Offentlige anskaffelser

Lov og forskrift skal sikre at vi har en effektiv ressursbruk av skattebetalernes midler samt at vi ivaretar samfunnets forventning om at vi skal opptre med integritet. For å oppnå dette må universitetet opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Anskaffelser under 200 000 kroner eks. mva

Det er enhet eller fakultet som selv har ansvar for å gjennomføre anskaffelser under denne verdien. Husk å sjekke først om universitetet har inngått rammeavtale på varen / tjenesten. 

Selv om Lov og forskrift om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse ved kjøp av varer og tjenester under denne verdien, så er det forventet at vi likevel skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser og sikre at innkjøp på universitetet blir gjennomført profesjonelt og med integritet.

Det anbefales at følgende fremgangsmåte følges:

• Send en e-post til de leverandører som kan være aktuelle og be om pris på varen eller tjenesten. Vær klar og tydelig på hva du ønsker pris på slik at du får priser på samme vare eller tjeneste. Sett også en frist på når tilbudene skal være mottatt. Dersom det er varekjøp så husk å inkludere leveringsadresse.
• Legg ved Alminnelige innkjøpsbetingelser for UiA, og gjør dem oppmerksom på at disse betingelsene gjelder. Ved å gjøre dette, så sikres vårt behov for garantitid, reklamasjon, leveringsbetingelser etc. 
• Etter at tilbudene er kommet inn, så gjøres en evaluering på hvem som har gitt det beste tilbudet. Det er naturlig at det er den som har meldt inn behovet som evaluerer. 
• Send en e-post til de som har levert inn tilbud og informer kort om de fikk leveransen eller ikke. Dette er god forretningsskikk og leverandørene setter pris på en tilbakemelding. Husk at en ikke har lov til å oppgi priser til noen av leverandørene. 
• Legg relevant dokumentasjon inn i arkivsystem. 
• Bestilling skal sendes elektronisk i vårt bestillingssystem. Fyll ut bestillingsskjema eller ta kontakt med din bestiller på fakultet eller enhet. 

I utgangspunktet er det ikke nødvendig å lage en kontrakt på bestillinger under kr 100 000 eks. mva. Bestilling og skriftlig korrespondanse mellom partene er tilstrekkelig. 

Anskaffelser over 500 000 kroner eks. mva

Ved anskaffelse av varer og tjenester skal alltid innkjøpskontoret kontaktes når det foreligger en beslutning om at anskaffelsen skal gjennomføres. Som hovedregel skal da anskaffelsen ut på anbud. 

Skjema Innmelding - ny anskaffelse skal fylles ut og sendes innkjøpskontoret.

Oppfølging av kontrakter

Universitetet i Agder har i sin innkjøpspolicy fokus på oppfølging av kontrakter og gevinstrealisering i våre avtaler. 

Universitetet bruker ressurser på å gjennomføre anskaffelsesprosesser der sluttresultatet er en kontrakt som sikrer gode, forutsigbare betingelser og varer / tjenester som har den riktige kvaliteten og dekker universitetets behov. Dersom vi ikke følger opp våre kontrakter, så risikerer vi følgende:

• Gevinster som kan hentes ut i kontrakt blir redusert eller blir borte enten ved at vi betaler for mye eller leveransen er dårligere enn det som er kontraktfestet. 
• Brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er bare tillatt med små endringer (som ikke er vesentlige) i kontrakter. Dersom en ikke følger opp leverandørens mislighold så er dette også et brudd på lov og forskrift. 

Kontor for anskaffelser har derfor utarbeidet nye rutiner og veiledning som skal bidra til at universitetet blir bedre på å følge opp sine kontrakter. Dette skjer først og fremst ved at Kontor for anskaffelser vil ha en tettere oppfølging opp mot det fakultet eller den administrative enhet som eier kontrakten. Hovedfokus vil være oppfølging av rammeavtaler hvor kontraktseier årlig skal rapportere om avtalen fungerer etter hensikten og at avtalens betingelser følges opp. 

