Retningslinjer for kompetanseutvikling for teknisk/administrativt ansatte ved UiA

Dato: 19. september 2023

1. Hensikt og formål

UiA ønsker at alle teknisk/administrativt ansatte gjennom opplæring, etter- og videreutdanning skal bli stimulert og motivert til faglig og personlig vekst, medansvar og god utnyttelse av sine evner. Kompetanseutvikling er viktig for å kunne ha en teknisk/administrativ stab som til enhver tid sikrer god og effektiv oppgaveløsning, og mestrer nye og fremtidige behov. Kompetanseutvikling kan være et virkemiddel for å oppnå dette.

Systematisk kompetanseutvikling dreier seg om målrettede tiltak for å oppnå læring og skape gode læringsarenaer (Lai, 2013). Læring er først og fremst prosessene knyttet til tilegnelse av kompetanse (kunnskaper, ferdigheter, holdninger og evner). Den viktigste kompetanseutviklingen skjer daglig gjennom kompetansegivende arbeidsoppgaver og erfaringsdeling. 

Kompetanseutvikling er en kontinuerlig prosess for den enkelte i forhold til UiAs, avdelingens og den enkeltes behov og ønsker om utvikling. Medarbeiderutviklingssamtalen vil være et av verktøyene for å planlegge og følge opp den enkelte medarbeiders utvikling.

Kompetanseutvikling for teknisk/administrativt ansatte er forankret i Personalpolitikken ved UiA. Denne støtter seg på Statens kompetansepolitikk som tilsvarer bestemmelsene gitt i. Hovedavtalen §32 og kap. 9.11 Særavtalen for permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs mv. Arbeidsmiljøloven § 12-11 gir generelle rammer for utdanningspermisjoner.

Generelt er kompetanseutviklingstiltak konkrete tiltak som settes i verk for å bygge opp, heve og videreutvikle en medarbeider, eller en gruppe medarbeideres kompetanse innenfor et bestemt område. Konkrete utviklingstiltak kan tilbys på ulike måter. Retningslinjer som er beskrevet i dette dokumentet inngår som del av UiAs arbeid med å «lære hele livet» for egne ansatte. Retningslinjene evalueres når en av partene krever dette.

2. Omfang

Disse retningslinjene omfatter kompetanseutvikling for alle tekniske og administrativt ansatte (heretter kalt ansatte) ved UiA. Retningslinjene retter seg mot den enkelte faste ansatte i disse stillingene, deres leder med personalansvar og Ansettelsesrådet for teknisk-/administrative stillinger (AR). Retningslinjene omfatter ikke kortere kurs/opplæring som trengs for å kunne utføre daglige arbeidsoppgaver tilhørende stillingen.

For UiA som tilbyder av etter- og videreutdanning (EVU) går skillet mellom disse på hva som er studiepoenggivende og ikke. Videreutdanning er studietilbud som gir studiepoeng mens etterutdanning er kurs og andre tilbud uten studiepoeng. Fra en ansatt- og leder perspektiv kan etterutdanning forstås som ajourføring av kunnskaper slik at arbeidstakeren i den stilling vedkommende til enhver tid har, er i stand til å løse sine oppgaver som følge av endret innhold i arbeidet og endrede bestemmelser eller forskrifter mv. (jf. Statens personalhåndbok kap. 9.11). Med videreutdanning forstås en utdanning som tar sikte på å kvalifisere arbeidstakeren utover det som trengs i den eksisterende stilling vedkommende har.

Mål og midler for kompetanseutvikling skal inngå i UiAs virksomhetsplaner og tildeles i enhetenes budsjett. I tillegg kan det søkes om midler gjennom kompetansehevingsmidler for teknisk/administrativt ansatte, se kapittel 6.

3. Ansvar og myndighet

3.1 Personalansvarlig leder

Personalansvarlig leder har ansvar for kompetanseutvikling av ansatte innenfor sitt ansvarsområde, slik at oppgavene og tjenestene blir løst på en mest hensiktsmessig måte og at målene nås. Ansvaret innebærer bl.a. at nødvendig opplæring og kompetanseutvikling planlegges, legges til rette for, følges opp og ved behov dokumenteres, både for den enkelte og enheten som helhet. Søknad om  utdanningspermisjon inntil 6 måneder skal saksbehandles ved den enkelte enhet. Søknader, avtaler, innvilgelser o.l. må arkiveres i Public 360. Ved permisjon uten lønn, må leder informere PO-avdelingen, slik at eventuell lønnsmelding kan produseres.

