NB! Noe av innholdet på denne siden er utdatert. Siden er under arbeid.
Hovedmålgruppene for rutinene er vitenskapelig ansatte som skriver prosjektsøknader, samt rådgivere som tilbyr støttetjenester for utdanningsprosjekter.
Alle ansatte som planlegger å levere en søknad for ekstern finansiering med totalbudsjett over én million kroner, og der UiA er den eneste søker eller koordinerende partner, forventes å følge rutiner. Det er viktig å merke seg at dersom en søknad er ikke godkjent i søkerenheten i tråd med rutinene, er det en risiko for at søknaden ikke kan sendes inn eller anses som ikke kvalifisert av finansiør.
Rutiner og godkjenningsskjema
Spørsmål og svar:
Hva handler UiAs kvalitetssikringsrutiner om?
Rutinene er basert på erfaringen om at utvikling av en prosjektide og å skrive en søknad er en krevende og grundig prosess der tid er en særlig kritisk suksessfaktor. Formålet med prosedyrene er derfor å
- motivere til å starte prosjekt- og forslagsutvikling så tidlig som mulig,
- forankre prosjektutvikling i egen søkerenhet og
- koble administrativ støtte til søknadsprosessen på et tidlig tidspunkt.
Rutiner brukes som et verktøy i søknadsskrivingsfasen: de gir et forslag for tidslinje, milepæler og administrative oppgaver. Ledere i søkerenheter har en viktig rolle med å motivere vitenskapelig ansatte til å starte prosjektforberedelse på et tidlig stadium, og for å vurdere prosjektforslag i lyset av søkerenhetens studieportefølje, kapasitet og nødvendige ressurser.
Det overordne målet er å sikre den interne forankringen av prosjektene og heve kvaliteten på søknader, og dermed å øke gjennomslag for søknader fra UiA. Rutinene oppfordrer også til bruk av relevante støttetjenester som tilbys etter «førstemann til mølla»-prinsippet.
Hvordan får jeg søknaden min godkjent?
Et vesentlig element i rutiner er å få søknaden godkjent i egen søkerenhet på en tidligst mulig fase. En søkerenhet er fakultetet (i noen tilfeller institutt) som er skrivet som vert for prosjektet i søknaden. Søkerorganisasjon eller -institusjonen viser derimot til hele høyere utdanningsinstitusjon – i vårt tilfelle til UiA.
Å få intern godkjenning for søknaden innebærer at leder til søkerenheten har gjennomgått prosjektforslaget, vurdert dets egnethet for søkerenhetens strategi og eksisterende prosjekt- og studieportefølje, samt ressurser prosjektgjennomføring krever ved tilslag. Godkjenning av søkerenheten før innlevering er avgjørende, da det er søkerenheten som har ansvaret for økonomi og ledelse av prosjektet.
Etter at prosjektet er godkjent av leder for søkerenhet, kan prosjektleder få uttalelse fra søkerinstitusjonen (dersom det kreves) og kan sende søknaden inn på vegne av søkerenhet.
Vi tilbyr et nettbasert skjema som kan brukes for intern godkjenning av en prosjektsøknad. Skjemaet samler nøkkelinformasjonen om søknaden og prosjektet, som sendes videre til leder av søkerenhet samt riktige administrative kontaktpersoner. Det er også mulig å søke for interne prosjektutviklingsmidler (PUS) med skjemaet.
Hvorfor blir administrasjon koblet til min prosjektforslag ved godkjenning?
Det at administrative kontaktpersoner blir informert om søknaden underveis allerede i godkjenningsfasen gir flere fordeler. For eksempel kan rådgivere for utdanningsprosjekter ved utdanningsavdelingen sjekke at prosjektideen din ikke overlapper innholdsmessig med andre søknader som utarbeides ved UiA for samme utlysning (dvs. at intern konkurranse minimeres).
Kontaktpersonen sjekker også i en tidlig fase om utlysningen krever signerte dokumenter fra UiAs toppledelse som bevis for institusjonell forankring. Slike uttalelser eller følgebrev signert på vegne av søkerinstitusjonen vil bli levert fra utdanningsavdelingen til alle søkere som kan vise til godkjenning fra egen søkerenhet i henhold til rutiner i god tid før innleveringsfristen.
Det anbefales at prosjektleder diskuterer med fakultetets prosjektøkonom før utfylling av skjemaet for godkjenning. Ved å gjøre dette er anslaget for prosjektets budsjett mer nøyaktig. Dersom godkjent innhold og særlig budsjett endres vesentlig i løpet av søknads- og prosjektutvikling, anbefales det å få budsjettendringene godkjent innen søkerenheten før innlevering.