1. Bakgrunn
Med utgangspunkt i ferieloven, Statens personalhåndbok og hovedtariffavtalene kap. 6, er det utarbeidet egne retningslinjer for ansattes ferieuttak ved Universitetet i Agder (UiA).
2. Formål
Hensikten med retningslinjene er å redegjøre for hvilke rettigheter og plikter arbeidsgiver og ansatte har i forhold til ferieavvikling.
3. Ansvarlig
Personal- og organisasjonsdirektøren er ansvarlig for retningslinjen. Retningslinjen skal benyttes av alle enheter i virksomheten.
4. Generelt om ferie
4.1 Tidspunkt for ferieavvikling
Tidspunkt for ferie skal avtales med nærmeste leder i god tid før ferien. For de fleste ansatte ved UiA bør hoveddelen av ferien tas ut i løpet av sommeren (juli). Fristen for å søke om sommerferie er 1. mai.
Uttak av den 6. ferieuken for de over 60 år og av ferie som avviker fra tidspunktet som hoveddelen av ferien vanligvis avvikles, skal normalt avtales med nærmeste leder minst 2 uker før uttak av ferien.
4.2 Rett og plikt til å avvikle ferie
Alle ansatte har plikt til å avvikle 25 dager (5 uker) ferie pr år. Ansatte over 60 år har 30 dager (6 uker) ferie pr år. Dette gjelder også når ansatte skifter arbeidsgiver. Arbeidsgiver er lovpålagt å sørge for at arbeidstaker avvikler full ferie. Ansatte har rett til 3 ukers sammenhengende ferie i perioden 1. juni - 30. september. Hvis du tiltrer etter 30. september, har du rett til å avvikle 5 dager (1 uke) ferie dette året.
Ferien som du avvikler kan være lønnet eller ulønnet, avhengig av hvor stor ferieopptjening du har fra året før (opptjeningsåret).
Alle har plikt til å avvikle minst det antall feriedager som kompenseres med opptjente feriepenger, maksimalt 25 dager (30 dager for ansatte over 60 år).
For ansatte i undervisnings- og forskerstillinger er ferien (25/30 dager) fratrukket på arbeidsplanen med mindre annet er avtalt med leder. Dette gjelder uavhengig av opptjente feriepenger fra året før.
Plikten til å avvikle ferie gjelder når feriepengene ble opptjent hos en annen arbeidsgiver, også når disse pengene er blitt utbetalt.
4.3 Utbetaling av feriepenger og praktisk om trekk av ferie
Ansatte som har vært tilsatt hele eller deler av opptjeningsåret vil få opptjente feriepenger utbetalt i juni. Når man får utbetalt feriepenger, skal man ikke samtidig motta lønn, derfor trekkes lønn tilsvarende antall opptjente feriedager.
For ansatte i undervisnings- og forskerstillinger er som nevnt ferien (25/30 dager) fratrukket på arbeidsplanen og trekk for full ferie gjøres i juni. Det må godkjennes av leder før 1. mai dersom økt belastning på arbeidsplanen skal medføre redusert ferietrekk.
Ansatte i undervisnings- og forskerstillinger i mindre stillingsandeler (bistilling/II-stillinger) trekkes full feriefritid da det forutsettes at den ansatte avvikler ferie ved UiA parallelt med ferieavviklingen hos hovedarbeidsgiver.
4.4. Ferie i deltidsstillinger
En ansatt i deltidsstilling har rett på like mye feriefritid som ansatt i full stilling, dvs. 5 uker (6 uker for ansatte over 60 år). I lønnssystemet (SAP) til UiA er deltidsansatte registrert med arbeidstid hver dag, med unntak av de som har faste fridager. Det er hvilken arbeidstid/plan du er registrert med i SAP som er avgjørende for antall tildelte feriedager, men feriefritiden (antall ferieuker) blir den samme som for ansatte i full stilling.
4.5. Overføring av ferie
Dersom det ikke har vært mulig å avvikle hele eller deler av ferien, kan det søkes om overføring av inntil 14 feriedager 1 til neste år. Jf. ferielovens § 7 (3).
Det må søkes om dette via DFØID/APP innen 1. desember.