3.2 Den enkelte ansatte

Den enkelte ansatte har ansvar for å være engasjert og bevisst når det gjelder egen kompetanse og behov for opplæring og utvikling. Vedkommende har ansvar for og plikt til å bidra til sin egen kompetanseutvikling, følge de tiltak som fastsettes for stillingen og å holde seg faglig oppdatert.

3.3 Personal- og organisasjonsavdelingen

Personal- og organisasjonsavdelingen (PO) ved PO-direktør har fullmakt til å forvalte kompetanse- og utviklingsmidler jf. kapittel 6. Ansvaret omfatter å lyse ut, administrere tildeling av midler og evaluere bruk og effekt i etterkant.

3.4 Ansettelsesrådet (AR)

Ansettelsesrådet (AR) for tekniske/administrative stillinger skal behandle søknad om  utdanningspermisjoner utover 6 måneder sammenhengende permisjon jf. kapittel 7.2.

4. Kompetanse- og karriereplanlegging

Ledere på alle nivåer har ansvar for å legge til rette for at sine medarbeidere lykkes med sin kompetanse- og karriereutvikling og bidrar til universitets måloppnåelse. De individuelle kompetanse- og karriereplanene skal være forankret i UiAs behov. Leder har den avgjørende stemmen og vurdere medarbeiders foreslåtte mål og tiltak med hensyn til relevans og å avstemme individuelle ønsker og behov med organisasjonens mål og retning.

Planen skal forankres og oppdateres i forbindelse med årlig medarbeiderutviklingssamtale (MUS). I samtalen er faglig og personlig utvikling og karrieremuligheter tema. «Handlings- og utviklingsplanen» i MUS kan brukes som individuell kompetanse- og karriereplan, og den kan blant annet inneholde:

1. Mål og plan for formal kompetanseutvikling (studiepoenggivende kurs) og bruk av ny kompetanse
2. Annen spesifisert formalisert kompetanseutvikling (ikke studiepoenggivende) og bruk av ny kompetanse
3. Hospitering/arbeidspraksis, både innenfor eget arbeidsområde og eventuelt nytt  arbeidsområde, internt ved UiA eller utenfor organisasjonen, og bruk av erfaringene
4. Avtale om jobbrotasjon internt ved UiA, og bruk av erfaringene

Det bør fremgå hva en ønsker å oppnå (mål) i forhold til bedre jobbutførelse og/eller påta seg nye oppgaver. Det vises til kapitlene som omtaler studiepoenggivende tiltak og permisjon med lønn. 

Kompetanseutvikling dekkes i utgangspunktet over ordinært budsjett for enheten.  Stillingsvurderingssystemet gir føringer for ulike interne karriereveier.

5. Læringstiltak

5.1 Generelle retningslinjer

Følgende retningslinjer gjelder generelt:

• Utviklingstiltaket skal være i tråd med enhetens behov, UiAs behov og/eller ansattes utviklingsplan (avtalt i medarbeiderutviklingssamtalen)
• Kostnadene skal som hovedregel budsjettforankres i egen enhet
• For tiltak over en viss varighet og kostnad, kan være nødvendig med en kontrakt
• For betalingsstudier må ansatt minimum ha 3 års arbeidserfaring derav minimum 1 års ansiennitet ved UiA. Unntak kan avtales i spesielle rekrutteringssaker. Avtale om betalingsstudier kan fortrinnsvis inngås med ansatte i faste stillinger.
• Det forventes at deltaker når relevant, deler sin nye kompetanse med personer i egen enhet/andre enheter 

Den viktigste kompetanseutviklingen skjer gjennom daglig kompetansegivende arbeidsoppgaver. Eksempler på andre tiltak for kompetanseutvikling som kan tilbys, er beskrevet i dette kapitlet.

Listen er ikke uttømmende.

5.2 Felles læringstiltak

Den enkelte fagansvarlig i fellesadministrative avdelinger, har ansvaret for å arrangere nødvendige opplæring/kurs/seminarer, slik at faglig oppdatering og utvikling innen fagområdet blir gjennomført. Ansatte innen fagområde kan melde til den enkelte fagavdeling/-seksjon om behov for tiltak som vil ha interesse for flere. Dersom det er nødvendig å innhente eksterne foredragsholdere eller interne vitenskapelige ansatte, skal den enkelte fagansvarlig klarerer økonomisk dekning til å arrangere tiltaket med sin leder, eventuelt med fagansvarlig i PO-avdelingen eller PO-direktøren i forkant.

