Retningslinjene gjelder fra 01.6.24 og er drøftet med de hovedtillitsvalgte 7.5.24.
Før reisen
Før reisen er det viktig å avklare om dette er en reise på oppdrag for UiA eller en stipendreise. For å få godkjent en stipendreise må vilkår for stipendreise være oppfylt.
Normalt vil opphold over 28 dager være en stipendreise som dekkes etter følgende retningslinjer.
Du har ikke krav på å få reise på en stipendreise, ei heller å få dekket alle utgifter til stipendreiser. Forhåndsgodkjenning av stipendreiser må derfor inneholde avklaring av hva som dekkes.
Det er budsjettenheten der du jobber, som avgjør hvor mye som kan dekkes innenfor rammene for stipendreiser.
Reiser i oppdrag for arbeidsgiver dekkes etter statens satser
Statens satser er forskjellig ut fra om det er innenlands eller utenlandsreise:
For innenlandsreiser over 28 dager på samme sted, skal «Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested» anvendes fra og med dag 29.
For utenlandsreiser utover 28 døgn, skal satsene for kost reduseres med 25 % fra og med det 29. døgnet, jf § 1, pkt 2.
Utgangspunkt
Økt internasjonalisering er en målsetting for UiA. Økt omfang av opphold i utlandet vil kunne være et bidrag for å nå denne målsettingen. Formålet med å reise til utlandet må være faglig begrunnet.
Med lengre utenlandsopphold menes i denne sammenheng reiser over 28 dager og normalt ikke utover 12 måneder.
Finansieringskilder
Ansatte skal normalt først bruke mulighetene til å søke om midler eksternt for å få dekke utgifter til utenlandsopphold, for eksempel gjennom Norges forskningsråd (NFR) eller forskerskoler.
Der den ansatte ikke har fått tildelt midler fra eksterne finansieringskilder, kan vedkommende søke om midler fra fakultetet/instituttet. De angitte beløpsgrensene angitt i punkt 5, omfatter summen av eksterne og interne midler.
Søknadsbehandling
Søknad sendes til fakultetet, innen eventuelle interne frister.
Søknaden må inneholde:
- Faglig begrunnelse og relevans for utenlandsopphold
- Invitasjon fra vertsinstitusjon
- Uttalelse fra instituttleder
- Dokumentasjon på familieforhold dersom det er aktuelt å ha med familie
- Budsjett delt opp i:
- Etablerings- og merutgifter - Inntekter ved utleie av bolig i Norge, må inngå i budsjettet for å vise reell merutgift. Dersom bolig ikke kan leies ut, må dette begrunnes.
Hvilke utgifter kan dekkes på stipendreiser
Hva du får dekket på din stipendreise må avklares på forhånd med nærmeste leder i henhold til de her angitte retningslinjer.
Det er merutgifter ved oppholdet som kan dekkes. Skattefri dekning av slike utgifter forutsetter kvittering, Vanlig praksis ved UiA er at dokumenterte reiseutgifter tur/retur bestemmelsessted, samt boutgifter dekkes.
Særlig om kost
- Utgifter til kost kan dekkes dersom NFR`s beløpsgrense ikke er nådd. I slike tilfeller dekkes kost som følger: Kost etter statens satser dersom den ansatte bor på hotell (satsen er 75 % etter 28 døgn)
- Dersom den ansatte ikke bor på hotell, dekkes den skattefrie delen av kost etter statens satser for hybel.
NB! Det gis ikke kostgodtgjørelse for reiser over 6 måneder.
Hotell defineres av skatteetaten som overnattingssted som har «hotell» i navnet eller kan tilby frokost, lunsj og middag.
Stipendet skal i utgangspunktet ikke være arbeidsvederlag/lønn. Eventuelle ubrukte deler av eksternt tildelt stipend kan vurderes utbetalt skattepliktig. Slik vurdering gjøres av nærmest leder med BDM.
Kompensasjonstillegget utbetales ikke på stipendreiser
Beløpsgrense for stipendreise over 28 dager
Beløpsgrensen per måned følger NFRs satser for utenlandsstipend.
Det kan kun dekkes utgifter til familie for reiser over 3 måneder.
UiA dekker ikke utgifter til hjemreiser under utenlandsoppholdet. Unntak kan vurderes på opphold over 3 måneder, hvor familien bor i Norge under oppholdet
I særlige tilfeller kan økonomi- og campusdirektøren gi aksept for støtte til etablerings- og merutgifter utover beløpsgrensen.
Etter oppholdet
Etter oppholdet må den ansatte levere oppgjør som inkluderer kvittering for utlegg som skal dekkes.
Skatteplikt
Stipendreiser er skattepliktig. Faktiske dokumenterte merkostnader vil imidlertid kunne utbetales skattefritt.
Dekning av utgifter til reise og nødvendige skoleutgifter til barn anses å være skattefrie ved flytting (se punkt 5).
Utbetaling av eventuelle ubrukte deler av tildelt eksternt stipend vil også være skattepliktig.