Opptak til eit ph.d.-program krev at det blir inngått ein formell avtale som klargjer rettane og pliktene til ph.d.-kandidaten, rettleiarane og fakultetet. Ph.d.-avtalen skal fyllast ut og signerast av alle aktuelle partar så snart vedtaket om opptak er gjort. Avtalen klargjer ansvar og forventningar i ph.d.-perioden og legg til rette for at doktorgradsarbeidet kan gjennomførast innan avtalt tid. Den utfylte ph.d.-avtalen skal sendast til ph.d.-koordinatoren for det aktuelle programmet.
Dersom ein ph.d.-kandidat er finansiert av, tilsett hos eller får andre bidrag frå ein ekstern part, skal det inngåast ein eigen avtale mellom kandidaten, universitetet og den eksterne parten.
Dersom ein ph.d.-kandidat skal vere tilknytt ein utanlandsk institusjon, må universitetet sine retningslinjer for slikt samarbeid følgjast. Det må òg inngåast eigne avtalar ved bruk av fastsette skjema. Avtalane skal normalt vere på plass samtidig med ph.d.-avtalen.