5.3 Jobbrotasjon og midlertidige stillinger

Jobbrotasjon kan finne sted ved at to ansatte bytter arbeidsplass en periode, eventuelt at ansatte går inn i vikariater eller ubesatte stillinger i en periode.

Hensikten med jobbrotasjon er å gi medarbeiderne mulighet til å bygge opp egen kompetanse, og for å tilføre egen kompetanse til andre enheter. Jobbrotasjon støtter opp under utvikling av en mer fleksibel og effektiv organisasjon og reduserer sårbarhet ved ikke-planlagt fravær.

Jobbrotasjon forutsetter frivillighet og velvillighet fra ledere som avgir ressurser, leder som mottar ressurser og mulighet til å gå tilbake til opprinnelig stilling. For UiA er hensikten med jobbrotasjon blant annet å utvikle organisasjonskompetanse og kulturbygging på tvers av enhetene. For den enkelte medarbeidere kan dette gi:

• større variasjon i arbeidet
• mulighet til å bruke flere sider av seg selv
• lettere se sammenhengene mellom sin egen og andres arbeidsoppgaver
• mulighet til å høste bred erfaring
• innsikt i flere deler av virksomheten

Jobbrotasjon vil igjen kunne legge grunnlag for og bedre evne til eventuelle omstillinger.

Med bakgrunn i medarbeiderutviklingssamtalen skal leder, ved ønske om jobbrotasjon, arbeide aktivt i relevante møtearenaer, for at dette kan la seg gjennomføre.

Jobbrotasjon innebærer samhandling mellom avdelinger/fakulteter og forståelse for og enighet om tiltakene. Jobbrotasjon verdsettes ved UiA, og slike tiltak skal løses ved smidighet og uten forsinkelser i prosessen ved å få besatt stillinger.

PO-avdelingen må kontaktes for bistand til samordning og planlegging.

Midlertidige administrative stillinger og roller

Ved ledige vikariater skal den administrative ledelsen ved UiA, og før en ekstern utlysing, se på muligheten for jobbrotasjon. Dette kan kun gjøres i midlertidige ledige stillinger hvor det kan brukes administrativ ansettelse, inntil 6 måneder med forlengelse 6 måneder jf. retningslinjer for Ansettelsesrådet ved UiA. Jobbrotasjon kan også gjelde for roller som tildeles i avdelingene. Fungering i lederstillinger, fagansvarligrollen og andre roller/funksjoner, kan også være et kompetansehevende tiltak (jf. Hovedtariffavtalen §12).

UiA ønsker at ansatte skal kjenne til hvilke administrative midlertidige stillinger og roller som er ledige for jobbrotasjon. Det vil jobbes for å tilgjengeliggjøre denne informasjonen via UiAs offisiellekanaler. Mobilitetsønske kan blant annet meldes i medarbeiderutviklingssamtalen. 

5.4 Hospitering

Hospitering betyr å oppholde seg for en tidsbegrenset periode ved en annen relevant arbeidsplass eller annen enhet ved UiA. Hensikten er at medarbeideren skal skaffe seg nye erfaringer og få innblikk i hvordan andre virksomheter/enheter planlegger, utfører, forbedrer og utvikler sine tjenester. Dette kan initieres blant annet i medarbeiderutviklingssamtalen.

Det vises for øvrig til retningslinjer for mobilitet i Staten for mer informasjon.

5.5 Studiepoenggivende kurs

5.5.1 Inntil 15 studiepoeng

Leder med personalansvar oppfordres til å innvilge at ansatte kan følge kurs inntil 15 studiepoeng pr. semester, som gis ved UiA. Forutsetningen er at kurset er relevant for den ansattes gjeldende arbeid eller nye arbeidsoppgaver. Dette innebærer fri for å følge forelesningstimer i arbeidstiden hvis det er mulig med hensyn til vedkommendes arbeidsoppgaver. Ved behov for mer tid til studiene, kan avspasering avtales. 

Grensen for å få innvilget studiepermisjon med lønn, vil normalt være totalt 3 år/60 studiepoeng pr. ansatt. Permisjon utover dette er normalt uten lønn og kan saksbehandles i den enkelte enhet.

Deltidsansatte bør, dersom mulig, legge sine fridager til samme dager som forelesningene. 

Ved bestått eksamen gir arbeidsgiver et tilskudd på inntil 2000 kr pr semester, for dokumenterte obligatoriske utgifter knyttet til studiet. I spesielle tilfeller kan andre grenser avtales.

