Bruk av universitetets lokaler og areal til ikke-permanent virksomhet

Universitetsdirektøren har, etter fullmakt fra universitetsstyret, 1.5.2008 fastsatt retningslinjer for utlån og utleie av universitetets lokaler.

a) I den grad lokaler[1] universitetet disponerer ikke er reservert til undervisning eller annen virksomhet i universitetets regi, kan institusjoner, organisasjoner og enkeltpersoner etter avtale med universitetet bruke lokalene[2], forutsatt at bruken ikke kan sies å komme i konflikt med universitetets verdigrunnlag eller formål[3]. Utlån eller utleie som kan oppfattes som konkurransevridende eller konkurrerende i forhold til et kommersielt utleiemarked skal unngås.

Det betyr at det normalt ikke skal leies ut til foretak og organisasjoner som driver økonomisk aktivitet. Mindre lag, foreninger og ideelle organisasjoner anses ikke å drive økonomisk aktivitet eller til å ha økonomi til å leie i det kommersielle utleiemarkedet. I tvilstilfeller avgjør universitetsdirektøren.

Det skal legges til rette for utleie til universitetsrelaterte og/eller studentrelaterte arrangementer og møter der universitetet eller studentene er ansvarlig / medansvarlig for arrangementet, herunder arrangementer i regi av organisasjoner og virksomheter universitetet samarbeider med.

b) Undervisningslokaler kan til vanlig ikke reserveres til utlån eller utleie i vanlige undervisningsperioder[4] før universitetets egen bruk av lokalene er fastsatt[5].

d) Utlån eller utleie av lokaler bestemmes av den enheten ved universitetet som til vanlig har ansvar for arealdisponeringen[6].

d) Det skal kreves leie av virksomheter som får inntekt[7] av bruken av lokalene. Leien beregnes i henhold til vanlige arealberegninger. Unntatt fra leie også i slike tilfeller er opplysningsorganisasjoner som etter Lov om voksenopplæring har rett på frie lokaler i offentlige bygninger til studiepoenggivende kurs- og studievirksomhet. Unntatt for leie etter vanlige arealberegninger er også mindre lag, foreninger og ideelle organisasjoner som ikke anses å drive økonomisk aktivitet.

e) Universitetets kostnader til tilrettelegging, opplåsing og igjenlåsing, rigging, rydding, vakthold, rengjøring, bruk av utstyr, teknisk hjelp el.l. skal alltid dekkes. Det skal inngås skriftlig avtale om dekking av slike kostnader[8].

f) Ved all ekstern bruk av universitetets lokaler skal det inngås skriftlig avtale, der det går klart fram hvem[9] som er ansvarlig for rydding, renhold og eventuelle skader som påføres universitetets lokaler.

g) I enkelte tilfeller, etter vurdering av arrangementets betydning for universitetets formål, kan det avtales bruk av universitetets lokaler også når dette medfører at den timeplanlagte eller på annen måte reserverte bruken i universitetets regi må flyttes, avlyses eller på annen måte blir skadelidende. Dersom en slik bruk av lokalene kan antas på ha negative konsekvenser for studenter skal Studentorganisasjonen konsulteres før vedtak fattes av den enheten ved universitetet som til vanlig disponerer lokalene. Vedtak kan bringes inn for universitetsdirektøren av parter som mener seg skadelidende[10].

--------------------------------

[1] Med ”lokaler” menes i denne sammenhengen også kampusområdene universitetet disponerer rundt og mellom universitetets bygninger

[2] Til arrangementer som konferanser, seminarer, møter, kurs, kulturtiltak m.m. Ansatte ved UiA, Statsbygg, SiA og STA kan etter nærmere avtale låne personalkantina til private arrangementer (konfirmasjon, gebursdager og liknende).

[3] Slik dette framgår av universitets- og høgskoleloven og universitetets strategi.

[4] Mandag – fredag kl 8.00 – 21.00, 1. januar – 15. juni og 10. august – 15. desember.

[5] Dette innebærer at en ikke kan reservere til utlån eller utleie før ”timeplanen” er fastlagt.

[6] Det innebærer at bruken av undervisningslokaler som timeplanfordeles av timeplankontoret også disponeres for utlån / utleie av timeplankontoret. Møterom og liknende som disponeres av det enkelte fakultet eller administrative enhet kan lånes eller leies ut av samme enheten.

[7] Som for eksempel kursavgifter, inngangsbetaling el.l.

[8] Slike avtaler må være inngått med universitetet som institusjon, dvs være undertegnet fra universitetets side av universitetsdirektøren eller en annen som har myndighet til å undertegne på universitetets vegne.

[9] Enkeltperson(er), eventuelt på vegne av institusjon eller organisasjon

[10] Den parten (for eksempel studentene/Studentorganisasjonen) som blir rammet av en timeplanendring, eller den institusjonen/organisasjonen som ikke får låne/leie lokaler etter ønske.