Reise i oppdrag for arbeidsgiver
En slik reise er pålagt av arbeidsgiver.
Reiser som ansatte foretar for å presentere egne og/eller forskningruppens/instituttets forskningsresultat (papers), er normalt en reise i oppdrag for UiA. Dersom ansatte på eget initiativ ønsker å bli lenger på konferanser enn det som er nødvendig for å legge frem forskningsresultatet, kan deler av turen defineres som stipendreise. Normalt vil opphold på konferanser utover 3 døgn være stipendreise.
Stipendreise
En stipendreise er en reise som leder ikke har pålagt den ansatte å foreta, men godkjent at blir foretatt. Stipendreise er ikke i oppdrag for UiA, og ansatte har ikke krav på å få reise eller å få dekket alle utgifter til stipendreiser. Forhåndsgodkjenning av stipendreiser må derfor også inneholde avklaring av hva som dekkes.
Våre regler for stipendreiser gjelder uavhengig av finansieringskilde. Eksterne finansieringskilder kan ha egne vilkår som kommer i tillegg til våre regler.
Stipendreise er altså ikke definert ut fra om det gis et fastsatt beløp/stipend eller refusjon av utgifter. (Stipendreiser ble tidligere også kalt tilskuddsreiser)
Vilkår for stipendreise
Vilkårene for at skatteetaten skal godkjenne stipendreise er:
- Reisen må være nødvendig på grunn av jobben
- Reisen må være forhåndsgodkjent
- Stipendet må bare dekke merutgifter som påløper på grunn av reisen
- Stipendet må ikke være arbeidsvederlag/lønn (som bl.a. betyr at kompensasjonstillegget aldri kan utbetales for stipendreiser)
- Arbeidstaker må sette opp et budsjett før utbetaling kan skje
- Arbeidstaker må sette opp en oversikt over hva stipendet har dekket etter reisen.
Konsekvensene for deg hvis vilkårene ikke er oppfylt kan være at du kan bli skattlagt for hele beløpet du får for å gjennomføre reisen.
Stipendreiser omfatter: Studieopphold
Egen-initierte studieopphold må ha spesiell faglig relevans, for å kunne godkjennes. Faglig relevans vil normalt bety samarbeid med universitet eller forskningsmiljø på stedet. I tillegg kan det være samarbeid med andre norske på norske institutt som UiA har samarbeidsavtale med. Nytten ved reisen må begrunnes med at samarbeid mellom den ansatte og det universitet eller forskningsmiljø overstiger kostnaden.
Xristos
Universitetsdirektøren har spesielt godkjent Xristos som sted for egen-initiert studieopphold, uten at reisen til Xristos i seg selv har faglig relevans. Forutsetningen for reise til Xristos er at direkte merkostnadene ved opphold og reise kan forsvares ut fra økonomireglementet.
Kostgodtgjørelse for opphold på Xristos følger samme prinsipp som for andre studiereiser.
To alternativer:
1. Dersom man dokumenterer utgiftene med kvitteringer, kan man få dekket utgifter til kost begrenset til døgnsatsen for kostgodtgjørelse i Hellas. Døgnsatsene for utenlandsreiser finner du her.
2. Dersom man ikke dokumenterer utgiftene, utbetales den skattefrie delen av kostgodtgjørelse for pensjonat overnatting. (I 2022 er denne satsen kr. 172,- pr døgn)
Andre reisemål
Fakultetsdirektørene har fullmakt til å godkjenne forsknings/skrive/samarbeids-opphold ved alternative steder, og fakultetet kan gjennom egne midler/KFU-midler dekker kostnader i forbindelse med slike reiser/opphold. Ordningen gjelder kun ansatte i vitenskapelig stilling.
Stedet man reiser til bør ha tilfredsstillende fasiliteter til det arbeidet som skal gjøres – universitetets HMS-ansvar må vurderes. Det presiseres at det ikke skal godkjennes opphold som bærer preg av ferie/fritidsreise, eller at det dekkes kostnader i forbindelse med reise/opphold på ansattes egne hytter ol.
Stipendreiser omfatter: Forskningsopphold
Egeninitierte forskningsopphold må ha spesiell faglig relevans, for å kunne godkjennes. Faglig relevans vil normalt bety samarbeid med et universitet eller forskningsmiljø som den ansatte har kontakt/samarbeid med i sin forskning.
Fakultetsdirektørene har fullmakt til å godkjenne forsknings/skrive/samarbeids-opphold ved alternative steder, og fakultetet kan gjennom egne midler/KFU-midler dekker kostnader i forbindelse med slike reiser/opphold. Ordningen gjelder kun ansatte i vitenskapelig stilling.
Stedet man reiser til bør ha tilfredsstillende fasiliteter til det arbeidet som skal gjøres – universitetets HMS-ansvar må vurderes. Det presiseres at det ikke skal godkjennes opphold som bærer preg av ferie/fritidsreise, eller at det dekkes kostnader i forbindelse med reise/opphold på ansattes egne hytter ol.
Forsikringsdekning på stipendreiser
UiA har avgjort at arbeidsgiver har samme forpliktelser for å dekke skader og tap på stipendreiser som på reiser i oppdrag for UiA.