Tildelingsfasen

Fra tilslag til oppstart – hva skjer?

Fra tilslag til oppstart - veiledning i prosessen fra tilsagnsbrev til prosjektstart

Hvem skal informeres? Prosjektleder informerer instituttleder, fakultetsdirektør, dekan, FoU-rådgiver/utdanningsrådgiver og prosjektøkonom. Faglige og administrative senterledere skal informeres når søknaden er forankret i PRIFORSK-sentrene.
Tilsagnsbrev fra finansiør. Deles med prosjektøkonom og FoU-rådgiver/utdanningsrådgiver, som arkiverer i arkivsystemet.
Revisjon av prosjektbeskrivelse og budsjett. Enkelte finansiører krever et revidert budsjett med en beskrivelse av hvordan prosjektet kan gjennomføres med de tildelte midlene. Dette gjøres med hjelp av prosjektøkonom og FoU-rådgiver/ utdanningsrådgiver/adm.leder sentrene.
Fra søknadsbudsjett til driftsbudsjett. Det skal settes opp et detaljert budsjett som mulig for driften av prosjektet. Hvis det er partnere med i prosjektet som skal få refundert utgifter og/eller delta med egenandel skal det utarbeides et eget budsjett for hver av disse. Dette må vurderes iht kontrakten med finansiør. Dette gjøres med hjelp av prosjektøkonom. Partneres budsjett skal avklares med det ledernivå hos partnere og i fakultetet som har myndighet til å disponere ressurser. Prosjektøkonom lagrer beregningsgrunnlag på prosjektets Teamsområde.
Forslag til kontrakt fra finansiør. Etter å ha blitt enige med finansiør om revidert prosjekt og budsjett, vil finansiør sende et forslag til kontrakt.
Hvis det er andre institusjonelle partnere med i prosjektet krever enkelte finansiører, bl.a. NFR, at det inngås samarbeidsavtaler som skal lastes opp i portalen før kontrakten signeres.
Samarbeidsavtaler med partnere. Det er ulike krav til samarbeidsavtaler for ulike typer prosjekter og for ulike typer partnere. Juristene i FoI-avdelingen bistår i valg og utforming av samarbeidsavtaler.
Signering av kontrakt med finansiør. Når det er enighet om kontraktens innhold med finansiør og signerte samarbeidsavtaler med partnere er lastet opp i portalen kan kontrakten signeres. Dette gjøres vanligvis elektronisk.
Opprette prosjekt i UiAs økonomisystem. Før prosjektdeltakerne kan begynne å belaste prosjektet med kostnader må prosjektet registreres i UiAs økonomisystem og få et prosjektnummer. Prosjektøkonom oppretter nye prosjekter i UiAs økonomisystem.

Dette kan gjøres når kontrakten med finansiør er formelt godkjent av begge partner, og følgende dokumenter er arkivert i 360 (dette gjør FoU-rådgiver/utdanningsrådgiver):

søknad
prosjektbeskrivelse
tilsagnsbrev
budsjett
samarbeidskontrakt med partnere
kontrakt med finansiør

Prosjektnummeret skal oppgis når utgifter skal kostnadsføres på prosjektet.

I forbindelse med prosjektoppretting vil prosjektøkonom også avtale hvordan prosjektet skal følges opp både ift intern og ekstern styring og rapportering.

Husk å forklare økonomihåndteringen til prosjektdeltakerne.

Prosjektleder har ansvar for økonomihåndteringen av prosjektet. Dette inkluderer å sørge for at prosjektdeltakerne kjenner til budsjettrammer for aktiviteter de har ansvar for eller er involvert i. Prosjektleder har også ansvar for at prosjektdeltakerne er kjent med rapporterings- og faktureringsrutiner for gjennomføringsfasen.
Ved behov kan prosjektleder få bistand fra prosjektøkonom for å gjennomgå dette med prosjektdeltakerne.

Internt oppstartsmøte

FoU-/utdanningsrådgiver/adm.senterleder inviterer til et internt oppstartsmøte for nye prosjekter kort tid etter innvilgelse. På dette møtet deltar prosjektleder, FoU-/utdanningsrådgiver/adm.senterleder og prosjektøkonom. FoU-/utdanningsrådgiver/adm.senterleder involverer fellestjenestene når relevant.

Aktuelle temaer for internt oppstartsmøte:

Revidere framdriftsplan og budsjett
Overordnet kommunikasjonsplan
Populærvitenskapelig sammendrag på norsk
Samarbeidsavtaler
Datahåndteringsplan
Avklare anskaffelser og innkjøp
Lage en plan for rekrutteringsstillinger
Lage en plan for økonomioppfølging, inkl. rapportering til finansieringskilde (rutiner for føring av timelister mm.)
Legge en plan for oppstartsarbeidet, herunder oppstartsmøte for prosjektet
Avklare roller og arbeidsfordeling
Avtale statusmøter

Prosjektleder - Hva er mine oppgaver?

Informere om tildeling

Når informasjon om tildeling er mottatt skal prosjektleder informere alle internt involverte om tildeling, inkl. prosjekteier (fakultetsdirektør og dekan), instituttleder, FoU/ utdanningsrådgiver/adm.senterleder og prosjektøkonom.

