English version of this page

Lagringsveileder for studenter

Når du arbeider med informasjon eller data, er det viktig å vite hvordan informasjonen skal håndteres, deles og lagres på en sikker måte. For å gjøre dette enklere deler vi informasjon inn i fire kategorier basert på hvor sensitiv den er: grønn, gul, rød og svart. Hver kategori har egne krav til hvordan informasjonen skal behandles og beskyttes.

De ulike kategoriene

🟢

Offentlige data

Kan deles og publiseres fritt.

_{- Lavt beskyttelsesbehov}

🟡

Interne data

Kun for personer med behov for tilgang.

_{- Begrenset innsyn}

🔴

Fortrolige data

Krever høy grad av beskyttelse.

_{- Krever høy beskyttelse}

⚫

Strengt fortrolige data

Svært høyt beskyttelsesbehov.

_{- Maksimal beskyttelse}

Hva regnes som:

🟢 Offentlige data

Informasjon som kan publiseres åpent uten at det medfører skade for personer, universitetet eller samarbeidspartnere.

Emnebeskrivelser
Publiserte artikler
Offentlige nettsider
Åpent undervisningsmateriell

Tommelfingerregel:
Kan informasjonen publiseres åpent på internett uten innlogging? Da er den normalt offentlig.

🟡 Interne data

Informasjon som ikke er offentlig tilgjengelig, men som normalt ikke vil medføre alvorlig skade dersom den kommer på avveie.

Gruppedokumenter
Studentlister
Prosjektnotater
Emnefiler
Kontaktlister

Tommelfingerregel:
Hvis informasjonen er ment for ansatte eller studenter, men ikke offentligheten, er den normalt intern.

🔴 Fortrolige data

Informasjon som krever høy grad av beskyttelse fordi uautorisert innsyn eller tap kan skade enkeltpersoner eller virksomheten.

Helseopplysninger
Særlige kategorier av personopplysninger
Sammenstilling av store mengder personopplysninger
Visse forskningsdata

Tommelfingerregel:
Hvis informasjonen kan medføre betydelig skade for enkeltpersoner eller institusjonen, skal den behandles som fortrolig.

⚫ Strengt fortrolige data

Informasjon med svært høyt beskyttelsesbehov hvor uautorisert tilgang kan få alvorlige konsekvenser.

Store mengder fortrolige data
Eksportkontrollert informasjon
Høyrisikoforskning
Sikkerhetskritiske data
Informasjon under særskilte krav

Tommelfingerregel:
Hvis konsekvensene av et databrudd kan være svært alvorlige, skal informasjonen behandles som strengt fortrolig.

Hvordan kategorisere filer i M365

Følsomhetsetiketter hjelper deg å passe på at bare den som trenger tilgang får se innholdet i filen din. Spesielt om filer inneholder informasjon om deg eller andre personer som ikke bør deles.

Ta i bruk etikettene ved å:

Åpne dokumentet i M365 (Word, Excel, PowerPoint).
Gå til alternativet ‘Følsomhet’ øverst til høyre på verktøylinjen.
Velg riktig etikett fra kategoriene: Offentlig, Arkiv, Intern eller Fortrolig

Les mer om følsomhetsetiketter i M365

Hvor lagrer jeg det i praksis?

🟢 Offentlige data _{Grønn kategori}	🟡 Interne data _{Gul kategori}	🔴 Fortrolige data _{Rød kategori}	⚫ Strengt fortrolige data _{Svart kategori}
Microsoft Onedrive ☁️ Ditt personlige arbeidsområde, koblet til din UiA-konto.	Microsoft Onedrive ☁️ Ditt personlige arbeidsområde, koblet til din UiA-konto.	Microsoft Teams/Sharepoint/Onedrive med begrenset tilgang 👥📁☁️ Sett opp tilgangsstyring og bruk følsomhetsetiketter slik at kun rette personer kan åpne filene. Kan lagres i opp til 1 år. Les mer om følsomhetsetiketter	TSD – Tjenester for sensitive data Godkjent løsning for direkte identifiserbare helseopplysninger og annen svært sensitiv forskningsdata. Les mer om TSD
Microsoft Teams 👥 Samarbeid i grupper, prosjekter og studentforeninger.	Microsoft Teams 👥 Samarbeid i grupper, prosjekter og studentforeninger.	Sikker kanal i ServiceNow Løsning for å sende dokumenter internt på en trygg måte. Send sensitiv informasjon via sikker kanal	Nettskjema integrert mot TSD Ved innsamling av data som skal leveres direkte inn i et sikkert TSD-prosjekt.
Microsoft Sharepoint 📁 Delte områder for grupper som trenger felles tilgang.	Microsoft Sharepoint 📁 Delte områder for grupper som trenger felles tilgang.	Nettskjema Til innsamling av data, satt opp med kryptert levering. Les mer om Nettskjema	Aldri privat utstyr eller enheter med internett-tilkobling til opptak eller mellomlagring av denne typen data.
Åpne kanaler for undervisning For eksempel offentlige videoplattformer og publiserte fagressurser.	Del kun med de som faktisk trenger tilgang, og bruk UiA-kontoen din, ikke privat lagring.	Skal noe sendes på e-post, må det krypteres først, for eksempel med 7-Zip. Vanlig e-post er ikke sikkert nok alene. Veiledning for 7-Zip
Ingen spesielle krav til tilgangsstyring, men innholdet skal fortsatt være korrekt og godkjent for publisering.

