveksles, krav til studentene, ev. skolepenger og gjensidige rettigheter og forpliktelser for institusjonene, studenter og ansatte.

Vær oppmerksom på at en avtale alltid medfører en del forpliktelser i form av besøk til UiA, henvendelser om informasjon etc. En avtale krever oppfølging og vedlikehold. Før inngåelse av nye avtaler se gjerne til sjekklisten for kvalitetssikring og retningslinjer og verktøy for ansvarlig internasjonalt samarbeid. Sammen peker disse på en rekke vurderinger og risikomomenter som vi må identifisere, og forsøke å redusere, som del av vår kvalitetssikring ved inngåelse og revidering av utvekslingsavtaler. Dette er særlig relevant i samarbeid med partnerland som skiller seg vesentlig fra Norge når det gjelder styresett, kultur og språk, og ikke minst geopolitiske forhold som kan bidra til spenninger som kan påvirke relasjon til partner, reise, forsikring etc.

En student Placement Agreement inngås med en institusjon, organisasjon eller bedrift hvor UiA ønsker å sende studenter i praksis, som del av studentenes utdanning.

Det kan også være praksisavtaler i tilknytning til en høyere utdanningsinstitusjon, som tilbyr praksisplasser via dem, til våre UiA studenter. Et eksempel kan være innenfor helsefag der et universitet i utlandet har etablerte praksisplasser i kommune, sykehus, helsetjenester. 

Felles for praksisavtaler er at det skal avklares på forhånd hvordan godkjenning studentene skal få, dokumentasjon av praksis, hvem som godkjenner praksisen og omfang. 

"Fagmiljøet tilknyttet studietilbud som fører fram til en grad og andre studietilbud av et omfang på 60 studiepoeng eller mer, skal delta aktivt i relevante nasjonale og internasjonale samarbeid og nettverk.

For studietilbud med obligatorisk praksis skal fagmiljøet tilknyttet studietilbudet ha relevant og oppdatert kunnskap fra praksisfeltet. Institusjonen må sikre at praksisveilederne har relevant kompetanse og erfaring fra praksisfeltet.

For studier med praksis skal det foreligge tilfredsstillende avtaler som regulerer vesentlige forhold av betydning for studentene.

En tilfredsstillende praksisavtale må inneholde bestemmelser om eksterne praksisveilederes kompetanse og kapasitet, regulere tiltak for oppfølging av studentene og vise institusjonens ansvar og retningslinjer for kvalitetssikring". (Studietilsynsforskriften, nå videreført i universitets- og høyskoleforskriften)

Dersom UiA skal ta imot praksisstudenter, er det ofte et krav at noen i fagmiljøet som tar imot studenten har oppfølging og veiledning. Det er viktig å avklare med partner i forkant hva som gjelder for veiledning, oppfølging og vurdering for deres studenter som kommer til oss. 

"Study Abroad"-avtaler innebærer at man sender studenter på delstudier til utenlandske institusjoner hvor de må betale skolepenger.

Slike avtaler er aktuelle i land (i hovedsak engelsktalende) der de er restriktive når det gjelder å motta "gratisstudenter" gjennom vanlig utveksling. Slike avtaler er da som oftest ikke gjensidige, og dermed ikke optimale (bidrar ikke til internasjonalisering av egen campus og ensidig mobilitet gir tap i studiepoengproduksjon). Det kan imidlertid være en løsning for å få nok plasser ved institusjoner hvor man ønsker å sende studentene – og hvor studentene selv ønsker å dra.

En study abroad avtale kan også kombineres med en vanlig utvekslingsavtale, som har et antall gjensidige utvekslingsplasser uten skolepenger, og et større antall betalingsplasser. Dette fremforhandles med hvert enkelt universitet.

En Study abroad-avtale bør helst ha et kostnadsnivå innenfor Lånekassens satser, og gjerne gjennom forhandling om reduserte priser.

Har du fått prosjektmidler i f.eks. NORPART eller UTFORSK (HK-dir-finansiert) vil det være flere avtaler eller kontraktsdokument som kan være relevante å inngå.

1: I første omgang skal det signeres kontrakt med finansiør (f.eks. HK-dir) som legger føringer for bruk av prosjektmidlene i henhold til utlysningens/tiltakets krav og retningslinjer. Disse kontraktene er vanligvis ikke noe UiA kan endre, og prosjektleder må sette seg godt inn i kravene og rapporteringsfrister. Når denne er signert blir prosjektmidler overført UiA.

2: Det er videre anbefalt å inngå egne samarbeidsavtaler med partnerinstitusjonene som skal bidra inn i prosjektet. Dette sikrer UiAs interesser, og reduserer risiko dersom det skulle skje noe i partnerskapene. Den overordnede avtalen med finansiør gjelder uansett, men for samarbeid med flere partnere kan underavtaler/samarbeidsavtaler bidra til fordeling av oppgaver og budsjett. Kontakt internasjonalt kontor for å få tilsendt eksempler på samarbeidsavtaler.

3: Er det planlagt mobilitet av studenter / PhD i prosjektene bør det vurderes om en egen utvekslingsavtale (exchange) kan være hensiktsmessig. Fungerer samarbeidet i prosjektet godt kan utvekslingsavtalen videreføres etter prosjektets slutt, og det kan også åpne opp for mer mobilitet i tillegg til de som eventuelt er finansiert helt/delvis av prosjektmidlene.

Generelle samarbeidsavtaler: Kalles ofte Memorandum of Understanding (MoU). Som regel korte avtaletekster som åpner for samarbeid innen utdanning og forskning, uten å spesifisere nærmere. En MoU kan fungere som en paraply for mer spesifikke avtaler om forsknings- eller utdanningssamarbeid. 

Merk at UiA ikke inngår MoUer bare fordi en utenlandsk institusjon ønsker det. Det skal forekomme utstrakt forskningssamarbeid og / eller studentutveksling, eller være en intensjon om dette fra enheten(e) ved UiA sin side.

Dokumentet har i de fleste tilfeller en nokså symbolsk betydning og innebærer i seg selv ingen forpliktelser eller konkretisering.

Ofte vil en slik avtale ligge til grunn for andre underliggende avtaler som spesifiserer mer konkret samarbeid, enten det er forskning, studentutveksling eller samarbeid knyttet til et bestemt fagmiljø. Dersom man ønsker å inngå samarbeid med en institusjon der ulike typer samarbeid eller flere fagmiljøer kan være aktuelt på sikt, anbefales ofte en MoU i bunnen. Da kan spesifiserte utvekslingsavtaler eller tilslutningsavtaler for et bestemt fagmiljø inngås i etterkant. 

Mange institusjoner har også en policy som sier at en MoU alltid skal være på plass før andre avtaler inngås.

Her er UiAs generelle MoU-mal

Ved UiA er rektor legal representative i Erasmus+ samarbeid. Eksternt finansierte prosjekt som krever signatur i søknads eller avtaledokument innhentes av rektor (via Clare Jortveit) i ledelsens stab.

Signering av Erasmus+ utvekslingsavtaler mellom fagmiljøer ved UiA og partnerinstitusjon er delegert til Internasjonalt kontor.