Søkere i Lokalt opptak (f eks til 2-årige masterstudier) kan også ha søkt eller fått studieplass ved andre institusjoner, og det kan ha ekstra verdi å følge dem opp.
Studieadministrativ kontaktperson på det enkelte fakultet har ansvar for å kvalitetssikre, og koordinere med kommunikasjonsavdelingen.
Kommunikasjonsavdelingen sender e-post til alle nye studenter i forbindelse med at de får tilbud om studieplass, og før studiestart, men oppfordrer også fakultetet/fagmiljøet til å følge opp sine nye studenter mer personlig og direkte.
Hva sender kommunikasjonsavdelingen?
Når kan du kontakte søkerne?
- Lokalt opptak, ved tilbud: Etter at opptakskontoret har sendt ut tilbud om studieplass i mai. Søkerne har kun 4-5 dager på å takke ja til tilbudet. Kontaktlistene er derfor ferskvare.
- Samordna opptak, ved tilbud: 20. juli er offisiell dato, med 24. juli som svarfrist. I praksis sendes tilbudet vanligvis ut et par dager tidligere.
- De som har takket ja til studieplass kan også følges opp.
Se teamet Rekrutteringsnettverk i Teams for løpende informasjon om datoer, kontaktlister og utsendinger.
Anbefalinger for e-post til søkerne
Det viktigste er at eposten har en personlig avsender, en personlig form, og oppleves av søkeren å være en personlig epost fra en ansatt ved UiA som de kommer til å møte eller ha med å gjøre etter studiestart (studiekoordinator, studieveileder eller foreleser). Altså ikke et fancy nyhetsbrev e.l., men en helt vanlig epost (sendt fra Outlook) fra noen som ønsker dem velkommen, og vil dem vel.
Avsender
Studieprogramleder, studiekoordinator, studieveileder eller foreleser (en UiA-ansatt som er relevant for søkeren).
Påse at du en ryddig og profesjonell e-post-signatur, og ikke bare signerer med navn. Eksempel:
Navn Navnesen
Studieprogramleder for <studium>
Kontaktinfo
Universitetet i Agder
Eposten bør sendes fra en personlig epostadresse på ordinær måte fra Outlook - men det er mulig å legge inn en annen epostadresse som svar-adresse.
Dersom du har ferie og ikke har mulighet til å følge opp eventuelle svar på eposten - men dere har en felles-epostadresse som blir besvart (som "fakultet"@uia.no), kan du bruke den som "svar til-adresse".
Dette gjør du slik:
Mottakere
Kontaktperson på fakultetet kan hente ut epostliste for sine studier via "Rekrutteringsnettverk" i Teams. Opptakskontoret oppdaterer denne listen når de har sendt ut tilbudet, og det er ok å ta kontakt med søkerne.
Bruk blind-kopi om du sender til flere mottakere
Om ikke du bruker fletting av epost, må eposten sendes til deg selv - med de egentlige mottakerne på blind-kopi/skjult kopi (og ikke "Til"- eller "Kopi"-felt). Dette for å skjule mottakernes epostadresser for hverandre.
Ps: Dersom det ikke er veldig mange studenter som skal motta eposten, kan det enkleste være å bare sende til hver enkelt. Det går nokså fort å kopiere innholdet i eposten og emnefeltet, og sende til hver enkelt. Det er også enda bedre og mer personlig oppfølging.
Innhold | Hovedpunkter
Anbefalte hovedpunkter:
- gratulere med tilbud om studieplass, minne om at de må takke ja til plassen
- spesifikk (kort) informasjon om studieprogram, studiets oppstart, hva som venter, relevante lenker e.l.
- studieprogramleder/foreleser som avsender
- sendes til seg selv, med mottakerne som blind-kopi for ikke å dele epost-adressene (med mindre du har kontroll på fletting)
Obs: Eposten bør supplere eposten UiA sender ut sentralt. Vi anbefaler derfor også at informasjon fra fagmiljøet er mer faglig fokusert og spisset, og gjerne mer personlig.
