UiA kjennetegnes ved åpenhet og aktiv medvirkning fra ansatte. Formålet med fasene beskrevet under, er å skape best mulig samhandling. Dette bidrar til et godt arbeidsmiljø, god ledelse samt bedre beslutninger og resultatoppnåelse.
Det er viktig at alle er klar over hvor man er i en beslutningsprosess. Da ser du tydeligere når det er åpent for medvirkning, når partene har sin formelle medbestemmelse og når en beslutning er fattet. Når du som leder sørger for medvirkning, informasjon og åpenhet i beslutningsprosessen, vil det medføre til større lojalitet og eierskap til beslutningen, selv om alle nødvendigvis ikke er enige i beslutningen.
Beslutningsprosesser på UiA består av fem faser:
- Idéfasen
- Saksutredningsfasen
- Medbestemmelsesfasen
- Beslutningsfasen
- Gjennomføringsfasen
Idéfasen
Kjennetegn
Denne fasen kjennetegnes ved at man har en idé man ikke vet om man vil sette ut i livet, eller at man ikke er sikker på i hvilken retning man ønsker å gå, eller hvordan man vil legge opp prosessen mot en beslutning.
Formål
Ved å diskutere saken på dette tidspunktet kan man få inn flest mulig synspunkter, for- og motargumenter før man begynner arbeidet.
Hvem
Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle hvem saken egner seg for og diskuteres med. Mulighet for påvirkning i denne fasen er og skal være meget stor. Det er ingen som har krav på å medvirke i denne fasen. I idéfasen er det viktig å få frem at man nettopp er i en idéfase, for at ingen skal låse seg i en bestemt løsning. Som leder må man også være forsiktig med å skape for store forventninger ved å lufte idéer.
Kommunikasjonsforum
Hvilket fora man velger er avhengig av hvem som berøres, samt hvem som kan ha kunnskap om feltet.
Eksempler:
- Debatt Innaskjærs
- Dialogkafe
- Åpne debattmøter
- Diskusjon på enhetsmøter, ledermøter og faggrupper
- Skriftlig forespørsel til berørte, fagpersoner internt eller eksternt
Saksutredningsfasen
Formål
Formålet med saksutredningsfasen er å få saken grundig utredet og belyst før det kan treffes vedtak. Det må vurderes om saken krever en formell konsekvensutredning.
Hvem
Hvem som er saksbehandler, vil variere fra sak til sak. Dersom det er en sak som har betydning for flere, eller det har elementer av regeltolkning eller politikk, skal fagansvarlig delta i saksbehandlingsfasen.
Arbeidsform
- Saksutredning
- Arbeidsgrupper
- Høring
- Fremlegg på ledermøter
- Intervju av berørte
- Konsultere fagmiljøer internt eller eksternt
Medbestemmelsesfasen
Formål
Formålet med medbestemmelsesfasen er å sikre at hensynet til arbeidstakerne blir ivaretatt før beslutning tas.
Hvem
I medbestemmelsesfasen er det kun partene etter Hovedavtalen og/eller Tilpasningsavtalen som skal delta.
Kommunikasjonform
Saken skal sendes til partene i god tid (normalt minst en uke) før møtene for å sikre reell medinnflytelse.
Informasjon-, drøfting- eller forhandlingsmøte? Det må vurderes om saken skal drøftes på fakultets- eller virksomhetsnivå. Forhandling skal alltid foregå på virksomhetsnivå.
Noen saker skal behandles i Arbeidsmiljøutvalget.
På dette stadiet må leder ta stilling til, og søke råd, om dette kan være gjenstand for informasjon eller drøfting etter hovedavtalen (kap.3 §17 og 18). Hvis du er usikker, kan du få råd fra midlertidig fagansvarlig for ledelse og organisasjonsutvikling, Hans Petter Thorvaldsen.
Leders oppgaver i medbestemmelse
Beslutningsfasen
Formål
Formålet er å treffe riktig beslutning.
Hvem
Det er viktig å være sikker på hvem som har beslutningsmyndighet i den enkelte sak. Dette kan følge av UH-loven, andre lover, sentrale eller lokale avtaler, instrukser, reglementer, delegasjonsvedtak o.l. Hvis du er usikker, ta kontakt med aktuell fagansvarlig i fellesadministrasjonen.
Beslutningsorganet har ansvar for å avklare hvem som skal sørge for informasjon og gjennomføring av beslutningen.
Beslutningsorgan
Det er avhengig av beslutningen om dette er en sak som skal avgjøres i et styre, kollegialt organ eller av en leder.
Gjennomføringsfasen
Formål
Gjøre beslutningen kjent for de den direkte eller indirekte berører, og sørge for at den gjennomføres.
Kommunikasjonsform
Det skal skrives brev til direkte berørte parter.
Informasjon må gis til alle hvis det kan ha generell interesse, for eksempel på Intranett, allmøter og/eller ledermøter.
For å skape legitimitet til beslutningen er det fornuftig å gi informasjon om prosessen, begrunnelse for beslutningen, samt å belyse for - og motargumenter som er kommet frem gjennom prosessen.