Eksempler fra studenthverdagen

Studentoppgave

Du lager prosjektet
Gruppen oppretter dokumenter, presentasjoner og møtenotater.
Vurder innholdet
Informasjonen er ikke offentlig, men inneholder ikke sensitive personopplysninger.
Klassifisering
🟡 Interne data
Lagre riktig
Teams, Onedrive eller Sharepoint 👥☁️📁

Forskningsprosjekt

Du gjennomfører intervjuer
Prosjektet samler inn helseopplysninger om personer.
Vurder innholdet
Dataene kan knyttes til identifiserbare personer.
Klassifisering
🔴 Fortrolige data
Lagre riktig
Teams, Onedrive eller Sharepoint med tilgangsstyring og følsomhetsetikett 👥☁️📁
Kan lagres opp til 1 år.

Les mer om følsomhetsetiketter

Studentforening

Du administrerer medlemmer
Studentforeningen lagrer navn og e-postadresser.
Vurder innholdet
Dette er personopplysninger, men ikke sensitive opplysninger.
Klassifisering
🟡 Interne data
Lagre riktig
Teams, SharePoint eller annen godkjent løsning 👥📁

Vanlige fallgruver

Grensen mellom offentlig og intern er der flest studenter bommer, ikke grensen mot rødt eller svart. Her er noen eksempler på ting som føles ufarlige, men som ikke bør publiseres åpent.

Gruppebilde fra ekskursjon

✖ Må ikke legges ut offentlig med fullt navn på alle

✔ Er 🟡interne data – del i Teams, eller innhent samtykke før offentlig publisering

Bilder av personer er personopplysninger. Derfor må du vurdere hvem som får tilgang til bildet og om publisering er avklart med de som er avbildet.

Praksisrapport med observasjoner

✖ Må ikke deles i en åpen studentgruppe på nett

✔ Er 🟡interne eller 🔴fortrolige data, avhengig av innhold

Rapporter fra praksis inneholder ofte informasjon om andre personer enn deg selv.

Forskningsdata

✖ Ikke lagre intervjuopptak på privat USB-minne eller privat skylagring

✔ Er 🔴fortrolige data - bruk godkjente lagringsløsninger

Forskningsmateriale inneholder ofte personopplysninger eller annen beskyttelsesverdig informasjon

Presentasjon fra prosjektarbeid

✖ Må ikke lastes opp på en åpen delingstjeneste "for enkelhets skyld"

✔ Er 🟡interne data, med mindre den er godkjent for publisering

At noe er ferdig og ryddig betyr ikke at det automatisk er ment for offentligheten.

Viktig å huske på

Interne, fortrolige og strengt fortrolige data skal kun lagres i UiAs godkjente løsninger
Ikke ha interne, fortrolige, eller strengt fortrolige data liggende på en ukryptert USB-minnepenn
Ikke del eller oppgi interne, fortrolige eller strengt fortrolige data i chat og meldingsapper som ikke er godkjent av UiA
Ikke la utskrifter som inneholder interne, fortrolige eller strengt fortrolige data bli liggende fritt tilgjengelig

Hva skjer hvis jeg har lagret feil?

Det skjer garantert innimellom, og det viktigste er at du gjør noe med det raskt. Slik foregår det normalt:

Flytt informasjonen til riktig system så snart du oppdager feilen.
Meld fra om avviket, slik at UiA har oversikt og kan følge opp om noen andre er berørt.
IT eller personvernkontakt vurderer om det er behov for videre tiltak.

Å melde fra er ikke det samme som å bli "tatt" for noe. Det er slik feil rettes opp og slik rutinene blir bedre for alle.

Meld fra om avvik

Send inn avviksmelding

Kan jeg beholde data når jeg er ferdig på UiA?

Når du slutter som student, blir studentkontoen din stengt og dataene dine slettet. Husk å lagre filer du ønsker å beholde før kontoen avsluttes. Dette gjelder bare filer som du har lov til å ta med videre, for eksempel egne notater og offentlige data.

Riktig behandling av data i KI verktøy

Se hvilken data du kan behandle i KI verktøy

Bruk av kunstig intelligens (KI) som student ved UiA

Trenger du hjelp?

Kontakt UiA Hjelp