5.5.2 Utover 15 studiepoeng

Leder med personalansvar oppfordres til å innvilge søknad om økonomisk støtte til  kompetanseutviklingstiltak utover 15 studiepoeng. I spesielle tilfeller, hvis ikke UiA kan tilby emnet/studiet, kan ansatt søke om støtte til studier utenfor UiA. Søknad om utdanningspermisjon med lønn for studier over 15 studiepoeng, kan saksbehandles i den enkelte enhet. Søknader, avtaler, innvilgelser o.l. må arkiveres i P360. Ved permisjon uten lønn må PO-avdelingen informeres, slik at eventuelle lønnsmeldinger kan produseres. 

Skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver må være på plass før oppstart av studier/kurs utover 15 studiepoeng. Avtalen inngås mellom UiA som arbeidsgiver og den ansatte og ikke den enkelte enhet/leder. Det anbefales å etablere en skriftlig avtale også for ansatte som er i et læringsløp med flere etterfølgende 7,5, 10 eller 15 studiepoengs emner.

Dersom studiet kommer innunder kravet for å være skattefritt, er det ingen beløpsgrense for dette (alle dokumenterbare utgifter er skattefrie). Studiet må gi kompetanse som arbeidsgiver kan benytte og ha en varighet på mindre enn 20 måneder for å være skattefritt. Dersom studiet ikke er skattefritt, er alle utgifter skattepliktig. Den enkelte leder må vurdere i hvilken grad kompetansen man oppnår er  relevant for jobben.

6 Kompetanseutviklingsmidler

Det kan søkes om midler for økonomisk dekning av tiltak, helt eller delvis, for grupper på tvers av avdeling/fakultet. Dette gjelder når:

• Tiltakene kan være nødvendig f.eks. ved organisatoriske endringer, eller ved innføring av nye systemer
• Tiltakene kan være ideer for å fremme et godt arbeidsmiljø/utvikling for grupper

Søknad må sendes av leder med budsjettansvar (BDM).

Universitetsdirektøren tildeler årlig til PO-avdelingen, et budsjett for kompetanseutviklingsmidler for teknisk/administrativt ansatte. PO-direktøren har fullmakt til å forvalte disse midlene. Midlene skal fordeles mellom: 

• Felles kurs og tiltak for teknisk/administrativt ansatte på tvers av avdelinger/fakulteter
• Kompetanseutviklingstiltak for grupper på tvers

Enkeltpersoner kan søke om kompetansemidler for betalingsstudier eller kompetansehevende tiltak av lengre varighet. Dette gjelder når det er hensiktsmessig at kun noen få ansatte deltar. Forutsetningen for dette er at vedkommende forplikter seg til å formidle kompetansen via internt kurs eller lignende, for UiA-ansatte etterpå.

6.1 Søknad om kompetanseutviklingsmidler

Det kan søkes om midler for økonomisk dekning av tiltak, helt eller delvis, for grupper på tvers av avdeling/fakultet etter retningslinjene gitt ovenfor. Søknad må sendes av leder med budsjettansvar (BDM).

Søknaden sendes til PO-avdelingen og må inneholde formål med tiltaket, målgruppe (navn og/eller funksjon) i tillegg til et kostnadsoverslag. PO-direktør, en fakultetsdirektør (som ikke har innmeldte søknader) og tillitsvalgt avgjør søknadene.

Søknadsfrist for kompetanseutviklingstiltak er pr. 1. mars og pr. 1. sep. For innvilgelse av søknad, forutsettes det at det er midler til rådighet.

Koordineringsansvarlig i PO, foretar en evaluering av gjennomførte tiltak sammen med den enkelte søknadsansvarlig.

7. Utdanningspermisjon

Utdanningspermisjon kan innvilges med full eller delvis lønn i inntil 1 år når etter- og  videreutdanningen er nødvendig for UiA, og kvalifiserer arbeidstaker til fortsatt arbeid i stillingen eller virksomheten (jf. Statens personalhåndbok §§ 9.11.2 og 9.11.3).