Innhold | Muligheter
Ikke prøv å få med alt på denne listen. Skriv heller kort om det aller mest relevante.
Mulige alternativer:
Er studiet bra?
Er studentene fornøyde? Er det gode utsikter for jobb? Hva kan du trekke fram for å overbevise om at de har noe å se fram til, og bør takke ja til?
F. eks:
- Gode tall fra undersøkelser (kandidatundersøkelse, studiebarometer e.l.)? F eks:
- God film om studiet?
- Mentorordning?
- Drop-in mattehjelp hver dag hele året?
- Åpen dør-policy?
- Gode lab’er/fasiliteter?
- Samarbeid med arbeidsliv?
- Praksismuligheter?
- God linjeforening?
Hvordan er studiet?
Er det viktig? Hva kan de se fram til?
Link gjerne til studieplan og timeplan, men kan du skrive noe personlig, ektefølt og overbevisende om studiet, emner, det de skal lære eller det de skal utdanne seg til?
Hva skjer ved studiestart for dette studiet?
Er det noe de bør vite om på forhånd, og forberede seg på/være forberedt på? F. eks. tur i starten, utstyr de må skaffe, noe de må ha lest på forhånd?
Unibuddy, webinar, filmer, fb-gruppe? Tilby Zoom-møte?
Har studiet en student på uia.no/student-chat dere kan tipse om? Har dere produsert webinar eller filmer som er nyttige for nye studenter å se? Har dere opprettet en fb-gruppe for nye studenter på studiet (obs: Noen må i så fall ta ansvar i gruppa)?
Dempe usikkerhet
Kan de ta kontakt med deg som studieprogramleder hvis de lurer på noe?
Eksempel
Kjære kommende student, gratulerer med tilbud om studieplass på <studium>!
Jeg er foreleser og kontaktperson på dette studiet. Jeg gleder meg til å se deg!
Husk at du må takke ja til studieplassen innen fristen.
Det er to spennende år som venter deg(, der du vil lære mye om spørsmål som «…»). Utdanningen gir en kompetanse som Norge virkelig trenger i framtiden. Vi ser at tidligere studenter har gått raskt ut i interessante jobber etter å ha gjort det godt i dette studiet.
Nyttige lenker om studiet nå i starten:
- Startsiden for studiet
Se spesielt studieplanen som du finner her. Studieplanen viser oppbygning og emner du skal ha, og info om hva du skal lære.
<husk å endre til link som går til det aktuelle studiet> - Studiestart på dette studiet
<husk å endre til link som går til det aktuelle studiet> - Timeplan for studiet
Når du får brukernavn og passord i august, anbefaler vi å se timeplanen i Mine studier, men du kan se timeplanen for høstsemesteret nå via denne linken.
<husk å endre til link som går til det aktuelle studiet>
Informasjon om studiestart
<Legg inn informasjon dere evt ønsker å fremheve>
Se ellers uia.no/studiestart.
Ta gjerne kontakt med meg om du har spørsmål om studiet. For generelle henvendelser, kan du alltid ta kontakt på hjelp@uia.no.
Spør gjerne en student hvis du har spørsmål som de kan svare bedre på enn meg.
Jeg ser fram til å ønske deg velkommen!
Vennlig hilsen
Navn Navnesen
Studieprogramleder og foreleser i <emne/emner>
Kontaktinfo
Universitetet i Agder
Spørsmål og hjelp
Studieadministrative kontaktpersoner koordinerer på hvert fakultet.
Øyvind Andreas Strømme i kommunikasjonsavdelingen kan gi nærmere veiledning og svar.
Vær tidlig ute av hensyn til sommerferie-avvikling.
Andre tiltak enn å sende e-post?
Enkelte fakultet har engasjert studenter til å ringe eller ta kontakt med søkere per sms om sommeren. Andre har arrangert nettmøte/webinar via Zoom.