Avtalen skal benyttes for alle kurs- og konferanser med 10 eller flere deltakere, også om det ikke er behov for lunsj.
Det er kun avtalens leverandører som skal benyttes ved eksterne arrangementer.
Avtalen har makspriser for dagpakke, overnatting og middag, som leverandørene ikke kan overstige.
Avtalen består av to delkontrakter:
Delkontrakt 1: Avtale uten overnatting inkluderer dagpakke. Dagpakke består av: leie av møterom, teknisk utstyr og lunsj (buffet eller 2-retter og pausemat). Dersom du ikke har behov for lunsj, pausemat eller annet må dette spesifiseres tydelig. Hva som er inkludert av servering, teknisk utstyr osv kan du se her.
Delkontrakt 2: Avtale med overnatting inkluderer dagpakke, overnatting i standardrom med frokost og middag (buffet eller 2-retters: hovedrett og forrett eller dessert).
Bruk av avtalene – få tilbud
Dersom du har behov for å bruke avtalen skal det gjennomføres en minikonkurranse på følgende måte:
Finn leverandør
Benytt kurs- og konferanseapplikasjonen fra DFØ for å finne aktuelle leverandører som oppfyller dine kriterier. Legg inn adresse og radius, samt svar på øvrige spørsmål i applikasjonen.
Hvis det kun er én leverandør som oppfyller kriteriene, skal radius utvides slik at flere leverandører oppfyller kriteriene.
Se bort fra øvrig informasjon og dokumenter på nettsiden til DFØ.
Lag forespørsel
Fyll ut UiA Minikonkurranse (doc) (se rød tekst i dokumentet og kommentarer for hjelp til utfylling – fjern hjelpetekst før utsending).
Send forespørsel
Send dokumentet på e-post til valgte leverandører. E-postadresser finner du i UiA leverandører (xls).
Forslag til tekst i e-post ved invitasjon til minikonkurranse:
Hei,
Universitetet i Agder ved (enhetens navn) skal gjennomføre et arrangement i henhold til DFØ/ Statens Innkjøpssenters fellesavtale for kurs- og konferanse. Dere er invitert til å delta i minikonkurransen. Se vedlagte dokumenter for mer informasjon. Vi minner om at tilbudsdokumenter må passordbeskyttes og at passord sendes etter tilbudsfristen.
Spørsmål og svar etter utsending av forespørsel
Hvis du får spørsmål til forespørselen skal disse besvares. Både spørsmål og svar må anonymiseres, det vil si at man ikke kan identifisere den som har stilt spørsmål. Svar på spørsmål skal sendes alle inviterte leverandører slik at alle har samme informasjonsgrunnlag ved utarbeidelse av tilbudet.
Mottak av tilbud
Viktig: Tilbud som mottas skal ikke åpnes før tilbudsfristen som er satt i minikonkurransen – det vil si at e-posten skal forbli uåpnet frem til etter tilbudsfrist. Tilbudsdokumenter er passordbeskyttet og tilbyder skal sende passord etter tilbudsfristen som er oppgitt i Minikonkurransedokumentene.
Evaluering
Etter tilbudsfrist skal tilbudene evalueres i dokumentet UiA Evalueringsmatrise (xls). Du finner veiledning i dokumentet. Husk også å sjekke at prisene fra leverandørene ikke overstiger makspriser.
Tilbakemelding til leverandørene
Etter evaluering er gjennomført skal alle som leverte tilbud få tilbakemelding om resultatet i minikonkurransen. Tilbakemelding sendes på e-post. Pris til valgt leverandør skal ikke oppgis.
Husk å legge ved skjermbilde fra evalueringsmatrisen.
Forslag til tekst i e-post:
Hei,
Følgende leverandører ble invitert til minikonkurransen: (skriv inn navn på leverandørene).
Leverandør X tildeles avropet, da denne leverandøren hadde: (velg det som er riktig i din minikonkurranse)
det beste forholdet mellom pris og kvalitet
eller
lavest pris.
(Legg inn skjermbilde fra evalueringsmatrisen)
Bestilling
Formell og endelig bestilling av arrangementet skjer gjennom utstedelse av en Innkjøpsordre via Bestillingssystemet til UiA. Finn din enhets bestiller her.
Dokumentasjon/ protokoll
Ta vare på dokumenter og korrespondanse lokalt i tilfelle revisjon.
Protokoll for gjennomføring av minikonkurransen (doc) fylles ut.