Saksbehandling for styrer, råd og utvalg

Kursdokumenter

Presentasjoner:
Saksbehandlerkurs - Seunn
Saksbehandlerkurs - Kristian

Veiledning:
Veiledning for opprettelse av saksframlegg i Public 360

Gode prosesser og gode saksframlegg

• Start med å opprette saksframlegget i god tid før fristen.
• Start alltid oppretting av saksframlegget i Public 360 og bruk rett mal. Er det en vedtaks- eller orienteringssak? (se punkt under)
• Ha klart for deg målgruppen for saksframlegget. Skriv så alle forstår. Vær obs på forkortelser.
• Saksframlegget skal ta opp prinsipielle og overordnede tema og problemstillinger.
• Følg opp eventuelle tidligere vedtak.
• Saksframlegget skal ha et klart språk og være korrekturlest. Bruk en kollega til å se over saken med et kritisk blikk.
• Vurder om saksframlegget innholder informasjon som skal unntas offentlighet.
• Alle saksframleggene skal godkjennes av leder.
• Saksbehandler er ansvarlig for å følge opp at leder godkjenner saken i Public 360 innen fristen.

Veiledning for opprettelse av saksframlegg i Public 360:
Veiledning (video)
Veiledning (dokument)

Saksframleggets innhold

Første del i et saksframlegg skal fungere som en innledning til saken og gi leserne et raskt overblikk over tema og formål og hva de blir bedt om å ta stilling til. Saksunderlaget skal inneholde bakgrunn for saken.

Et saksframlegg skal alltid inneholde:

• forslag til vedtak
• hva saken gjelder (kort)

I tillegg kan saken inneholde:

• saksunderlag (utdypende saksframstilling)
• vedlegg

Avsnittet «Forslag til vedtak»

• Et godt vedtak er konkret, presist og lett å forstå

Avsnittet «Hva saken gjelder»

• Utvalget skal klart forstå hva de blir bedt om å ta stilling til. Hva er hensikten med saken?
• Hva er de mest sentrale problemstillingene? Spørsmål utvalget inviteres til å ta stilling til kan med fordel listes opp i kulepunkt.
• Gå rett på sak
• For saker som legges fram til orientering, skal første side inneholde hovedpunktene i saken med oppsummering over de viktigste funnene
• Vær svært selektiv på hvor mye av historien som gjengis og gjenfortelles

Saksunderlag

• Saksunderlaget bør normalt ikke overstige to/tre sider. Enkelte saker trenger flere sider.
• Saksunderlaget skal inneholde den informasjonen utvalget trenger for å kunne ta stilling til saken det har til behandling. Saksunderlaget må inneholde et sammendrag med de aller viktigste spørsmålene fra eventuelle vedlegg.
• Vurdere om argumenter kan framstilles som «pro et contra»
• Skriv kort og presist
• Bruk gjerne underoverskrifter da det gjør framstillingen mer oversiktlig og bidrar til bedre disponering av stoffet
• Eventuell henvisning til eksterne rapporter på nett, f.eks. en stortingsmelding, gjengis med full tittel og lenke til nettsiden rapporten er publisert
• Det bør lenkes til utvalgssaken på nett hvis det refereres til en sak som er behandlet i et tidligere møte. Se OpenGov for å finne lenken til utvalgssaken. Hvis du refererer til en annen sak til samme møte, er det nok med en henvisning.

Vedlegg
Vedlegg er dokumenter som skal være tilgjengelige for ytterligere å sette seg inn i sakens detaljer.

• Vurder kritisk omfanget av vedlegg
• Filnavnet på vedleggene skal være beskrivende, informativ og i samsvar med tittelen i dokumentet

Vedtak eller orientering

Orienteringssak: Utvalget blir gjort kjent med status i et arbeid eller pågående prosess

Fullmaktsaker

De sakene som rektor/dekan tar på fullmakt på vegne av UiA, må meldes opp til styrer som en referatsak (orienteringssak).