Tidlige avklaringer i forskingsprosjekter
I forskingsprosjekter er det viktig å starte planleggingen så tidlig som mulig for å unngå forsinkelser eller uønskede endringer.
Deling av forskningsdata utenfor EU/EØS
Ved planlegging av prosjekter som involverer parter utenfor EU/EØS krever det grundige vurderinger hvis man skal dele personopplysninger i et prosjekt. Før man planlegger dataflyt og roller i prosjektet, er det viktig å få veiledning for å sørge for at det blir en gjennomførbar plan. Les mer på nettsidene til Datatilsynet og kontakt forskningsstøtteportalen i god tid før prosjektplan ferdigstilles.
Databehandleravtale – Hvordan defineres rollene i prosjektet?
Tidlig i planleggingen av et prosjekt, må det avklares hvilken institusjon som skal bestemme formålet og midler til nå formålet med hvordan man behandler personopplysninger i prosjektet. Den eller de som bestemmer formålet, er behandlingsansvarlig for personopplysningene som skal behandles i prosjektet. Behandlingsansvarlig organisasjon har ansvar for å etterleve pliktene til personvern.
I noen tilfeller er det aktuelt at flere organisasjoner har et felles behandlingsansvar i prosjektet. UiA sin standard mal for felles behandlingsansvar er tilgjengelig for alle ansatte.
Deltakere som ikke bestemmer formålet, men som får instruksjoner i hvordan de skal behandle personopplysninger, er å anse som databehandler i prosjektet.
Ofte kan dette bli komplisert, hvis det er mange parter involvert, med ulike roller i ulike deler av prosjektet. I prosjekter med samarbeid med næringsliv, offentlig sektor, veiledere fra ulike organisasjoner, kan dette også komplisere ansvarsforholdene og ha behov for avklaringer før et prosjekt kan søkes inn eller initieres. Tidlige rolleavklaringer vil for alle prosjekter forenkle planleggingen av dataflyt og tydeliggjøre ansvar for de ulike datasamlingene.
Datatilsynet beskriver tydeligere om roller som behandlingsansvarlig og databehandler.
Behov for teknisk infrastruktur eller applikasjoner
Behov for teknisk infrastruktur i forskningsprosjekter: Det er viktig at forskningsprosjektet har oversikt over de tekniske løsningene i prosjektet. Dette gjelder for eksempel databaser, nettverk, fysiske enheter og instrumenter. Bruk av disse tekniske løsningene må dokumenteres, og man må ha rutiner for tilgangskontroll, vedlikehold, samt ansvarsstyring og rolleavklaring.
Behov for teknisk infrastruktur i applikasjoner: Bruk av applikasjoner i prosjektet skal være godkjent av UiA. Se oversikt over godkjente applikasjoner.
For å sørge for at alle applikasjonene våre følger satte krav til informasjonssikkerhet er det viktig at du involverer IT-avdelingen tidlig i prosessen. Da unngår vi at det blir kjøpt inn/tatt i bruk applikasjoner som ikke kan godkjennes.
Det første du må gjøre er sjekke om vi allerede har godkjente alternativer som kan dekke samme behov. Hvis du mener at vi ikke har det, må det meldes inn ønske om ny applikasjon/programvare til UiA-hjelp med:
- Navn på applikasjonen
- Hvilket behov skal det dekke
- Hvor mange skal bruke det
- Hvilken type informasjon skal behandles
Se fullstendig oversikt og veiledning for programvaresøknad
Utvikling av teknologi
Ved utvikling av ny teknologi ved UiA må prosjekteier tenke gjennom en rekke faktorer. Både personvern, sikkerhet og tilgjengelighet må hensynstas i planleggingen og utvikling av ny teknologi.
Det finnes lovverk som skal følges innenfor de ulike områdene, blant annet GDPR ,lov om universell utforming og lov om eksportkontroll. I tillegg må man følge anerkjente standarder for kryptering, lagring og overføring av informasjon.
Ved behov for veiledning, ta kontakt i forskningsstøtteportalen.
Datahåndteringsplan - Hvordan planlegger du dataflyt i prosjektet?
Sikker og god håndtering av data gjennom hele forskningsprosessen er avgjørende for å bevare integriteten til forskningen og samtidig oppfylle kravene til personvern og dataetikk. Her er noen trinn som kan bidra til å oppnå dette målet:
Sikt har både veiledningssider for datahåndteringsplan og skjemaer du kan fylle ut.
Ved UiA gis det støtte fra bibliotek, Forskning og Innovasjonsavdelingen og IT-avdelingen til utarbeidelse av datahåndteringsplan. Meld behov til forskningsstøtteportalen.
Personvern i forskning
Gjennomføring av forskningsprosjekter med personopplysninger har egne retningslinjer. Les mer på nettsiden for personvern i forskning.