Digitalisering trekkes ofte frem som et avgjørende virkemiddel for å sikre bærekraftige helse- og omsorgstjenester i møte med økende behov og begrensede ressurser. Elektroniske pasientjournalsystemer (EPJ) er en sentral del av denne utviklingen, og forventes å bidra til bedre informasjonsflyt, økt kvalitet og styrket pasientsikkerhet. Samtidig viser både forskning og praksis at slike gevinster ikke oppstår automatisk når ny teknologi tas i bruk. Dette var bakgrunnen for vårt masterprosjekt i helseinformatikk ved Universitetet i Agder.
Bakgrunn for prosjektet
Masterprosjektet ble igangsatt som en del av kommuneforskningsprogrammet, i samarbeid med et interkommunalt samarbeid (IKS) bestående av tre kommunale legevakter. Kommunene hadde nylig innført EPJ-systemet Pridok, som bestod av en overgang fra gamle løsninger til et nytt, felles journalsystem.
Bakgrunnen for prosjektet må også ses i lys av nasjonale føringer. I Nasjonal helse- og samhandlingsplan løftes digitalisering frem som et viktig virkemiddel for å møte fremtidens utfordringer i helse- og omsorgstjenestene. Samtidig peker både offentlige utredninger og revisjonsrapporter på at forventede gevinster fra digitaliseringsprosjekter ofte uteblir, særlig i kommunal sektor. Dette gjelder ikke minst komplekse prosjekter som involverer flere kommuner, ulike aktører og etablerte arbeidsprosesser.
Vårt prosjekt tok utgangspunkt i denne spenningen mellom forventning og praksis. Vi ønsket å undersøke hvordan gevinstrealisering foregår i en kommunal legevaktkontekst, og hvilke faktorer som påvirker prosessen etter at et nytt EPJ-system er tatt i bruk.
Prosjektet ble gjennomført med veiledning fra hovedveileder Geir Inge Hausvik ved Universitetet i Agder og biveileder Cecilie Karlsen ved Det Digitale Vestre Agder, som også fungerte som kommunekontakt.
Datagrunnlag og metode
Datagrunnlaget for masterprosjektet består av kvalitative intervjuer med ansatte tilknyttet legevaktene og IKS-et. Det ble gjennomført ti semistrukturerte intervjuer med informanter i ulike roller, blant annet innen ledelse og klinisk praksis. Intervjuene ble gjennomført i perioden åttende til 17. januar 2025, og ga innsikt i erfaringer med innføringen av Pridok og arbeidet med gevinstrealisering i praksis. Det ble videre gjennomført en refleksiv tematisk analyse, og rammeverket Benefits Management Model ble benyttet som teoretisk rammeverk.
Målet med masterprosjektet
Formålet med masterprosjektet var å undersøke gevinstrealiseringsprosessen ved innføringen av Pridok på legevakt. Mer konkret ønsket vi å få innsikt i hva som har påvirket denne prosessen, og hvordan sentrale utfordringer kan adresseres for å støtte realiseringen av ønskede gevinster. Problemformuleringen for oppgaven var:
«Hva har påvirket gevinstrealiseringsprosessen ved innføringen av Pridok på legevakt, og hvordan kan sentrale utfordringer adresseres?»
For å belyse dette stilte vi blant annet spørsmål om hvordan gevinstene viser seg i praksis, hvilke organisatoriske, teknologiske og individuelle forhold som har hatt betydning, og hvordan erfaringene fra prosjektet kan gi læring for fremtidige systeminnføringer i kommunal sektor.
Viktigste funn
Masterprosjektet viser at innføringen av Pridok har bidratt til flere reelle gevinster og opplevde forbedringer ved legevaktene, men også at disse gevinstene i stor grad har vært avhengige av hvordan systemet følges opp i praksis, ikke bare av selve teknologien.
Forbedret samhandling og informasjonsflyt
Et av de viktigste funnene var at et felles EPJ-system har bidratt til bedre informasjonsflyt på tvers av legevaktene i IKS-et. Flere informanter rapporterte at systemet ga bedre oversikt over pasientinformasjon, noe som ble opplevd viktig i en travel legevakthverdag, der rask tilgang til informasjon er avgjørende for pasientsikkerheten.
