Registrering av sensorinformasjon i FS
I dokumentet Sensorinformasjon i FS finner dere veiledning om hvordan:
- Opprette person i FS
- Opprette fagperson i FS
- Sensoroppnevning
- Opprette sensorkommisjon
- Koble fagperson mot kommisjon
- Rapporter
Tips i forbindelse med sensorinformasjon i FS
Hvilke emner har hatt ekstern sensur?
Kontrollere ett enkelt emne
Dersom du skal kontrollere ett bestemt emne, kan dette gjøres utelukkende i FS:
- Sett emnekode under «Utplukk».
- Angi tidsrommet.
- Kjør rapport.
- Høyreklikk og velg «Filtrer».
- Lim inn følgende tekst og klikk OK: sensorrollekode = 'EKSTERN'
Du får da en oversikt over hvilke eksterne sensorer som har sensurert på det aktuelle emnet i tidsrommet du har angitt. Du kan høyreklikke og velge «Sorter» for f.eks. å sortere kronologisk i stedet for på navn. Bruk valgene under «Vis» for å egendefinere visningen.
Kontrollere et helt sted
Dersom du vil kontrollere et helt sted, blir det enklest å gjøre dette ved å behandle data i et regneark.
- Følg instruksene i punkt 1 til 5 over, men endre emnekode til stedkode i punkt 1.
- Kopier bakgrunnsdata til klippebord (Klikk på disketten, velg fanen «Datafil», velg «Kopi til klippebord», velg «Kolonneheading» og avslutt med OK)
- Åpne et regneark og lim inn.
Du har nå en liste over alle eksterne sensoroppdrag i tidsrommet du har angitt (altså mange rader pr. emne). Dersom du bare vil ha en liste bare over de emnekodene som har hatt ekstern sensur, gjør du følgende:
- Marker hele kolonnen «emnekode» (klikk på bokstaven F øverst).
- Klikk på fanen «Data», finn kategorien «Sorter og filtrer» og klikk på «Avansert».
- Merk av i boksen for «Bare unike poster», og klikk OK.
Nå vises bare én rad pr. emne, og du har fått en liste over emner som har hatt ekstern sensur i tidsrommet du har angitt.
Hvordan kontrollere at all nødvendig informasjon er registrert?
Liste over mine vurderingsenheter
For å være sikker på at du husker alle eksamenene, kan du hente en liste over alle vurderingsenhetene/eksamenene på ditt institutt:
- Åpne Vurdering > Rapporter > Vurderingsenhet > Vurderingsenhet 508.002.
- Angi stedkode og termin fra og til.
- Kjør rapport.
For å få et mer ryddig oppsett kan du velge hvilken informasjon du vil vise under «Vis». Ellers kan det også være greit å kopiere bakgrunnsdata til et regneark. Da kan du enkelt fjerne kolonner og sortere rader.
Liste over mine registrerte kommisjoner
For å kontrollere hvilke kommisjoner du har opprettet, kan du hente alle registrerte kommisjoner:
- Åpne Vurdering > Rapporter > Sensor / Kommisjon > Kommisjon for eksamen 501.002.
- Angi stedkode og tid.
- Kjør rapport.
- Høyreklikk og velg «Filtrer».
- Lim inn følgende tekst og klikk OK: kommisjon_kommislopenr >= 0 (Da fjerner vi «tomme» kommisjoner som ikke er opprettet)
Fjerner du alt under «Vis», får du et ryddig oppsett på alle kommisjoner du har lagt inn. Dersom du bare ønsker en liste over hvilke emnekoder du har opprettet kommisjoner på, er fremgangsmåten tilsvarende som under «Hvilke emner har hatt ekstern sensur?».
Liste over mine oppnevnte sensorer med kontaktinformasjon
For å kontrollere hvilke sensorer som er registrert og hvilken informasjon som er registrert på dem, kan du hente alle oppnevninger:
- Åpne Vurdering > Rapporter > Sensor / Kommisjon > Oppnevnte sensorer 501.001.
- Angi stedkode.
- Angi tid: alle oppnevninger som er i befatning med perioden du angir blir tatt med – altså kan du f.eks. angi dagens dato både til og fra, og få frem alle «aktive» oppnevninger.
- Kjør rapport.
Fjerner du alt utenom «Skillelinje» under «Vis», får du et ryddig oppsett med alle oppnevninger du har registrert og som er aktive i tidsrommet du har angitt. Husk at du kan egendefinere sorteringen ved å høyreklikke og velge «Sorter».
Den raskeste måten å se etter manglende kontaktinformasjon, er å flytte data over i regneark:
- Kopier bakgrunnsdata til klippebord (Klikk på disketten, velg fanen «Datafil», velg «Kopi til klippebord», velg «Kolonneheading» og avslutt med OK)
- Åpne et regneark og lim inn.
Nå kan du enkelt kontrollere hvem som mangler informasjon ved å sortere på de enkelte kolonnene. Da vil tomme felter komme øverst.
NB! Det er to kolonner for e-post. Det er tilstrekkelig at det er registrert en adresse i én av kolonnene.
Hvordan sende e-post til enkeltpersoner?
Det er mulig å sende en e-post fra FS til bare én av mange personer som er hentet opp i en rapport.
Du gjør da det samme som du ville gjort for å sende til alle, men med to unntak:
- Etter at du har høyreklikket og valgt «Lag brev/meldinger», må du klikke på den raden/personen du ønsker å sende til (raden blir da merket med blått).
- Etter at du har valgt «Skriv ut» og du får opp den siste dialogboksen «Meldingsinformasjon», endrer du det øverste valget fra «Alle meldinger» til «Valgte melding».
Hvordan lage en sensorliste?
Det kan være nødvendig å lage en oversikt over alle sensorer – en sensorliste. Alt etter hvilke krav som stilles til innholdet, så er det ulike fremgangsmåter.
Sensorliste uten informasjon om emner
Dette kan gjøres utelukkende i FS med rapporten Oppnevnte sensorer 501.001.
Sensorliste med informasjon om emner
For å få koblingen mellom sensor og emnekode, må du benytte rapporten Brev til sensor om sensoroppdrag 501.005. Dette er en brevrapport, og gir derfor i utgangspunktet ikke et ryddig oppsett til utskrift slik som en vanlig rapport.