FoU-/utdanningsrådgiver/adm.senterleder inviterer til et møte for å avklare den videre prosessen i samarbeid med prosjektleder.

Utarbeide plan for kontraktsinngåelse og oppstart av prosjekt

Når informasjon om tildeling er mottatt utarbeider prosjektleder en plan for oppstartsarbeidet i samarbeid med FoU-/utdanningsrådgiver/adm.senterleder. Dette gjøres i det interne oppstartsmøte.

Inngå kontrakt med finansiør og samarbeidsavtale med partnere

Prosjektleder sikrer at det inngås kontrakt med finansiør og samarbeidsavtaler med eventuelle prosjektpartnere. Dette skjer innen finansiørs gitte frister.

Jurister i FoI-avdelingen, FoU-/utdanningsrådgiver og prosjektøkonom bistår med dette.

Forskningsrådets maler for samarbeidsavtaler

Les mer om: Kontraktsinngåelse med Forskningsrådet

Alle avtaler og kontrakter skal signeres av fakultetsdirektør

Kontrakt med signatur fra alle partnerne lagres i arkivsystemet av administrasjonen.

Innhente nødvendige godkjenninger

Før prosjektet starter innsamling av data skal prosjektleder vurdere prosjektets konsekvenser for personvernet.

Dersom prosjektet behandler personopplysninger, skal prosjektleder sende meldeskjema om behandling av personopplysninger til Sikt (tidligere NSD). Prosjekt som faller under Helseforskningsloven skal også søke om godkjenning fra Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK). Husk å søke FEK, eventuelt registrere prosjektet.

Utarbeide datahåndteringsplan

Alle forskningsprosjekter ved UiA skal ha datahåndteringsplan for prosjektets forskningsdata. Forskningsrådet krever at det leveres en datahåndteringsplan 3 mnd. etter tildeling.

Prosjektleder utarbeider en datahåndteringsplan for prosjektets forskningsdata i samarbeid med FoU-rådgiver og FoI-avdelingen.

FoU-/utdanningsrådgiver - Hva er mine oppgaver?

Invitere til internt oppstartsmøte

Planlegge videre prosess med prosjektleder og prosjektøkonom (internt oppstartsmøte)
Informere kommunikasjonsrådgiver på fakultet og kommunikasjonsavdelingen om tilslaget

Delta på eventuelle informasjonsseminarer som arrangeres av finansiør

Koordinere arbeidet med samarbeidsavtaler og kontrakt med finansiør

Koordinere arbeidet med kontrakt med finansiør og samarbeidsavtaler med partnere. Dette gjøres i samarbeid med juristene i FoI-avdelingen ved forskningssøknader og internasjonale utdanningsprosjekt.
I samarbeid med prosjektøkonom, gjennomgå punkter i kontrakten knyttet til økonomi og overføring av midler.

Arkivere dokumenter som må være på plass før opprettelse av prosjektet i økonomisystemet

Signert kontrakt med finansiør
Signerte samarbeidsavtaler
Budsjett

Sikre dokumentasjon av tilslag

FoU-/utdanningsrådgiver/adm.senterleder lagrer følgende i arkivsystemet

Finansiørs vurdering av søknaden
Tilslagsbrev
Signert kontrakt

Prosjektøkonom - Hva er mine oppgaver?

Bistå prosjektleder med å gjøre seg kjent med økonomirutiner for prosjektdrift

Etter beskjed om tildeling skal prosjektøkonom gjennomgå UiAs rutiner for økonomistyring av prosjekter med prosjektleder. Informasjon gis i internt oppstartsmøte.

Delta på eventuelle informasjonsseminarer som arrangeres av finansiør

Revidere søknadsbudsjett ved behov

Det er ofte behov for å revidere søknadsbudsjettet før prosjektoppretting. Dette avklares i internt oppstartsmøte kort tid etter innvilgelse.

Prosjektøkonom samarbeider med prosjektleder og FoU-/utdanningsrådgiver/adm.senterleder for å sikre at revidert prosjektbudsjett sendes innen fristen.

Opprette prosjekt i UiAs økonomisystem

Når all nødvendig dokumentasjon foreligger oppretter prosjektøkonom prosjektet i UiAs økonomisystem. 
Kontrollere at dokumentasjon knyttet til prosjektet, herunder signert budsjett og kontrakt, ligger i arkivsystemet.
Sende informasjon om kontering (prosjektnummer og tiltak) til prosjektleder og instituttkonsulent.

Juristene i FoI-avdelingen

I forskningssamarbeid mellom UiA og eksterne parter skal det avtalefestes eierskap til resultater og hvordan resultatene skal publiseres.

Sammen med fakultet sikrer jurister i FoI-avdelingen at forskningssamarbeid som UiA er involvert i er i tråd med universitetets retningslinjer. Alle forpliktendene forskningssamarbeid ved UiA skal være basert på skriftlige kontrakter.

Dette kan juristene i FoI-avdelingen hjelpe til med