Informantene beskrev at muligheten til å dokumentere direkte i systemet hadde redusert behovet for telefonkontakt mellom legevaktene. Dette ble opplevd som tidsbesparende og bidro til mer effektiv samhandling. Flere informanter trakk frem dette som en betydelig gevinst, da det frigjorde tid og gjorde arbeidsflyten mer oversiktlig.
Bedre kvalitet på helsetjenester og økt pasientsikkerhet
Den forbedrede samhandlingen mellom legevaktene har også ført til andre gevinster, som bedre kvalitet på helsetjenestene og økt pasientsikkerhet. Informantene utrykte at felles tilgang til journal gjorde det enklere å følge pasientforløp og sikre at relevant informasjon ikke gikk tapt. Dette ble opplevd som særlig viktig i situasjoner der flere enheter eller helsepersonell var involvert i pasientbehandlingen.
Samtidig viser funnene at disse gevinstene ikke kan forstås isolert fra organiseringen rundt systemet. Der ansatte opplevde god opplæring og støtte, fremstod systemet som et nyttig verktøy. Der dette manglet, var gevinstene mindre tydelige.
Gevinster avhenger av organisering og oppfølging
Et gjennomgående funn i masterprosjektet var at gevinstene i stor grad var avhengige av hvordan innføringen ble fulgt opp organisatorisk. Uklare roller, manglende ansvar for gevinstoppfølging og fravær av systematisk evaluering gjorde det vanskelig å sikre at forventede gevinster faktisk ble realisert.
Masterprosjektet viser at teknologien i seg selv ikke er tilstrekkelig for å skape verdi. Opplæring, tilpasning av arbeidsprosesser og tydelig forankring i ledelsen fremstod som avgjørende faktorer. Der ansatte opplevde sammenheng mellom system, arbeidsflyt og forventninger, var holdningene mer positive og gevinstene tydeligere.
Samlet sett viser funnene at gevinstrealisering ved innføring av EPJ-systemer må forstås som en kontinuerlig prosess, som krever aktiv oppfølging over tid etter at systemet er tatt i bruk.
Erfaringer med kommuneforskningsprogrammet og samarbeidet med kommunen
Deltakelsen i kommuneforskningsprogrammet har vært lærerikt. Samarbeidet med kommunen ga oss verdifull tilgang til praksisfeltet og innsikt i hverdagen på legevakt, noe som styrket relevansen i prosjektet. Dialogen med kommunekontakt og informanter bidro til å nyansere vår forståelse av både muligheter og begrensninger i et interkommunalt samarbeid.
Alt i alt opplevde vi samarbeidet som svært positivt, og vi sitter igjen med en dypere forståelse for hvordan forskning og praksis kan berike hverandre når det legges til rette for åpenhet og gjensidig læring.
Betydning for kommunen
Vi håper at funnene fra masterprosjektet kan brukes som et kunnskapsgrunnlag for videre arbeid med innføringer av systemer og gevinstrealisering i kommunen. Masterprosjektet peker på viktigheten av tydelige mål, klare ansvarsforhold og systematisk oppfølging, også etter at et system er tatt i bruk.
For kommunen kan dette innebære å styrke arbeidet med gevinstplanlegging, tydeliggjøre roller knyttet til gevinstansvar og legge bedre til rette for opplæring og endrede arbeidsprosesser. På sikt kan dette bidra til mer målrettet bruk av digitale løsninger, bedre støtte til helsepersonell og økt kvalitet i helse- og omsorgstjenestene.
Prosjektet har også relevans utover den konkrete casen. Erfaringene fra innføringen av Pridok på legevakt kan gi verdifulle innsikter for andre kommuner som står overfor lignende digitaliseringsprosesser, særlig i interkommunale samarbeid. Masterprosjektet understreker dermed betydningen av å se gevinstrealisering som en integrert del av kommunens utviklingsarbeid, og ikke som et avsluttende steg i et digitaliseringsprosjekt.
Forslag til videre forskning
Masterprosjektet danner et grunnlag for videre forskning innen gevinstrealisering i helsesektoren. Fremtidige studier kan med fordel benytte kvantitative metoder og tydelige måleindikatorer for å vurdere effekten av EPJ-systemer over tid, for eksempel knyttet til pasientsikkerhet og arbeidsflyt. Sammenlignende studier mellom ulike kontekster kan gi økt innsikt i hvordan gevinstplanlegging praktiseres, og hvordan systematiske målinger – både kvalitative og kvantitative – kan bidra til bedre oppfølging og realisering av gevinster ved innføring av digitale løsninger.