Hovedregelen er at reiseoppgjør foretas via reiseregning i DFØ.
Ansatte som får stipend til utenlandsreiser over en måned (forskningsopphold)
Alle dokumenterte merutgifter utbetales trekkfritt, ellers trekkplikt på stipendet. Stipendet kan dekke gjeldende skattefri del av sats for kostgodtgjørelse, men skatteetaten har presisert at de ikke godkjenner dette som eneste/største utgift i tilknytning til stipendet. Dekning av kost skal brukes unntaksvis. Reiser som varer utover seks måned defineres skattemessig som et pendleropphold. På slike reiser er det ingen skattefri kostgodtgjørelse.
Stipendet skal dekke merutgifter ved oppholdet. Bruk skjemaene:
Små stipend til å dekke merutgifter ved enkelt aktiviteter
Hovedregelen er at utgiftene må dokumenteres, ellers skatteplikt. Beløpsstørrelsen må vurderes i hvert tilfelle. Ved små beløp (ingen eksakt grense), kan stipendet utbetales trekkfritt forutsatt at det før utbetaling fremlegges et budsjett som sannsynliggjør merutgiftene.
Studenter for får stipend knyttet til å ta et studie (ofte doktorgradsstudenter fra utlandet)
I utgangspunktet trekkpliktig stipend, men alle dokumenterte merutgifter kan utbetales trekkfritt. Stipendet kan dekke gjeldende skattefri del av sats for kostgodtgjørelse, men skatteetaten har presisert at de ikke godkjenner dette som eneste utgift/største utgift i tilknytning til stipendet. Dekning av kost skal brukes unntaksvis. Stipendet skal dekke merutgifter ved oppholdet. Budsjett må foreligge før utbetaling. Stipendet må gjøres opp mot kvitteringer i etterkant.
Ved mindre stipend (ingen eksakt grense), kan stipendet utbetales trekkfritt forutsatt at det før utbetaling fremlegges et budsjett som sannsynliggjør merutgifter. Med merutgifter regnes for eksempel husleie (måtte flytte hit), reiseutgifter, skolemateriell. Stipendet kan dekke gjeldende skattefri del av sats for kostgodtgjørelse, men skatteetaten har presisert at de ikke godkjenner dette som eneste utgift/største utgift i tilknytning til stipendet. Dekning av kost skal brukes unntaksvis. Stipendet skal dekke merutgifter ved oppholdet.
Utenlandske forskere eller studenter som får stipend for å oppholde seg ved UiA i kortere perioder
Alle dokumenterte merutgifter utbetales trekkfritt. Hvis overnatting på hotell, kan kostgodtgjørelse utbetales. Hvis privat overnatting, kan nattillegg og gjeldende skattefri del av sats for kostgodtgjørelse utbetales.
Utbetales via reiseregning.