Gjennomføringsfasen

Prosjektets gjennomføringsfase begynner med startdato for prosjektet og varer til prosjektet avsluttes.

Forankring

Det er prosjektleders ansvar å sikre at prosjektet er forankret på instituttet.

I gjennomføringsfasen skal instituttleder godkjenne eventuelle endringer i budsjettet. Endringer i avtalen med finansiør samt samarbeidsavtaler må godkjennes av prosjekteier (fakultetsdirektør).

Prosjektleder - Hva er mine oppgaver?

Sikre at prosjektet oppnår ønskede resultat innenfor avtalt budsjett og gitte tidsfrister

Prosjektleder skal i samarbeid med prosjektgruppen gjennomføre prosjektet i henhold til avtale med finansiør.

Det er viktig at prosjektleder holder instituttleder, FoU-rådgiver og prosjektøkonom informert om fremdriften i prosjektet, og eventuelle problemer som oppstår.

Informere instituttleder FoU-/utdanningsrådgiver, evt. adm. senterleder og prosjektøkonom om fremdriften i prosjektet

Instituttleder og FoU-/utdanningsrådgiver, evt. adm. senterleder og prosjektøkonom skal informeres dersom det skjer større endringer i prosjektet, inkludert:

Større forsinkelser i prosjektet
Større endringer i prosjektplanen
Budsjettendringer. Endringer av egenandel og frikjøp må godkjennes av instituttleder.
Dersom det skjer større endringer i prosjektet, kan prosjektleder få bistand til å vurdere behovet for å sende endringsmelding til finansiør eller å gjennomføre kontraktsendringer fra FoU-/utdanningsrådgiver og prosjektøkonom.

Les mer om prosjektendringer for prosjekter finansiert av Forskningsrådet.

Det er viktig at uforutsette endringer avklares med instituttleder så tidlig som mulig.

Holde finansiør orientert om framdriften i prosjektet

Prosjektleder skal sikre at finansiør er informert om framdriften i prosjektet. Dersom det er større endringer som påvirker prosjektplanen eller fremdriften i prosjektet, er det viktig å informere finansiør.

Større endringer kan utløse behov for å sende endringsmelding eller revidere kontrakten som er inngått med finansiør. FoU-/utdanningsrådgiver bistår i vurderingen av behov for endringsmelding eller kontraktsendring.

Levere faglige og økonomiske rapporter til finansiør

Prosjektøkonomien gjennomgås hvert tertial. Prosjektleder skal bistå prosjektøkonom med informasjon om framdriften i prosjektet og levere både faglig og økonomisk rapport til finansiør innen fristene gitt av finansiør.

Les mer om Forskningsrådets krav til rapportering

Sikre at informasjon i kontrakt med finansiør og samarbeidspartnere er oppdatert

Dersom det er større endringer i prosjektet, inngås en revidert avtale med finansiør. Denne skal godkjennes av prosjekteier (fakultetsdirektør).

Det er prosjektleders ansvar å informere alle partnere i prosjektet ved revidert avtale.

Formidle resultater

Prosjektleder skal fortløpende formidle prosjektets resultater i henhold til prosjektets formidlingsplan.

Alle prosjektets publikasjoner registreres i Cristin.

FoU-/utdanningsrådgiver - Hva er mine oppgaver?

Bistå ved rapportering

FoU-/utdanningsrådgiver bistår prosjektleder og prosjektøkonom med den faglige og økonomiske rapporteringen, slik at prosjektleder overholder rapporteringsfristene til finansiøren.

Bistå ved endringer i prosjektet

Ved endringer i prosjektet skal FoU-/utdanningsrådgiver:

Bistå med å vurdere behovet for endringsmelding
Bistå med å holde finansiør informert om endringer
Bistå ved endringer i kontrakt og samarbeidsavtaler
Vurdere behovet for kontraktendringer
Bistå ved revideringer av kontrakter.
Ved behov, ta kontakt med juristene i FoI-avdelingen for juridisk bistand
Bistå prosjektleder med å forankre kontraktsendringer på instituttet og med prosjekteier.

FoU-/utdanningsrådgiver samarbeider med prosjektleder, prosjekteier og prosjektøkonom.

Sikre at dokumentasjon er ivaretatt

Alle dokumenter som viser framdriften i prosjektet, skal ivaretas fortløpende. Dette inkluderer framdriftsrapporter, endringsmeldinger, etc. som skal arkiveres i arkivsystemet.

Innkalle til og gjennomføre statusmøter underveis

FoU-/utdanningsrådgiver innkaller prosjektleder og prosjektøkonom til statusmøter med instituttleder. Dette skjer årlig eller etter avtale om oppfølging.

Prosjektøkonom - Hva er mine oppgaver?

Følge opp prosjektøkonomien

Gjennomføre statusmøte med fokus på oppfølging av budsjett og regnskap 2-3 ganger per år – eller etter avtale/behov.

Rebudsjettere prosjektet dersom:

Større forsinkelser i prosjektet
Ny sluttdato
Endret egenandel
Omdisponering av midler, for eksempel driftsmidler til lønn
Endringer hos partnere

Når rebudsjettering er gjennomført:

Sikre at fakultetsdirektør godkjenner revidert budsjett
Oppdatere budsjett og kvalitetssikre regnskap i UiAs økonomisystem
Sende nytt budsjett til FoU-/utdanningsrådgiver for arkivering
Overføre midler til partnere i henhold til kontrakt

Oppgavene utføres i samarbeid med prosjektleder, instituttleder og FoU-/utdanningsrådgiver.

Føre frikjøp

Prosjektøkonom skal ved tertialrapportering:

Beregne og regnskapsføre frikjøp iht avtale.
Sikre at instituttleder er informert om frikjøp av prosjektmedarbeidere og prosjektleder.

Bistå ved rapportering til finansiør

Prosjektøkonom skal etter frister gitt fra finansiør og i samarbeid med prosjektleder og FoU-/utdanningsrådgiver bistå prosjektleder med den økonomiske fremdriftsrapporteringen.