Retningslinjene gjelder fra 01.6.24 og er drøftet med de hovedtillitsvalgte 7.5.24.
Før reisen
Før reisen er det viktig å avklare om dette er en reise i oppdrag for UiA eller en stipendreise. For å få godkjent en stipendreise må visse vilkår være oppfylt.
Du har ikke krav på å få reise på en stipendreise, ei heller å få dekket alle utgifter til stipendreiser. Forhåndsgodkjenning av stipendreiser må derfor inneholde avklaring av hva som dekkes.
Det er budsjettenheten der du jobber, som avgjør hvor mye som kan dekkes innenfor rammene for stipendreiser.
Beløpsgrense for stipendreise inntil 28 dager
Beløpsgrensen følger NFRs satser for utenlandsstipend. Beløpsgrensen for stipendreiser inntil 28 dager er satt til 2 ganger NFR sin månedssats.
Kostnader tilknyttet selve reisen mellom UiA og vertsinstitusjonen dekkes utenom.
I særlige tilfeller kan økonomi- og campusdirektøren gi aksept for støtte til etablerings- og merutgifter utover beløpsgrensen.
Hvilke utgifter kan jeg få jeg dekket på stipendreiser?
Hva du får dekket på din stipendreise må avklares på forhånd med nærmeste leder i henhold til de her angitte retningslinjer og beløpsgrense til NFR. Det er merutgifter ved oppholdet som kan dekkes. Skattefri dekning av slike utgifter forutsetter kvittering, Vanlig praksis ved UiA er at dokumenterte reiseutgifter tur/retur bestemmelsessted og boutgifter dekkes.
Kompensasjonstillegg eller annen skattepliktig lønn, utbetales ikke for stipendreiser.
Særlig om kost
Utgifter til kost kan dekkes dersom beløpsgrensen angitt i punkt 2 ikke er nådd. I slike tilfeller dekkes kost som følger
- Kost etter statens satser dersom den ansatte bor på hotell
- Dersom den ansatte ikke bor på hotell, dekkes den skattefrie delen av kost etter statens satser for hybel.
Dersom overnattingsstedet har hotell i navnet, så er det alltid hotellsats. Er det pensjonat/motell i navnet, så er det alltid pensjonatsats. Hvis overnattingsstedet verken har hotell eller pensjonat i navnet, skal det skjønnsmessig avgjøres om det holder hotell- eller pensjonatstandard. Dette baseres blant annet på fasiliteter på rommet, servering av måltider, fasiliteter i fellesarealer, åpningstider i resepsjonen, pris, etc.
Dersom overnattingsstedet ikke har hotell i navnet, men er en del av en hotellkjede, benyttes hotellsats.
Stipendet skal i utgangspunktet ikke være arbeidsvederlag/lønn. Eventuelle ubrukte deler av eksternt tildelt stipend kan vurderes utbetalt skattepliktig. Slik vurdering gjøres av nærmest leder med BDM.