Vedtatt av styret 13.04.2011. Gjeld frå 01.08.2011. Revidert 20.11.2024
Verkeområde
Forretningsordenen gjeld for alle kollegiale organ ved Universitetet i Agder, unnatatt Nemd for studentsaker. Med kollegiale organ siktar ein til universitetsstyret sjølv, og dessutan alle styringsorgan som har fått delegert avgjerdsstyresmakt frå universitetsstyret. Forretningsordenen gjeld òg, så langt han passar, for rådgivande kollegiale organ. I det følgande vil nemninga "styret" nyttast synonymt med omgrepet kollegialt organ. kvart enkelt styre kan fastsette utfyllande retningslinjer. For universitetsstyret gjeld i tillegg Instruks for arbeidet og saksbehandlinga til universitetsstyret.
Innkalling til møte og kunngjering
Leiaren i styret kallar inn til styremøte. Leiaren i styret kan bestemme at sekretæren til styret kallar inn på vegner av styreleiar. Viss sekretæren kallar inn, skal det skje i samråd med leiaren i styret. Det blir kalla inn til styremøte dersom leiaren i styret, eller 1/4 av styremedlemene krev det.
Styret fastset årleg eller halvårleg møteplan. Leiaren i styret skal sørge for at det blir halde møte så ofte som det trengst.
Innkalling til styret med saksliste skal vere styremedlemene i hende seinast fem arbeidsdagar før styremøte blir halde. Det same gjeld saksdokument, med mindre situasjonen tilseier noko anna. Styret kan bestemme at dokument som blir ettersende eller lagt fram på møtet, ikkje blir godkjent som del av grunnlaget for behandlinga til styret av saka.
Møteinnkalling og sakspapir blir sende ut elektronisk og blir rekna å vere styremedlemer i hende same dag som utsending, såframt korrekt elektronisk postkasse er nytta. Medlemene i styret har eit personleg ansvar for å melde inn eiga elektronisk postkasse som skal nyttast. Styret bestemmer sjølv i kva grad papirkopiar skal sendast ut eller vere tilgjengelege på møtet.
Varamedlemer skal få kopi av innkalling og saksliste.
Ved gyldig forfall blir beskjed gitt til sekretæren til styret snarast mogleg slik at varamedlem kan kallast inn.
Møta blir kunngjorde på nettsidene i eininga eller på annan måte, slik at tilsette og studentar er informerte om møta. Styret kan ut over dette bestemme at personar med særskilde verv og/eller stillingar får elektronisk kopi av møteinnkalling og eventuelt også saksdokument. Rektor og universitetsdirektør kan be om å få elektronisk kopi av møteinnkalling og saksdokument til alle styre.
Saksliste
Sakslista (dagsorden) skal innehalde ei oversikt over dei sakene som skal behandlast. Dersom det blir fremma ettermelde saker, avgjer styret ved begynninga på møtet om saka skal behandlast.
Saker til behandling under eventuelt blir melde inn ved møtest begynning. Saker som krev ei formell avgjerd i møtet, skal behandlast som ein del av dagsorden.
Innstilling
Sekretæren til styret innstiller normalt til vedtak i alle styresaker. Innstillinga er skriftleg og blir gjord etter behov i samråd med leiaren i styret.
Dokumentasjon
Sekretæren til styret har ansvar for å legge fram nødvendig dokumentasjon slik at styret har eit tilfredsstillande og sakleg grunnlag for vedtaket sitt. Dette skal som hovudregel skje skriftleg, men kan om nødvendig supplerast munnleg i møtet.
Medråderett
Leiar og sekretær for kollegiale organ har ansvar for at reglane om medråderett blir følgde i samsvar med Hovedavtalen og tilpassingsavtalen ved UiA.
Styremøte
Styret skal behandle saker i møte (ordinært møte eller videokonferanse eller liknande), med leiaren i mindre styret finn at saka kan leggast fram for skriftleg via sirkulasjon eller e-post, eller behandlast på annan trygg måte. Behandling utanom møte kan berre nyttast dersom det ligg særlege grunnar føre, eksempelvis i hastesaker og eit fleirtal i styret ikkje har innvendingar mot slik behandlingsmåte.
