Denne rutinen gjelder dødsfall blant ansatte og emeriti i aktiv tjeneste, den gjelder ikke for pensjonister.
Hvis det gjelder ulykker/nestenulykker som involverer studenter så henvises de til følgende rutine.
Rutinen er ikke uttømmende. Hver avdeling har egne detaljerte sjekklister/rutine for oppgaver som er spesifikke for den enkeltes avdeling.
Ved dødsfall under pandemi eller andre krisesituasjoner må rutinen vurderes og justeres etter forholdene.
Når en ansatt dør på universitetets område
Slike hendelser skal alltid varsles til UiAs beredskapsnummer på telefon 38 14 22 20.
Varsling av selve dødsfallet til pårørende ivaretas av politi, eventuelt gjennom prest/trossamfunn. Avdødes navn skal ikke oppgis til noen andre enn politiet før pårørende er varslet.
Dersom dødsfallet kan knyttes til hendelser ved universitetet, skal det settes i verk en rekke tiltak for å følge opp dette i henhold til UiAs beredskapsplan.
Kontakt med familien ved dødsfall
Nærmeste leder har en viktig rolle i å holde kontakt med pårørende.
Leder vurderer om man skal sende blomster til etterlatte. Enheten dekker selv utgiftene.
Personal- og organisasjonsavdelingen (PO) vil sende brev til etterlatte i etterkant av begravelse med informasjon knyttet til stans av lønn og at Statens pensjonskasse (SPK) vil ta kontakt med nærmere informasjon om vurdering av pensjonsrett og rett til utbetaling av gruppelivsforsikring.
I samarbeid med leder skal pårørende gis anledning til å gå igjennom kontoret og hente personlige eiendeler, samt få kopi av innholdet i elektronisk lagret materiale på avdødes hjemmeområde før sletting finner sted. Det forutsetter dokumentert bekreftelse på at vedkommende har rettighet til dødsboet.
Leder innhenter informasjon fra familien om sted, dato og klokkeslett til begravelse hvis ønskelig fra familien. Denne informasjonen videreformidles til PO i god tid før begravelsen finner sted.
Informasjon
Når en ansatt dør, er det naturlig at leder informerer de ansatte om dette snarest mulig. Dette må være i forståelse med familien. Varslingsmåte og hvem som skal informeres, må vurderes i hvert enkelte tilfelle.
Gi beskjed til ledere på andre enheter avdøde har hatt samarbeid med, slik at lederen der kan gi tilstrekkelig informasjon til sine ansatte.
Det er også viktig at informasjon om minnestund og gravferd blir gitt i tide, slik at de som ønsker det kan delta i minnestunden og i begravelsen, i de tilfellene hvor det er aktuelt.
Arbeidsoppgaver
Dødsfall vil påvirke arbeidssituasjonen til kolleger. Leder skal vurdere hvorvidt det er aktuelt å avlyse deler av undervisningen, møter eller lignende.
Konsekvenser for prosjekter bør vurderes av nærmeste leder og involverte samarbeidspartnere må kontaktes.
Gjelder det dødsfall på vitenskapelig ansatte, må Researchgate informeres, samt sende en bekreftelse på dødsfallet (dødsannonse eller tilsvarende).
Leder må vurdere om det er legitime behov for å hente ut data fra den avdødes brukerkontoer, dette må skje innen 30 dager. Kontakt IT.
Minnestund og begravelse/bisettelse
Det må tas hensyn til avdødes livssyn.
Enheten kan arrangere en minnestund dersom de ønsker det. Arrangementet bør legges til et rolig sted. Enheten selv sørger for en eventuell bevertning. Dersom dødsfallet har skjedd i tider hvor dette ikke er mulig, kan minnestunden utsettes til normalsituasjon oppstår. Alternativt ha minnestund digitalt.
Det bør vurderes om det er naturlig å sende et kondolansebrev og/eller en blomsterbukett til pårørende.
Representasjon fra fakultetet/instituttet/avdelingen i forbindelse med begravelsen/bisettelsen vurderes av leder.
Flagging på halv stang og minneord
Normalt flagges det på begge campuser ved dødsfall, med unntak i spesielle tilfeller.
Det flagges på halv stang fra morgen til 1 time etter begravelse/bisettelse, deretter på full stang.
Ekstraordinær flagging (ved dødsfall) må alltid følges opp med informasjon på uia.no.
Driftsavdelingen kontaktes av PO for avtale om flagging.
Driftsavdelingen i Kristiansand gir brannvesenet videre beskjed om flagging. I Grimstad ordnes dette internt i drift.
PO kontakter Kommunikasjonsavdelingen som legger ut informasjon på uia.no om bakgrunnen for flaggingen på begravelsesdagen. De trenger da informasjon om hvem som er død og hvor de var ansatt.
Dersom kolleger/institutt/fakultet skriver minneord om den avdøde, er kommunikasjonsavdelingen behjelpelig. Både med å få den til media og legge ut på UiAs nettsider, enten sammen med flaggmarkeringen eller separat – da fortrinnsvis på intranett.
Administrativ oppfølging
Leder må snarest mulig informere PO om dødsfallet.
PO videreformidler informasjonen til økonomi-, kommunikasjons-, drifts- og IT-avdelingen, samt Universitetsbiblioteket. Dersom det gjelder stipendiater, må også FS-teamet informeres.
Stopp av lønn og sluttoppgjør
Når en ansatt er dør, må dette registreres i UiAs lønns- og personalsystem.
PO sender straks informasjon til SPK som administrerer ordningen med ytelser ved dødsfall. Se også Hovedtariffavtalen § 23 om ytelser ved dødsfall.
PO melder om dødsfall / stans av lønn til Økonomiavdelingen. Økonomiavdelingen utbetaler feriepenger og annen godtgjørelse avdøde har til gode. Lønn utbetales til og med den måneden arbeidstakeren dør, jf. Hovedtariffavtalen § 9 pkt. 7.
Forsikring
Ved dødsfall som skyldes yrkesskade (dvs. en arbeidsulykke) utbetales det, etter en samordning, forsikring fra både gruppeliv- og yrkesskadeordning.
For henvendelser fra pårørende som gjelder forsikringsordninger vises det til SPK.
Nettsider, kontaktinformasjon og brukerkonto
IT-avdelingen må informeres om dødsfall for å stoppe tilgang til brukerkontoer og systemer til avdøde.
IT-avdelingen sørger for at avdødes navn fjernes fra telefonlister og nettoversikter.
Er det legitime behov for å hente ut data fra den avdødes brukerkontoer, må dette skje innen 30 dager.
Data i Canvas og Teams blir liggende, selv om brukeren slettes.
Råd og støtte
Når en ansatt dør, oppleves dette som dramatisk for mennesker som står personen nær. I en slik situasjon vil ulike behov oppstå. Familien vil kanskje treffe den avdødes kolleger, og kolleger kan føle behov for å samles for å dele sorg, sinne og fortvilelse. Nære dødsfall kan også sette i gang tanker om tidligere tap og egen død. I en slik situasjon er det viktig å gi hverandre støtte og oppfølging på arbeidsplassen.
På arbeidsplassen er enheten selv den nærmeste og naturlige for å håndtere oppfølgingen etter et dødsfall.
I noen tilfeller kan det være aktuelt å søke råd hos andre ressurspersoner som:
- +MDCO bedriftshelsetjeneste
- Personal og organisasjonsavdelingen
- Studentpresten