7.1 Utdanningspermisjon med lønn ved avslutning av studier/eksamen/fagbrev

Antall lesedager som kan gis er angitt i særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs mv. Permisjon etter denne særavtalen skal gis selv om utdanningen/eksamen ikke er direkte til nytte for stillingen/arbeidet. Hovedtrekk i retningslinjene for utdanningspermisjon:

• Arbeidstakere har i forbindelse med eksamen rett til 1 eksamens- eller en lesedag pr. 2 studiepoeng. Lesedagen(e) skal benyttes i umiddelbar tilknytning til eksamen, og uttak skal avklares med leder i forkant. 
  • Når studiepoengene gir oddetall, avrundes antall eksamens-/lesedager oppover. For eksempel: når eksamen teller 7,5 studiepoeng, gis det rett til 3 eksamens-/lesedager/obligatorisk innlevering. Ved 1 eksamensdag vil det være mulig å ta ut 3 lesedager/obligatorisk innlevering. Ved 10 studiepoeng og 1 eksamensdag, vil en kunne ta ut 4 lesedager/obligatorisk innlevering.
  • Egne ansatte som skal ta fagprøven, har rett til inntil 1 lesedag som forberedelse til fagprøven.
• Arbeidstakere som tar etter- og videreutdanning som er til nytte for virksomheten eller for arbeidstakerens stilling/kompetanse, har rett til permisjon med lønn til sammen i inntil 21 lese- og eksamensdager i løpet av et studieår.
• For de tilfellene at etter- og videreutdanningen har liten eller ingen relevans for stillingen/arbeidstaker, har arbeidstaker rett til inntil 7 lese- og eksamensdager i løpet av ett studieår.
• Dersom arbeidstaker ikke består eksamen, har arbeidstakeren normalt ikke krav på permisjon med lønn til ny eksamen. Det gis normalt ikke permisjon med lønn for å forbedre en bestått eksamen.

Hvorvidt det skal innvilges lesedager utover lesedager tilknyttet eksamen, og eventuelt hvor mange, må avgjøres konkret i hvert enkelt tilfelle. Slik avgjørelse fattes av arbeidsgiver. Aktuelle momenter i en slik vurdering kan for eksempel være:

• Antall studiepoeng
• Utdanningens/undervisningens form (som igjen kan si noe om behovet for fridager) 
• Utdanningens relevans
• Ved skriving av bacheloroppgave kan det gis inntil 3 dagers permisjon med lønn.
• Unntak gjelder for stillinger som har signert arbeidsavtale under forutsetning om at utdanningskrav om ferdigstillelse blir oppfylt. Dette kan vedkommendes personalansvarlige leder innvilge.

7.2 Utdanningspermisjon med lønn - søknad til Ansettelsesrådet

Grensen for å få innvilget studiepermisjon med lønn, vil normalt være totalt 3 år/60 studiepoeng pr. ansatt. Permisjon utover dette er normalt uten lønn og kan saksbehandles ved den enkelte enhet. Søknader, avtaler, innvilgelser o.l. må arkiveres i P360. Ved permisjon uten lønn må PO-avdelingen informeres, slik at eventuelle lønnsmeldinger kan produseres.

Søknad om utdanningspermisjon med lønn og varighet utover 6 måneder sammenhengende, skal avgjøres av AR (jf. permisjonsregelverk ved UiA). 

Dersom UiA har behov for viktig kompetanse innenfor et felt, kan den ansatte få helt eller delvis fri med lønn etter nærmere avtale (jf. Statens personalhåndbok 9.11.2 §2). Den innstillende myndighet vil være fakultets-/avdelingsdirektør med PO-avdelingen som saksbehandler.

7.2.1 Skriftlig avtale og plikttjeneste

Når det gis permisjoner med hel eller delvis lønn, og eller utdanningsutgifter/stipend, dekket av UiA, bør det inngås skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver (enheten). Egen avtalemal skalbenyttes.

Plikttjenesten skal i alminnelighet være det dobbelte av permisjonstiden. Ved permisjon av kortere varighet enn 2 måneder og utdanningsutgifter lavere enn 1 G, inngås det ikke avtale om plikttjeneste (jf. Statens personalhåndbok særavtale kap. 9.11.9 § 9 Refusjon av utdanningsutgifter/plikttjeneste).

7.3 Utdanningspermisjon uten lønn

Utdanningspermisjon uten lønn skal innvilges for inntil tre år, jf. arbeidsmiljøloven § 12-11, etter nærmere vilkår. Permisjonen vil bli gitt fra UiA, og ikke den enkelte budsjettenhet. Ved avslutning av permisjonen skal den ansatte fortrinnsvis tilbake til egen enhet, men vedkommende må påregne at det kan bli aktuelt med plassering i annen enhet. Dette skal presiseres i vedtaket.