Ansvarsavklaring mellom fakultetene og internasjonalt kontor

Generelle møter

• Før søknadsfrist om søknadsprosess og det praktiske.
• Etter søknadsfrist som forberedelser til å reise ut.

Informasjonsmøter på studieprogramnivå eller fakultetsnivå

• Internasjonalt kontor kan være med og planlegge og inviteres inn avhengig av kapasitet.

Generell informasjon om utveksling

• Nettsider, sosiale medier, skjermer osv.
• Avtalesider for ulike partnere som knyttes til studieprogram.
• Internasjonal dag

Publisere innhold som er spesifikt for studieprogrammet

• Canvas, studieplaner, på fakultetets sider på uia.no.
• Eventuelt holde egen internasjonal dag.

Tilstede for studentene

• Global Lounge Kristiansand og Grimstad
• Veiledning individuelt og i grupper før eller etter utveksling.
• ServiceNow og epost for generelle spørsmål angående utveksling.

Veiledning angående prioriterte studiesteder og emnevalg

• Studierådgiver/studieprogramleder skal kjenne utvekslingsmulighetene og ha ansvar for forhåndsgodkjenning av studieplanen på utveksling.
• Kompetanse om veiledning om bredde i utveksling.

Samarbeid i Teams

• IK tar ut lister over søkere og deler med fakultetene.
• IK deler oversikt over antall gratisplasser/plasser per institusjon.
• IK kontollerer tilbudene før utsendelse til studentene.

Saksbehandle søknader

• Gå gjennom søkerlister, sjekke studieprogresjon og snitt dersom konkurranse om plasser.
• Fordele søkere på studiesteder - med bistand fra IK om ønskelig.
• Forhandle om eventuelle praksisplasser.
• Legge inn tilbud i FS.

Saksbehandling

• Sende ut tilbud til studentene.
• Rapportere til Lånekassen (forhåndsgodkjenning av opphold).
• Nominere studentene til vertsuniversitet.
• Sende informasjon om søknadsprosess til studentene.
• Veilede studentene og følge opp ved behov.

Forhåndsgodkjenne emner ved vertsinstitusjon

• Informere studentene om forhåndsgodkjenning og ha dialog med studentene angående valg av emner.
• Signere forhåndsgodkjenning og Online Learning Agreement, OLA.

• Sende informasjon til studentene om stipend og hva de må gjøre.
• Svare på henvendelser fra studenter angående stipend, utfylling av skjema m.m.
• Søke om midler og rapportere til HK-dir.
• Samle inn dokumenter.
• Utbetale stipend.

• Signere OLA og følge opp eventuelle endringer i OLA etter avreise.

• Sende informasjon til studenter om stipend.
• Samle inn dokumenter.
• Utbetale stipend.

• Kvalitetsikre det faglige innholdet i praksisen.
• Promotere de ulike tilbudene om korttidsmobilitet.

• Sjekke om det finnes midler og om BIP tilfredsstiller kravene for stipend.
• Sende info til aktuelle studenter/miljøer.
• Samle inn dokumenter og utbetale stipend.

• Kvalitetsikre det faglige innholdet.
• Promotere de ulike tilbudene om korttidsmobilitet.

Kontakt med studentene

• Ta kontakt ved hendelser/situasjoner som kan påvirke studentene.
• Følge opp/veilede ved generelle og individuelle henvendelser.
• Koordinere Instagram-takeover.
• Sende epost mot slutten av oppholdet med ulike påminnelser.

• Dele innleggene i sine SoMe.
• Følge opp eventuelle endringer i studieplaner og OLA.

• Sende karakterutskrifter som kommer til IK til saksbehandler på fakultetene.
• Utarbeide og sende ut evaluering til studentene og videreformidle resultater til fakultetene.
• Følge opp evt. tilbakemeldinger om studiested osv. med partner.

• Registrere studiepoeng fra utveksling i FS.
• Gi faglig veiledning dersom studentene mangler studiepoeng.
• Arkivere karakterutskrift og forhåndsgodkjenning i 360.