Forsknings- og utviklingstjenester (FoU)

I utgangspunktet er alt kjøp av varer og tjenester underlagt lov og forskrift om offentlige anskaffelser, men det finnes i forskriften unntaksbestemmelser som kan gjøres gjeldende i noen situasjoner. Et av unntakene som kan være aktuelt for universitetet er ved inngåelse av kontrakter om forsknings- og utviklingstjenester.

I slike tilfeller må det gjøres en individuell vurdering på om det foreligger et reelt forsknings- eller utviklingselement. Kontrakten må altså ha et formål om å frembringe noe som ikke allerede er tilgjengelig i markedet. Videre er det et krav om at UiA ikke betaler fullt ut for FoU-tjenesten eller at utbyttet ikke fullt ut tilfaller UiA til bruk i vår virksomhet.  

Det forutsettes at det inngås kontrakt mellom partene.

Det gjøres oppmerksom på at det er bare innkjøpskontoret som skal gjøre vurderinger på om denne unntaksbestemmelsen kan benyttes. Det er derfor viktig at dere tar kontakt med oss tidlig i planleggingsfasen slik at en vurdering kan gjøres.

Eksternt finansierte prosjekter

Dersom universitetet får tildelt midler fra eksternt finansierte prosjekter som for eksempel EU eller NFR, så gjelder lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dette betyr at alt kjøp av varer og tjenester i slike prosjekter i utgangspunktet skal konkurranseutsettes. Overføringer mellom deltagere i prosjektet behøver ikke konkurranseutsettes og er også fritatt merverdiavgift. Dette forutsetter at man allerede i søknaden om prosjektmidler klart definerer hvem som er Prosjekteier og hvem som er Partnere i prosjektet. Dersom en tredjepart for eksempel er nevnt i søknaden som en deltager i prosjektet, men ikke oppført som Partner, så skal tjenesten som denne tredjeparten tilbyr konkurranseutsettes dersom det ikke finnes andre unntaksbestemmelser i regelverket som kan anvendes.

Det gjøres oppmerksom på at det er bare innkjøpskontoret som skal gjøre vurderinger på om disse unntaksbestemmelsene kan benyttes. Det er derfor viktig at dere tar kontakt med oss tidlig i planleggingsfasen slik at en vurdering kan gjøres.

Dialog med markedet

Det er anledning til å snakke med aktører i markedet slik at en kan gjøre seg kjent og holde seg oppdatert på produkter og markedssituasjonen for det som skal kjøpes. Det er viktig at du informerer om hensikten med dialogen og er klar på at det potensielt vil gjennomføres en konkurranse. Videre er det viktig å følge prinsippet om likebehandling av leverandørene. Et eksempel på likebehandling er at leverandørene får samme informasjon om hva vårt behov er, slik at ikke noen får konkurransefordeler i den etterfølgende konkurransen. På grunn av taushetsplikten så må du huske på at informasjon du får hos en leverandør ikke uten videre kan tilfalle andre leverandører.

Når anbudsprosessen er i gang, så må all dialog i markedet opphøre. Det er bare innkjøpskontoret som skal ha kommunikasjon med leverandørene når denne prosessen har startet.

Reklamasjon og garanti

Så raskt som mulig etter at man har mottatt varen eller tjenesten, så bør man kontrollere om den er i samsvar med det som er bestilt. Dersom det viser seg at dette ikke er tilfelle, må man omgående melde fra (reklamere) skriftlig til leverandøren. Avhengig av hva som er årsaken til reklamasjonen så kan en kreve omlevering, prisavslag, heving m.m.

Dersom det i garantiperioden viser seg at produktet ikke virker lenger, så må man ta kontakt med leverandøren og framsette krav om at produktet fikses eller erstattes med nytt. I Universitetets alminnelige innkjøpsbetingelser er det 2 års garanti. 

Kontakt

Geir Arne Stokke

Fagansvarlig innkjøp

E-post

geir.stokke@uia.no

Telefon

+47 38 14 19 55

 

Ivar Paulsen

Seniorrådgiver innkjøp

E-post

ivar.paulsen@uia.no

Telefon

+47 38 14 11 11