Fullmakter og roller

UiA har også utarbeidet Interne hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiA og lokale bestemmelser og rutiner for enkelte deler av økonomiforvaltningen. 

UiAs økonomiforvaltning

UiAs økonomiforvaltning er basert på delegering av fullmakter og roller. Oversikt over hvem som er tildelt hvilke fullmakter og roller finnes i UiAs rolledatabase, som er tilgjengelig i selvbetjeningsportalen i ServiceNow. Økonomiseksjonen har ansvar for å føre oversikt over hvem som til enhver tid har fått delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Enhetene har ansvar for å oppdatere resterende roller.

Ved UiA er det definert 4 sentrale roller:

Budsjettdisponeringsmyndigheten

Budsjettdisponeringsmyndigheten ved UiA er knyttet til stillingen som universitetsdirektør. Universitetsdirektøren har videredelegert denne fullmakten til de administrative lederne ved budsjettansvarsområdene. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke videredelegeres.

Administrative ledere som trenger å videredelegere sin budsjettdisponering til å gjelde i sitt fravær, eller til å dekke deler av budsjettansvarsområdets virksomhet må ta dette opp med økonomiseksjonen. Universitetsdirektøren foretar delegering av de nødvendige fullmakter.

Alle som er delegert budsjettdisponeringsmyndighet har fått skriftlig melding om dette med informasjon om hvilke områder myndigheten omfatter samt eventuelle særskilte begrensinger.

Attestasjonsmyndighet

Attestasjonsmyndighet vil si å attestere for at en transaksjon er i orden. Man går god for at bilaget gjelder en utgift som enheten faktisk skal dekke, at prisene stemmer med inngåtte rammeavtaler, og at fastsatte regler om eksempelvis lønnsnivå er fulgt.

Alle utgifter og inntekter skal være kontrollert og attestert før utbetaling/fakturering finner sted. Den som har attestasjonsmyndighet skal påse

• at varer og tjenester er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale
• at priser, utregninger og betingelser er korrekte
• at dokumentasjonen (bilag) for leveransen er i overenstemmelse med gjeldende lover og regler
• at kontering er korrekt (eventuelt registrere konteringsinformasjon dersom dette ikke er utført i tilstrekkelig grad)

Bestillingsfullmakt

Bestillingsfullmakt vil si å kunne bestille og kjøpe varer og tjenester på vegne av universitetet, etter godkjenning fra en med budsjettdisponeringsmyndighet.

Har man bestillingsfullmakt har man ansvar for

• å kontrollere at det virkelig foreligger et behov og at behovet er relatert til UiA
• gjøre seg kjent med de regler som gjelder for anskaffelser i staten, og påse at de blir overholdt. Der universitetet eller enheten har inngått rammeavtaler, må bestiller benytte disse
• sørge for at det blir oppgitt korrekte navn, adresser og referanser som gjør at både vare og faktura blir levert på riktig sted
• kontere i bestillingssystem (dvs. påfører konto, budenhet, prosjekt og lignende).
• sjekke ut at det ikke er et habilitetsforhold mellom bestiller og leverandør.
• avklare om tjenesten er å regne som næring eller lønn.

Personer med bestillingsfullmakt ved UiA

Varemottaksrollen

En varemottaker defineres som den ved enheten som åpner mottatt forsendelse eller følger opp tjenesten som skal utføres.

Varemottaker har ansvar for

• å kontrollere at antall kolli er korrekt, samt å avdekke eventuelle skader
• å kontrollere at varer og tjenester er i samsvar med bestilling
• å registrere eventuelle avvik, og følge dette opp

Kontakt

Ane Fiskebekk

Fagansvarlig økonomistyring

E-post

ane.fiskebekk@uia.no

Telefon

+47 38 14 15 15

Ingunn Galteland

Seksjonsleder økonomiseksjonen

E-post

ingunn.galteland@uia.no

Telefon

+47 38 14 10 16