Medlem av styret har plikt til å møte om ikkje vedkomande har gyldig forfall.
Medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingane og stemme. Det kan ikkje stemmast blankt anna enn ved val. Sekretæren til styret eller den hen myndiggjer å uttale seg på sine vegner, deltar i forhandlingane til styret med tale og forslagsrett. Styret kan bestemme at personar med særskilde verv eller stillingar blir gitt talerett, men ikkje forslags- eller stemmerett, i saker innanfor vedkomande ansvarsområde eller kor vedkomande har særskilt grunnlag for å kunne opplyse saka for styret.
Ein styremedlem kan ikkje delta ved behandlinga av saker dersom vedkomande er inhabil, jfr. føresegnene i forvaltingslova. Spørsmål vedrørande habilitet bør takast opp med sekretæren til styret før møtet.
Møte blir haldne normalt for opne dører. Styret kan fastsette at møta skal haldast for lukka dører, eller at visse saker skal behandlast for lukka dører. Drøfting av om eit møte skal lukkast eller om ei sak skal behandlast for lukka dører, skal skje i lukka møte. Saker som inneheld teiepliktige opplysingar, skal behandlast for lukka dører.
Leiing av styremøte
Leiaren i styret er møteleiar. I styreleiars fråvær blir møtet leidd av dennes avløysar eller den som styreleiar peikar ut til å leie møtet. Styret skal sørge for at saker som blir behandla, er tilstrekkeleg opplyste før det treffest avgjerder.
Avgjerdsstyresmakt
Styret er vedtaksfør når meir enn halvparten av medlemene er til stades.
Vedtak treffest med alminneleg fleirtal av stemmer, om ikkje anna er fastsett i lov om universitet og høgskolar. Ved stemmelikskap i andre saker enn val har leiaren i styret dobbeltstemme. Ved stemmelikskap ved val blir saka avgjord ved loddtrekking.
Avstemming skjer som hovudregel ved stemmeteikn. Avstemming ved tilsetting og val skal skje skriftleg viss eitt av dei møtande medlemene krev det.
Delegasjon av styresmakt til styreleiar
Styret kan, innanfor ramma av lov, forskrifter og instruks frå overordna organ, delegere til leiaren i styret mellom styremøte å gjere vedtak på vegner av styret. Delegasjon i Universitetsstyret og i fakultetsstyra/styret ved Avdeling for lærarutdanning blir regulert i høvesvis Bestemmelser om organisering av fakulteta ved UiA/ Bestemmelser om styringsordning for lærarutdanningane ved UiA og i Instruks for universitetsstyretsarbeid og saksbehandling.
Protokoll
Det skal førast protokoll frå styremøta.
Protokollen skal oppgi:
- Tid og stad for møtet
- Behandlingsform (møte, skriftleg behandling etc.)
- Deltakarane i styremøtet (nærverande, forfall, funksjon)
- Eventuell dokumentasjon som blir framlagd i møtet
- Innstillinga administrasjonen/sekretæren har til vedtak, og dessutan andre forslag til vedtak fremma i møtet med namn på forslagstillar
- Vedtaket
- Om vedtaket var einstemmig, eventuelt kor mange stemmer som blei gitt for ulike forslag til vedtak
- Eventuelle særutsegner og stemmeforklaringar som blir ønskte tatt med i protokollen skal formast ut og leverast inn under møtet. Styret sjølv avgjer om desse skal takast inn som ein del av protokollen frå møtet eller definerast som ein del av forhandlingane til styret som ikkje blir protokollførte
Protokollen blir godkjent formelt i etterfølgande møte.
Leiaren i styret er talsperson for styret og skal sørge for at det blir informert om avgjerdene til styret. Sekretæren til styret har eit medansvar for at informasjon blir gjord tilgjengeleg og for nødvendig oppfølging.