1 Ferieloven gir rom for 12 virkedager, dvs. 10 arbeidsdager. I tillegg kan det søkes om overføring av de 4 tariffestede feriedagene. Totalt 14 arbeidsdager.
5. Retningslinjer for uttak av ferie ved UiA
5.1. Søknadsprosedyrer
Alle ansatte sender søknad om ferie via DFØID/APP. Nærmeste leder godkjenner. Som nevnt i pkt. 4 bør de fleste ansatte avvikle hoveddelen av ferien i løpet av sommeren (juli).
Ved fastsetting av ferietiden, er det en forutsetning at ansatte sammen med sin nærmeste leder tilpasser ferietiden og eventuelle «seniordager» til behovet for tilstedeværelse i forbindelse med administrative oppgaver, undervisning, veiledning og forskningsarbeid.
5.2 Ansatte som ikke registrerer arbeidstiden i DFØID/APP (ansatte i undervisnings- og forskerstillinger)
Ansatte som ikke har søkt ferie via DFØID/APP innen 1. mai, vil bli registrert med 5 ukers (6 ukers) ferie i SAP fra og med første mandag i juli og ferien betraktes som avviklet.
Eventuell ubenyttet ferie som fremkommer i SAP pr 31. desember vil bli ansett som avviklet dersom det ikke foreligger særskilte grunner eller godkjent søknad om overføring av ferie.
6. Ekstra fridager for ansatte som fyller 62 år (seniordager)
Alle arbeidstakere i staten gis åtte ekstra fridager pr år fra det året de fyller 62 år (tjenestefri senior).
Uttak av disse fridagene kan tas ut som hele dager, enten i sammenhengende perioder eller som enkeltdager. Fritiden kan også tas ut i form av fast redusert daglig, ukentlig eller månedlig arbeidstid etter avtale med leder.
Seniordagene er ikke ferie og kan ikke overføres mellom kalenderår. Ikke avviklede seniordager utbetales under ingen omstendigheter som lønn.
Seniordagene er trukket fra på arbeidsplanen og for deltidsstillinger beregnes antall seniordager forholdsmessig ut fra stillingsprosent og hvilken arbeidstid/plan du er registrert med i UiA sitt lønnssystem SAP.
7. Sykdom og ferie
Ved sykdom i ferien gjelder ulike regler avhengig av om tidspunktet for ferien er bestemt.
7.1 Sykdom som inntreffer før ferien
Hvis man blir 100 % sykmeldt før ferien, kan ferien kreves utsatt. Kravet må fremsettes sammen med legeerklæring senest siste arbeidsdag før ferien skulle begynt.
Ved utsettelse av feriedager på grunn av sykmelding må feriefritiden avvikles på et senere tidspunkt i ferieåret.
Arbeidstakere som har vært 100 % sykmeldt og derfor er blitt forhindret fra å avvikle all ferie innen 31.12 får restferien overført til neste år.
7.2 Sykdom som inntreffer i ferien
Feriedager kan kreves utsatt dersom sykdommen har vart i minst 1 arbeidsdag.
Sykdommen må være i 100 % og legitimeres med sykmelding fra lege. Blir du sykmeldt av en lege i utlandet, må du i tillegg til sykmeldingen levere egenerklæring ved utenlandsoppholdet (NAV 08-09.06 (nav.no)) slik at UiA kan søke refusjon av sykepenger fra NAV.
Egenmelding kan ikke benyttes i ferieperioden.
Ved utsettelse av feriedager på grunn av sykmelding må feriefritiden avvikles på et senere tidspunkt i ferieåret.
Arbeidstakere som har vært 100 % sykmeldt og derfor er blitt forhindret fra å avvikle all ferie innen 31.12 får restferien overført til neste år.
7.3 Langtidssykefravær
Langtidssykmeldte som skal over til uførepensjon og/eller arbeidsavklaringspenger (AAP) bør inngå avtale med arbeidsgiver om å avvikle ferie i sykmeldingsperioden, eller før uførepensjon/AAP starter.
Den totale stønadsperioden med rett til sykepenger vil bli tilsvarende forlenget.